Beste praksis for Google: Konfigurere og teste Google Apps-pakken

Av David Politis

Du har tatt beslutningen om å gå til Google en gang for alle. Du har fått de ansatte om bord og har begynt å forberede deg på flyttingen, så hva er det neste?

Tidligere deler til denne serien:
  • Beste fremgangsmåter for Going Google: Forberedelse

Konfigurere Google Apps

Innkjøp lisenser

Etter å ha tatt avgjørelsen om å "gå til Google", er det på tide å begynne å utføre farten. Først og fremst må du kjøpe Google Apps-lisenser for brukerne i domenet ditt. Selv om du kan kjøpe lisenser per brukerbasis, anbefaler vi å kjøpe lisenser for alle eksisterende ansatte på en gang. Du har forpliktet deg til å gå til Google, så gjør den økonomiske forpliktelsen og begynn migreringen. I tillegg kan du ikke konfigurere funksjoner i domenet ditt, for eksempel Google Groups, helt uten å kjøpe en lisens for hver ansatt.

Som vi diskuterte i del 1 av denne serien, kan du kjøpe seter gjennom en forhandler, eller du kan kjøpe dem direkte gjennom Google. Kompleksiteten i migrasjonen din, mengden data du trenger å migrere og nivået av komfort dine ansatte har med forbrukervendte Google-produkter, som Gmail, vil avgjøre din beslutning her.

Gå gjennom installasjonsveiviseren for Google Apps

Etter at du har kjøpt brukerlisenser, logger du på kontoen din og besøker Oppsett- fanen i Google Apps Kontrollpanel. (For å få tilgang til kontrollpanelet fra Gmail-innboksen din, klikker du på tannhjulikonet og velger Administrer dette domenet ). Når du er her, blir du vandret gjennom Googles dybdeoppsettveiviser.

Sørg for å gå nøye gjennom hvert trinn, og velg passende innstillinger i hvert avsnitt. Du bør imidlertid ikke sette opp Mail i delen "Konfigurer appene dine", fordi du gjør det for all innkommende post blir levert til Google Apps og ikke til din nåværende postserver. Du kan gå tilbake til installasjonsveiviseren når du har fullført overføringen og konfigurert e-post for deg selv og brukerne dine.

Testing av Google Apps

Logg på og bli kjent med Google Apps

Selv om du ikke vil kunne motta e-post på Google Apps-kontoen din (som ikke vil skje før du viderekobler MX-postene dine), bør du bruke noen timer på å utforske Google Apps-pakken, inkludert administrative verktøy i kontrollpanelet og tredjepartsprodukter i Google Apps Marketplace. Sørg for å:

  • Skriv en e-post
  • Lag et dokument, ark og lysbilde
  • Sett opp Google + -profilen din og gjennomfør en Google Hangout
  • Utforsk e-postinnstillinger som etiketter, filtre og mapper
  • Bli kjent med Google Talk

Sett opp Google Apps Migration Tool

Nå som du har blitt kjent med Google Apps på det mest grunnleggende nivået, er det på tide å overføre data fra det gamle systemet ditt til Google Apps. Når du hører folk snakke om migrering av data til Google Apps, betyr dette vanligvis mail, kalender og kontakter, så det er det vi dekker her. Vi foreslår at du migrerer dataene dine og dataene til minst en annen person, helst en "ikke-teknisk" ansatt, for å få forskjellige perspektiver på det nye miljøet.

Før du migrerer data, må du merke deg hva som vil og ikke vil overføres under prosessen, og hvordan data, når de er migrert, kan formattes på nytt.

Avhengig av systemet du migrerer fra, vil dataene som migreres over variere. Hvis du migrerer fra Microsoft Exchange (den vanligste migrasjonen), sjekk administrasjonsveiledningen for GAMME (Google Apps Migration for Microsoft Exchange) (PDF), side 12-15. Nedenfor er noen av de mest brukte Exchange-funksjonene som ikke vil bli overført under migreringen:
  • Delte mapper - Du kan erstatte denne funksjonaliteten gjennom Google Groups, som kan tjene som distribusjonsliste, forum og mer
  • .exe-filer - (som var knyttet til e-postmeldinger)
  • Viktighetsnivåer - Google lar deg merke meldinger som "viktig" eller "ikke viktig", og du kan også opprette en "prioritert innboks" for å plassere "viktig" e-post over generell e-post
  • Signaturer - Brukere kan gjenskape e-postsignaturer i Gmail-innstillingene sine, eller administratorer kan installere et tredjepartsverktøy for å standardisere signaturer i hele organisasjonen
  • Eksterne delte kontakter - For å gjenvinne denne muligheten, må du installere en tredjepartsløsning gjennom Google Apps Marketplace
  • Oppgaver - erstatt denne funksjonaliteten med Googles opprinnelige oppgaver-funksjon, som vises direkte i innboksen eller installerer en tredjeparts oppgaveadministrasjonsløsning
Hvis du kommer fra Lotus Notes, kan du gå til GAMLN-guiden (PDF), først og fremst side 9-10, for å finne ut hvordan forskjellige elementer blir migrert over. Nedenfor viser forskjellige endringer du bør være klar over under migreringen:
  • E-postmapper vises som etiketter i Gmail - Etikettoppretting kan mislykkes for en mappe hvis brukeren har endret mappetypen til Delt eller Privat ved første bruk
  • Oppfølgingsflagg vises som Stjerner i Gmail
  • Uleste merker blir ikke flyttet over
  • Kalenderoverføring:
    • Delegerte deltakere støttes ikke
    • Lotus Notes-helgens regler støttes ikke

Overfør data til Google Apps for testing

Når du har notert funksjonen varians etter migrering, er det på tide å faktisk migrere data. Som diskutert, gjør systemet du kommer fra en stor forskjell her. For Exchange bruker du GAMME-verktøyet (eller Google Apps Sync for Microsoft Outlook (GASMO) hvis det er data som er lagret lokalt på brukernes datamaskiner), for Lotus Notes bruker du GAMLN-guiden (PDF), og hvis du leder en sky til sky migrering, kan du bruke et ut-av-boksen-produkt som ShuttleCloud.

Legg merke til hvor lang tid overføringen tar (dette vil avhenge av kvaliteten på tilkoblingen du har der serveren din er vert), da du kan forvente lignende overføringstid for de andre kontoene i organisasjonene dine.

Gjennomgå endringer etter migrering

Når dataene dine er migrert fra stedet til Google Apps, går du gjennom følgende for å teste ut systemet (du har tross alt bare en sjanse til å se eventuelle forskjeller mellom systemene med friske øyne):

  • Finn en spesifikk melding ved hjelp av søk i Gmail, siden du ikke lenger har funksjoner som sortering og filter
  • Forsikre deg om at kalenderen din migrerte riktig
  • Forsikre deg om at kontaktene er fylt ut
  • Vær sikker på at du vet hvordan du utfører de vanligste oppgavene dine i det nye systemet

Etter å ha migrert data, konfigurert kontoen din og undersøkt alt som Google Apps har å tilby, er du nå godt rustet til neste fase av overføringen - opplæring av ansatte og endringsledelse. For å forberede deg videre på denne fasen, hvor forvirrede og nølende ansatte sannsynligvis har mange spørsmål, må du sørge for å gi svar angående de ansattes mest brukte funksjoner og hvordan disse funksjonene oversettes til Google Apps.

For mer råd om å gjennomføre endringsledelse og opplæring av ansatte, må du huske å sjekke del 3 av denne serien.

David Politis er grunnlegger og administrerende direktør av BetterCloud , produsenten av FlashPanel , det største skyhåndterings- og sikkerhetsverktøyet for Google Apps, og Google Apps ressursside, AsktheGooru.com . Følg ham @DavePolitis .

Les også:

  • Beste fremgangsmåter for Going Google: Forberedelse
  • Ene selskapets Google Apps e-postoverføring: Del 1
  • Ene selskapets Google Apps e-postoverføring: Del 2

© Copyright 2020 | mobilegn.com