Skål for Google Groups for Business

Google Groups er applikasjonen i Google Apps som kan brukes til å lage adresselister og til å dele dokumenter, kalendere og nettsteder med grupper av mennesker. Grupper kan enten administreres av Google Apps, eller "Brukerstyrte grupper" kan aktiveres slik at enkeltbrukere kan opprette og administrere sine egne distribusjonslister. Grupper kan også brukes som en løsning for delte postkasser og for å administrere små eksterne adresselister og kommunikasjoner.

Et forvirringspunkt rundt Google Groups er at Google har tre forskjellige applikasjoner innen Google Apps som har ordet "Groups" i tittelen.

  • Brukerstyrte Google-grupper: Dette er det frittstående Google Apps-produktet som lar brukere opprette og administrere sine egne distribusjonslister.

  • Grupper-delen av kontrollpanelet for administrasjon: Dette er delen av Google-kontrollpanelet der administratorer kan opprette distribusjonslister og administrere gruppemedlemskap.

  • Personlige kontaktgrupper: Brukere kan opprette personlige kontaktgrupper i sin Gmail Contact Manager. Disse gruppene kan bare brukes av brukeren som opprettet gruppen.

Opprinnelig utviklet Google grupper som en samfunnsstyringsplattform for klubber, organisasjoner og arrangementer. Google Apps la til en egen Groups-funksjon som bare kunne administreres av administratorene.

Da Google begynte å skille Google Apps for Business (som ble kalt Google Apps Premier) fra deres gratis Google Apps-produkt (Google Apps Standard), lanserte de brukeropprettede Google Groups-produktet, som var en kombinasjon av grensesnittet til forbrukerne Google Groups-produktet og den interne postlistefunksjonen.

Her er en video som forklarer Google Groups:

Skål for Google Groups

Abonnementsalternativer

Med Google Groups kan gruppemedlemmer velge ett av fire abonnementsalternativer for gruppemeldinger. Dette gir brukerne mulighet til å bestemme hvordan de vil at gruppens meldinger skal strømme inn i postkassen. Brukere vil sannsynligvis velge "e-post" -levering for grupper satt opp som delte postkasser og "Abridges Email" eller "No Email" for sosiale eller rekreasjonsgrupper.

Admin kontroll over brukeropprettede grupper

Hvis en Google Apps-administrator bestemte seg for å aktivere brukeropprettede grupper, trenger han eller hun ikke gi opp all kontroll. Administratoren kan begrense gruppebruk slik at brukere kan eller ikke kan invitere brukere til grupper utenfor domenet. Administratoren kan også legge en unik identifikator til gruppenavnene slik at de lett kan identifiseres. Alle brukeropprettede grupper vises også i grupper-delen i kontrollpanelet for administrasjon, slik at administratoren kan administrere en gruppe hvis gruppeeierne er fraværende.

Deling av kalenderhendelser, dokumenter og nettsteder

Gruppepostlister er en flott måte å raskt dele en kalender, kalenderhendelse, Google Dokumenter, Google Doc Collection eller et Google-nettsted uten å måtte legge til hver persons e-postadresse manuelt.

Jeers for Google Groups

Utenlandsk brukergrensesnitt

Grensesnittet for Google Groups ligner ikke grensesnittet for andre Google-applikasjoner. Ikke bare samsvarer ikke brukergrensesnittet, men ordforrådet samsvarer ikke med andre deler av Google Apps. For eksempel er det et avsnitt som heter "Tilgangsinnstillinger". I Google Dokumenter kalles denne innstillingen "Innstillinger for synlighet". Utenlandske brukergrensesnitt og vilkår kan være forvirrende for generelle sluttbrukere.

Ikke bruk tilfeller når du oppretter Google Groups

Når en bruker oppretter en ny Google Group, blir de presentert for fire forskjellige gruppetyper.

Disse gruppetyper definerer tilgangsnivåene og begrensningene for gruppen. Dessverre veileder ikke gruppenavn og beskrivelser brukerne om hvilken type gruppe de skal opprette. Google bør gi eksempler på hvordan disse gruppene brukes i virkeligheten. For eksempel: "Velg team hvis du oppretter en av følgende typer grupper - avdelings postliste, prosjektliste, teamliste eller delt postkasse".

Koble fra grupper og Gmail

Det er en kobling mellom Google Groups og Gmail-innboksen. Hvis en bruker ønsker å se gruppeinnhold, trenger de å åpne opp et eget gruppeapplikasjon eller opprette et filter for å filtrere alle gruppemeldinger til en bestemt etikett. Brukere må også konfigurere en "svar-som" -konto hvis de vil kunne svare på vegne av en gruppe-e-postadresse.

Gmail- og gruppeteamet skal opprette en type gadget som kobler dataene og meldingene i Google Grupper til Gmail-postboksen. Google Groups bør også tilby et alternativ, slik at hvis en gruppe er satt opp som en delt postkassekonto, blir svar-adressen automatisk lagt til i Gmail.

Trenger arbeid

Til syvende og sist er en adresseliste-funksjon nødvendig for Google Apps-brukere og Google Groups kan passe til det behovet. Imidlertid forhindrer det dårlige brukergrensesnittet, den lite nyttige nomenklaturen og den vanskelige integrasjonen av Gmail og grupper dette verktøyet i å gjøre mer enn å fungere som en intern adresseliste-applikasjon.

Les også:

  • Nye funksjoner i Google Apps er designet for samarbeidsteam
  • Hvordan velge en Google Apps-forhandler for distribusjonen din
  • De 40 viktigste snarveiene for Google Apps

© Copyright 2020 | mobilegn.com