DIY: Samarbeid gratis med Google Docs Diskusjoner

Jeg samarbeider om dokumenter daglig, så jeg var spent på å lære om Google Docs Diskusjoner, et samarbeidsverktøy som kan ha stor innvirkning. Google prøver å gjøre Google Apps til den ledende løsningen på forretningskontor, og å legge til diskusjoner i dokumenter gir en utrolig forretningsvennlig nettbasert kontorpakke. Og siden Google Dokumenter er gratis, er det perfekt for DIYere.

Hva du trenger for å samarbeide med Google Dokumenter

  • En Gmail-konto
  • Samarbeidspartnere med Gmail-kontoer
  • Et Google Docs-dokument

Slik fungerer Google Docs-diskusjoner

Google Docs samarbeidsverktøy legger til et nytt lag over dokumentet ditt som fungerer som et rom for å diskutere dokumentet. Bare brukere som er invitert av dokumentseieren, kan delta i diskusjonen, med mindre diskusjonen blir gjort offentlig tilgjengelig.

Under samarbeidet kan du gjøre følgende:

  • Diskuter dokumentet med inviterte samarbeidspartnere.
  • Skjul eller flytt diskusjonsvinduet og rediger dokumentet.
  • Redigere, slette og løse kommentarer fra samarbeidspartnere.
  • Chat med andre samarbeidspartnere.

Det er ikke umiddelbart tydelig hvordan du bruker Google Docs-diskusjonsfunksjonen for samarbeid; men når du har fått tak i det, er funksjonen et utrolig verktøy for samarbeid. Her er instruksjoner og tips om hvordan du bruker Google Diskusjoner-funksjonen i Google Dokumenter.

Slik bruker du Google Docs-diskusjoner

Logg deg på Gmail-kontoen din, og åpne deretter dokumentet som skal brukes til samarbeid. For å invitere samarbeidspartnere til å delta i diskusjonen, klikker du på Del-knappen for å åpne Inviter-vinduet. Når invitasjonsvinduet åpnes, kan du invitere alle nødvendige samarbeidspartnere ( figur A ). Figur A

Etter at du har sendt e-posten, må alle de inviterte samarbeidspartnerne se invitasjons-e-posten og klikke på den tilknyttede lenken. Når en invitert åpner lenken, vil vedkommende ha tilgang til dokumentet og diskusjonen. Som standard vil hver samarbeidspartner ha fullstendige (lese- og skrive) dokumenttillatelser. Hvis du vil endre tillatelser til en samarbeidspartner, klikker du på rullegardinmenyen Delt og velger Delt innstillinger. Fra det vinduet kan du redigere deltakernes status for å gjenspeile tillatelsene ( figur B ). Du kan når som helst endre tillatelsesinnstillingene. Fra dette vinduet kan du invitere nye deltagere til samarbeidsprosessen. Figur B

Du kan også endre personvernet til diskusjonen til Offentlig på nettet, hvem som helst med en lenke eller Privat ved å klikke på koblingen Endre i delen Personvern.

Åpne diskusjonsvinduet Neste trinn er å åpne diskusjonsvinduet ved å klikke på diskusjoner-knappen. Diskusjonsvinduet kan dekke hele dokumentet. Hvis du klikker nær toppen av diskusjonsvinduet, kan du flytte vinduet rundt slik at du kan se diskusjoner og jobbe med dokumentet ( figur C ). Du kan ikke endre størrelsen på diskusjonsvinduet, så du må plassere det strategisk slik at det maksimerer skjermens eiendommer. Med diskusjonsvinduet som dekker dokumentet ditt, vil du merke at når du blar i dokumentet, blir vinduet gjennomsiktig; Når du slutter å rulle, vises diskusjonsvinduet igjen. Figur C

Klikk på bildet for å forstørre det.

Hvis du vil redigere et dokument med diskusjonsvinduet åpent, må du sørge for at vinduet ikke dekker dokumentet. Hvis diskusjonsvinduet er i veien (dette er tilfelle hvis teksten har en gjennomskinnelig blå boks som legger over teksten når du ser på dokumentet), vil diskusjonsboksen vises igjen når du klikker på teksten.

Dette er den eneste måten å kunne holde diskusjonsvinduet åpent og fungere i dokumentet på samme tid - bare flytt diskusjonen fra veien for teksten.

Diskuter dokumentet

Åpne diskusjonsvinduet, skriv inn kommentaren din og trykk på Innlegg-knappen; alle samarbeidspartnere vil umiddelbart se innlegget ditt. Gjennom diskusjonsprosessen vil alle innlegg lagres og leses. (Diskusjoner vises ikke i chatruten.)

Som standard blir alle Google Docs-diskusjonsinnlegg sendt til alle samarbeidspartnere. Hvis du vil endre denne prosessen, kan du klikke på rullegardinmenyen Diskusjoner og deretter velge Innstillinger for diskusjonsvarsling. I det nye vinduet kan du stille inn hvordan du vil at varslene skal sendes ut, om i det hele tatt ( figur D ). Google anbefaler ikke å slå av varslene til deltakerne, men du kan ha deltakere som ikke ønsker å motta disse e-postvarslene. Figur D

Løs diskusjoner Evnen til å løse diskusjoner er en av verktøyets beste funksjoner. Si for eksempel at du har en diskusjon om et bestemt aspekt av et dokument, og på et tidspunkt blir det aspektet løst i diskusjonen. Du kan betegne det ved å velge Løs på rullegardinmenyen Diskusjoner. Det vises et overlegg som lar deg enten avbryte eller fortsette med å merke en diskusjonstråd som løst. Når en diskusjon er merket som løst, kan ingen legge inn svar på den tråden. Enhver samarbeidspartner som er involvert i diskusjonen, kan merke en tråd som løst. Rediger eller slett diskusjoner

Hvis du vil redigere en diskusjon i en tråd, klikker du på rullegardinmenyen tilknyttet tråden og velger Rediger; når du gjør det, vil teksten i diskusjonen åpne for redigering.

Hvis du vil slette en diskusjon i en tråd, klikker du på rullegardinmenyen tilknyttet tråden og velger Slett. Heldigvis har Google gjort det slik at bare opphavsmannen til en diskusjonstråd kan slette en tråd.

Chat om samarbeidet

Hvis du vil komme med kommentarer, men ikke nødvendigvis i løpet av samhandlingsdiskusjonen, kan du bruke chatruten. I listen over de fremmøtte kan du åpne chatruten (som er til høyre i dokumentvinduet) og begynne å chatte om samarbeidet. Disse samtalene lagres ikke i dokumentdiskusjonen.

Publiser på nettet

Hvis du klikker på rullegardinmenyen Del, kan du velge Publiser dokumentet på nettet. Før du publiserer dokumentet ditt på nettet, vil du tenke nøye gjennom om du vil at alle skal kunne se dokumentet.

Avslutt en samarbeidsøkt Når samarbeidspartnere lukker dokumentet, vil de ikke lenger vises i rullegardinlisten over chatruten. Så lenge en samarbeidspartner lagrer invitasjonslenken, kan de være med på diskusjonen når som helst.

Selv når alle samarbeidspartnerne og eieren av dokumentet har forlatt diskusjonen og lukket dokumentet, forblir samarbeidsdiskusjonen en del av dokumentet. Når noen samarbeidspartnere åpner dokumentet, kan de se på diskusjonen.

Sammendrag

Disse nye samarbeidsfunksjonene gjør Google Docs til en seriøs utfordrer med Microsoft Office og LibreOffice, spesielt for alle som trenger en kontorpakke og et samarbeidsverktøy mens du er på farten. Og siden Google Docs Discussions-funksjonen ikke koster noe, er det perfekt for DIY-butikker.

Kommer Google Docs i nærheten av å være den perfekte erstatningen for de dyrere, mindre mobile løsningene? Fortell oss hva du synes i diskusjonen.

© Copyright 2020 | mobilegn.com