Google Apps v. Office 365: Innhold og dokumenthåndtering

Redaktørens merknad: Dette innlegget ble opprinnelig publisert i juni 2012. Det er blitt oppdatert der det er nødvendig, sammen med tilhørende sammenligningsark, for å gjenspeile den nyeste informasjonen for både Google Apps og Office 365.

Tidligere, i min pågående serie med sammenligning av Google Apps og Office 365, har jeg sammenlignet flere funksjonsgrupper, som begynner med deres grunnleggende produktivitetsapplikasjoner, og gikk videre til deres e-post og meldinger og kalenderlinje med produkter. I dette segmentet vil jeg sammenligne ulike aspekter av hver sin innholds- og dokumenthåndteringsprogramvare, mest med tanke på funksjoner som har minst noen overlappende egenskaper, ettersom de to tjenestene kan bemerkes som iboende ulik tilnærming.

SharePoint Online, som kan kjøpes som en frittstående, men er inkludert i ulike Office 365-planer, er en litt fratatt versjon av Microsofts lokalversjon av SharePoint 2010, og har som mål å bringe team av brukere sammen på en enkelt plattform å samarbeide om delte produktivitetsdokumenter (MS Office), forbedre styringen av disse dokumentene, og gi verktøy for å designe relevant forretningsinnhold og strømlinjeformede arbeidsflyter i godt koordinerte rom. Google Apps kan på ingen måte si det samme, i hvert fall for en enkelt applikasjon. Man må bruke en kombinasjon av Google Docs, Google Apps 'nettsteder-tjeneste og til en viss grad -Google Drive, slik at de oppnår et analogt sett med funksjoner til SharePoint Online. Selv ved å gjøre dette, kan man imidlertid oppleve at ikke bare Google Apps ikke oppfyller visse standarder som større bedrifter krever, men også et visst nivå av kontinuitet og hegemoni som SharePoint-brukere er vant til. Så stiv som dette kan høres ut, hjelper det faktisk å skape en mer sammenhengende og kjent setting (bedriftsbrukere hater overraskelser).

Så hvorfor til og med gjøre en sammenligning mellom Google Apps og Office 365 når det gjelder dokument- og innholdshåndtering når de fleste antagelig har hørt historien om David og Goliat før? For det første kan Google Apps bemerkes som en mer enn akseptabel løsning for mindre virksomheter, og til en viss grad mer passende når en person vurderer tiden og kostnadene det tar å administrere en SharePoint-distribusjon. Så godt et produkt som jeg tror SharePoint er, vil jeg faktisk være så dristig til å si at de fleste organisasjoner ikke utnytter de fleste funksjonene den tilbyr fullt ut. For det andre gis en organisasjon muligheten til, i mange henseender, å tilpasse Google Sites til å målrette mange av disse funksjonene som kommer ut av boksen med SharePoint Online. Selv om dette kan være en strekning, kan man i teorien bruke Google App Engine og Google Drive til i det minste å lage rudimentære komponenter som ligner på SharePoint Online. Videre kan en organisasjon også binde inn applikasjoner fra Google Apps Marketplace, for å tilby verktøy for aktiviteter som prosjekt, oppgave og kontaktadministrasjon. Imidlertid vil jeg lagre dette for et annet innlegg.

Funksjonene som Google Apps og Office 365 - eller jeg skal si, Google Sites og SharePoint online - har mest påfallende felles, angår Nettsteder 'wiki-stil-skjema og SharePoints Mine nettsteder og Min profil-komponenter. Igjen overlater Google Apps mye til fantasien til forfatterne, mens SharePoint Online benytter seg av maler og universelle kompositter kjent som webdeler, som modulært kan kontrolleres og tildeles brukerens tillatelser. Hvis alt dette er en organisasjon som ønsker å komme seg ut av et nettsted, uten mye behov for SharePoint Onlines dokumenthåndterings- eller innholdsdesignverktøy, som for eksempel intranettet og publikumsvendte nettsteder, kan jeg være tilbøyelig til å si at Google Apps er bedre valg av de to; sannsynligvis på grunn av kostnadsbesparelser alene. På den annen side, hvis organisasjonen din er opptatt av å effektivt løse mellommenneskelige kommunikasjonsproblemer og drive produktivitet, er det ingen konkurranse, er SharePoint Online den klare vinneren.

Her er de viktigste funksjonsområdene som jeg dekker i diagrammet

  • Dokument medforfatter / samarbeid
  • Dokumentnavigering og søk
  • Varsler om dokumentendring
  • Mobil dokumenter
  • Frakoblet dokumentsynkronisering
  • Innholdssamarbeid og oppgaveledelse
  • Domenesider
  • Verktøy for sosialt innhold
  • Sikkerhetskopiering av innhold

Diagrammet er veldig detaljert, så for de som foretrekker en versjon å lagre på skrivebordet og manipulere, kan du laste ned Excel-diagrammet. Hvis du foretrekker å vise et øyeblikksbildeversjon, klikker du på miniatyrbildet nedenfor for å åpne for full størrelse.

Relatert verktøy :

Verktøysett for sammenligning av TechRepublic Cost: Google Apps vs. Office 365

Last ned dette verktøyet for å finne ut hvilken online produktivitetssuite som er mest kostnadseffektiv for din virksomhet. Denne nedlastingen er gratis tilgjengelig som en del av et TechRepublic Pro-medlemskap eller kan kjøpes gjennom vår nettbutikk.

© Copyright 2020 | mobilegn.com