Google Kalender-samarbeid muliggjort med delings- og avtalsspor

Samarbeid i Google Apps er ikke bare begrenset til Google Dokumenter og Google Nettsteder. Du kan også legge til samarbeidsfunksjoner i Google Kalender.

Samarbeid med enkeltpersoner

Med delingsinnstillingene for Google Kalender kan du dele detaljene i kalenderen din med hele organisasjonen. Du kan også begrense deling i organisasjonen og spesifisere enkeltpersoner som har tilgang til å se kalenderen din (manageren din) og enkeltpersoner som har tilgang til å gjøre endringer i kalenderen din (assistenten din, den andre, osv.).

Med tillatelse fra learning.googleaps.com

Del kalenderen med selskapet ditt

Når du deler din "ledige / opptatte" tilgjengelighet, vil personene du deler kalenderen din til, kunne se tidsblokkene når du er opptatt, og når du har fri, men ikke detaljene om hendelsene dine. Hvis du deler kalenderen din på denne måten, kan brukerne booke møter med deg til tider når du er tilgjengelig, i stedet for å måtte ta en gjetning om tilgjengeligheten din.

Tillat brukere å gjøre endringer i hendelsene dine

Når du gir brukerne tilgang til "se alle hendelsesdetaljer", kan de se hvem, hva, når og hvor av hendelsene dine, men de kan ikke gjøre endringer i hendelsene. Denne typen tilgang er nyttig for lederen din, teamet eller direkte rapporter som trenger å kunne finne deg eller hjelpe deg med å planlegge prosjektene dine.

Du kan alltid indikere at visse hendelser er "private", som en medisinsk avtale. Når du markerer en hendelse som "privat", vil ikke de menneskene som du deler informasjonen om arrangementet med, se hvem, hva, når eller hvor av disse "private" hendelsene.

Abonner på offentlige kalendere

Google Kalender lar deg også lage sekundære kalendere som kan deles med team eller hele organisasjonen. Human Resources-avdelingen vil kanskje lage en kalender som viser selskapets høytider. Ved å gjøre dette til en "offentlig" kalender, kan ansatte raskt abonnere på kalenderen slik at den vises overlagt på toppen av sin egen kalender med et klikk på en knapp.

Nyhetsbrevet Google i Enterprise ukentlig hjelper profesjonelle med å få mest mulig ut av Google Dokumenter, Google Apps, Chrome, Chrome OS og alle andre Google-produkter som brukes i forretningsmiljøer.

Åpne avtalsplasser

Det siste samarbeidet i tillegg til Google Kalender er Appointment Slot-funksjonen. Dette lar brukere utpeke bestemte blokkeringer av tid som er åpne for andre å velge et tidspunkt og bestille en avtale. Avtalingsplasser er nyttige for teamets kontortid, gjennomgang av resultater, tilsynsmøter eller studentkonferanser.

Kalendereieren velger bare et tidsrom når de er tilgjengelige for en avtale. De velger også om avtalene skal deles opp i trinn på en viss tidsperiode. En spesiell URL for bestillingssiden for avtaler genereres. Denne URL-adressen kan deles med brukere i organisasjonen eller utenfor organisasjonen, slik at de kan bestille avtaletider.

Når en kollega bestiller avtalen, kan de legge inn "hvor" og "beskrivelse". Arrangementet vil bli plassert på rekvirentens kalender og avtalssporet vises som bestilt for den som tilbyr avtalsspor.

Denne metoden er nyttig for bruk i en organisasjon. Funksjonen kan bare brukes av personene utenfor organisasjonen hvis brukeren også har en Google Kalender-konto. De må logge seg på Google Kalender-kontoen sin for å se URL-adressen til avtalebestillingen. Avtalssporfunksjonen er et skritt i riktig retning. Det er imidlertid ikke et realistisk bestillingssystem for virksomheter som betjener kunder som ikke nødvendigvis bruker Google Kalender. Dette vil omfatte advokater, salonger, reparasjoner av hjemmet osv.

Utvide avtaler med Tungle.Me

Tungle.Me er et planleggingsapplikasjon som synkroniseres med Google Kalendere og lar brukere i og utenfor organisasjonen raskt og enkelt bestille møter.

Når du registrerer deg for Tungle lager du en profilside som kan deles med potensielle kunder eller kolleger. Disse personene kan se din gratis / travle timeplan, men ikke hendelsesdetaljene dine. Du angir tidspunktene du er tilgjengelig for møter, og personene som vil møte deg kan foreslå flere tidsluker (du velger nummeret) når de også kan møte. Du mottar en e-post, bekrefter møtetiden, og møtetiden blir booket og synkronisert til Google Kalender.

Å bruke en tjeneste som Tungle forhindrer dobbeltbestilling og sparer tid. Du trenger ikke lenger e-post frem og tilbake om potensiell tilgjengelighet eller bruke tid på å prøve å finne ut hvordan du kan få kalendere til å synkronisere slik at du kan dele tilgjengeligheten.

Tungle tilbyr også ekstra tilpasninger som Google Calendar-avtalsspor ikke har. Med Tungle tilpasser du timene når du er tilgjengelig for avtaler, hvor langt på forhånd avtalen må bestilles, og hvor mange potensielle tidsluker en bruker må foreslå. Disse kontrollene forhindrer deg fra å savne møter, overbooking eller å måtte avvise et møte.

Klienten som bruker Tungle for å bestille et møte med deg, trenger ikke registrere seg hos tjenesten og trenger ikke å bruke Google Kalender.

Admin Control of Tungle

Tungle er på Google Apps Marketplace, noe som betyr at en Google Apps-administrator kan aktivere eller deaktivere Tungle for hele domenet. Administratoren kan også velge individuelle brukere som kan bruke Tungle, samtidig som den deaktiverer den for andre brukere.

Andre planleggingsapplikasjoner som er integrert med Google Apps gjennom Google Apps Marketplace inkluderer Appointy og ScheduleOnce.

Les også:

  • To raske tips for å administrere den overfylte Gmail-innboksen
  • Kontinuerlig innovasjon i Google Apps er det en velsignelse eller en forbannelse?
  • De 40 viktigste snarveiene for Google Apps

© Copyright 2021 | mobilegn.com