Administrer mobile enheter med Google Apps

Etter å ha jobbet i en årrekke i en liten bedrift, har jeg lært hvor viktig hver krone er, og hvor langt hvert kjøp må gå. Med den kunnskapen hadde selskapet besluttet å utnytte kraften fra Google gjennom sin Apps-portal som er tilgjengelig for små bedrifter.

For det lille teamet vårt var det alt vi ønsket oss - e-post, dokumenter, kalender og mer. Vi trodde vi gjorde en ganske anstendig jobb med å bruke den i størst mulig grad. Dette var året før den første iPad ble utgitt, og lite visste vi hvilke funksjoner Google Apps snart ville ha.

Siden iPads og andre nettbrett har infiltrert markedet, har det også blitt utgitt flere verktøy for å hjelpe deg med å håndtere disse personlige enhetene. Et slikt verktøy ble innlemmet i Google Apps - Googles egen løsning for mobile enhetsadministrasjon (MDM). Det er ikke så kraftig som andre tredjepartsapper, men det baner helt sikkert veien for å få BYOD-nettbrett i organisasjonen sikret. I denne artikkelen skal vi gå gjennom oppsettet og bruken slik at du kan bruke det for organisasjonen din.

Det første organisasjonen trenger er en konto med Google Apps. For å få tilgang til MDM-funksjonene, trenger du en betalt konto. Denne guiden er designet med det i tankene, så planlegg deretter. Hvis du foreløpig ikke har en betalt konto, kan du gjerne bruke denne guiden for å hjelpe deg med å bestemme om du skal bruke den eller ikke.

Når Apps-kontoen er bekreftet, må du fullføre konfigurasjonen av organisasjonsens kontoinformasjon. Google Apps tar deg gjennom en selvstyrt konfigurasjonsprosess (se figur A ) som dekker alle grunnleggende bruksområder, for eksempel antall kontoer du har, hvor du skal importere eksisterende kontoinnstillinger fra og til og med det mobile aspektet av dets verktøylister. Figur A

Skjermbilde av installasjonsveiviseren for Google Apps.

Når installasjonen av Google Apps er fullført, kan du begynne testdistribusjonsfasen. Det skal bemerkes at selv om Google Apps fungerer med flere mobile plattformer, er det best designet for å håndtere Android-enheter, og du vil oppdage at det er langt flere innstillinger for den plattformen.

Det er noen innstillinger som er universelle for alle plattformer, for eksempel passordkoder, som kan håndheves på alle enheter. Uansett plattform er mobile enheter bare like sikre som brukerne gjør dem, så jeg vil fremdeles understreke bruken av passkoder og periodiske treninger til brukerne dine slik at de kan forstå mer om årsaken til og bruken av sikkerhet i sitt eget arbeid.

Et annet gunstig verktøy er geolokalisering, som er et ganske stort personvernhensyn også for mange brukere. Hvis en bruker mister nettbrettet sitt, hjelper geolocation med å finne det. Et selskaps personvernregler vil diktere bruken av denne funksjonen. Imidlertid har brukerplassen funnet at geolokering er ekstremt gunstig for å spore hvor jeg har vært når jeg prøver å huske en kundes adresse.

Under kontooppsettet vil du kunne velge enhetene du vil synkronisere med Google Apps-kontoen din: Android, iOS, BlackBerry, Windows Mobile og andre (for eksempel Symbian-baserte telefoner eller funksjonelle telefoner som er kompatible med SyncML eller ActiveSync). Prosessen består i å merke av for telefonene. Inkludert i deres respektive avkrysningsrute er instruksjoner om hvordan du konfigurerer enheten med Google Sync og Apps-integrasjon.

Når oppsettet er fullført, vil du kunne få tilgang til Dashboard og kontrollpanel. Her kan du spesifisere applikasjonsspesifikke innstillinger. Mobilseksjonen er delt inn i tre faner:

  • Aktivering: viser alle enhetene som venter på godkjenning
  • Enheter: gir deg en helhetlig oversikt over alle enhetene som administreres på et gitt tidspunkt; Du kan se mer detaljert informasjon, inkludert enhetskonfigurasjon, installerte applikasjoner og så videre
  • Org-innstillinger: Dette området består av følgende fire seksjoner (se figur B ):
    • Generelle innstillinger: lar deg synkronisere til forskjellige enheter og spesifiserer hva slags synkronisering som er tillatt: Android Sync, Google Sync, eller ingen i det hele tatt
    • Passordinnstillinger: bestemmer hvilken type passordpolicy som skal være i kraft, hvor ofte passordet endres, og kompleksiteten til passordet
    • Enhetsinnstillinger: for å aktivere eller deaktivere noen enhetsfunksjoner; Du kan også håndheve enhetens kryptering, deaktivere kameraet og forhindre at telefonen synkroniseres når den streifer
    • Avanserte innstillinger: lar deg kontrollere hva eller hvis enhet kan brukes til å få tilgang til Google Sync og Apps; den lar deg også trekke en applikasjonsrevisjon slik at du kan se hvilke apper som er installert på brukerens enhet
Figur B

Skjermbilde av Google Apps Mobile Dashboard.

For en begrenset MDM-løsning har jeg også funnet brukerportalen til Google Apps som veldig nyttig. For å få tilgang til portalen, må brukerne logge seg på Google Apps-kontoen sin og deretter følge disse trinnene:

  1. Klikk på Konto i øvre venstre hjørne fra oversikten
  2. Velg produkter
  3. Klikk på mobile enheter for å få opp enhetene som for øyeblikket er koblet til kontoen. Det er tre seksjoner her som brukeren kan vise:
    • Informasjon: gir grunnleggende informasjon om enheten
    • Administrer: har noen nyttige verktøy som muligheten til å tilbakestille pinnen, låse enheten og ringe på enheten. Da jeg testet funksjonen Ring Device, sendte nettbrettet mitt ut en av de mest uhellige lydene med høyest mulig volum. Uansett om enheten er stille eller vibrerende, vil den endre innstillingene for å gjøre enheten lokaliserbar ved den støyen. Det vil fortsette skriket fra banshee i fem minutter eller til du trykker på av / på-knappen.
    • Finn: viser hvor enheten befinner seg, så lenge GPS, Wi-Fi og nettbrett er slått på. Hvis GPS-en er av, vil den få et omtrentlig sted basert på Wi-Fi-signalet, slik at du fremdeles får en generell idé.

Selv med begrensningene tilbyr Google MDM-løsningen fremdeles noen viktige fordeler som vil hjelpe organisasjonen din, spesielt hvis du for øyeblikket ikke har en løsning på plass. Når det gjelder BYOD nettbrett eller telefoner i organisasjonen din, trenger du definitivt en plan. Hvilke erfaringer har du hatt med Googles MDM-løsning? Del dem nedenfor i kommentarene.

© Copyright 2020 | mobilegn.com