Den nye funksjonen "Kan kommentere" fra Google Dokumenter gir deg alternativer

Google Docs er ikke kjent for sin overlegne tekstbehandlingsstyrke (selv om det blir bedre), i stedet er det kjent for sitt rike samarbeids- og delingsfunksjoner. Delingsfunksjonen handler ikke bare om å legge redaktører og seere til et dokument. Samarbeidspartnere kan nå chatte i et dokument, spore og mange kommentarer, samtidig redigere og endre publikums synlighet av et dokument. Dokumenter kan til og med deles med brukere som ikke har en Google Dokumenter via vedleggsalternativet.

Kan kommentere

I løpet av de neste dagene vil Google gi ut et nytt delingsalternativ kalt "kan kommentere". Brukere som har gitt denne tillatelsen, kan ikke bare se et dokument, de kan også lage og svare på kommentarer uten å ha redigeringsrettigheter.

Google gir deg verktøyene for å dele og samarbeide om dokumentene, men disse alternativene er ikke passende for alle målgrupper. Som Doc-eier bør du velge en samarbeidsmetode som passer best for publikums verktøysett, tekniske evne og målet for samarbeidsprosjektet.

Følgende vil illustrere fire scenarier, og det beste samarbeidsalternativet for Google Dokumenter å velge for hver.

Scenario 1: Sende en kopi av et dokument til en bruker som ikke er Google Apps

Alternativ for samarbeid: Send som vedlegg

Hvis du oppretter en fil i Google Dokumenter, kan du dele denne filen med en ikke-Google Apps-bruker ved å velge handlingen "Send som vedlegg" fra Samarbeid-menyen (nytt brukergrensesnitt) eller Del-knappen (gammel brukergrensesnitt).

Når du velger å sende en fil på denne måten, kan du velge hvilken filtype du vil konvertere dokumentet til. Filtypene varierer fra Microsoft Office-filer, til PDF, til HTML, til rik tekstformat, avhengig av filtypen du sender.

Mottakeren vil motta filen som vedlegg til en e-post. Du kan legge til en spesiell melding når du sender filen via vedlegg.

Ulempen med dette er at en registrering av den sendte meldingen ikke vises i etiketten Sendt e-post i Gmail. I tillegg, hvis mottakeren gjør endringer i sin versjon av den vedlagte filen, vil du ikke se endringene i Google Dokumenter.

Denne metoden for å samarbeide er best når dokumentet du sender er i endelig revisjon og brukeren du deler det med ikke har en Google-konto.

Scenario 2: Samarbeide om en møteagenda med en liten gruppe Google Docs-brukere

Alternativ for samarbeid: Legg til brukere som redaktører

Hvis du oppretter en møteagenda og vil at alle de fremmøtte skal kunne legge til diskusjonselementene sine på dagsordenen, bør du opprette en privat Google Dokumenter og deretter legge til alle møtedeltakerne som "redaktører".

Ved å stille inn synlighetsalternativet som Privat, kan bare brukerne du spesifikt inviterer se eller redigere dette dokumentet. Hvis møtet du arrangerer er ganske lite (mindre enn tjue personer) og du ønsker alles tilbakemelding, bør du legge dem til som redaktører. På den måten kan de redigere møteagendaen med sine egne ting. Dette er en tidsbesparende når du sammenligner med å ha alle de tjue deltakerne på e-post med sine agenda-tillegg.

Ved hjelp av verktøyet Revisjonshistorikk kan du se hvilke brukere som har gjort hvilke endringer. Du kan også bruke dette verktøyet til å gå tilbake til eldre versjoner av agendaen i tilfelle en av brukerne gjorde en feil og slettet andres arbeid.

Når møteagendaen er satt, kan du endre samarbeidspartnerens status til "seer" slik at de fremdeles kan se Dokumentet, men ikke kan gjøre endringer i den

Scenario 3: Publisere en policy eller prosedyre i organisasjonen din

Alternativ for samarbeid: Gjør dokumentet synlig og synlig på tvers av domenet ditt

La oss si at du nettopp har revidert selskapets policy for sykmelding, og at du vil publisere den på intranettet ditt eller dele det via e-post. I stedet for å legge til alle i selskapet ditt som en seer, kan du bare endre synlighetsalternativet til dokumentet slik at alle i organisasjonen din kan finne og få tilgang til det.

Når du velger denne innstillingen, vil du se en unik URL vises i vinduet Deling som du kan dele via e-post, chat eller legge ut på nettet. Bare brukere som har et brukernavn og passord på domenet ditt, kan se dette dokumentet. Dette synlighetsalternativet lar også brukere finne dokumentet ved å søke i alle dokumenter innen domenet ditt.

Hvis du gjør endringer i policy-dokumentet, vises endringene øyeblikkelig for de som ser på eller søker etter dokumentet. Du kan også legge til flere redaktører i dette dokumentet hvis to eller tre personer forfatter dokumentet. Som eier av dokumentet, er det du som har den ultimate slettingskontrollen, så vær forsiktig.

Scenario 4: Å skrive opp et klientforslag som krever direkte tilbakemelding fra kollegaene

Alternativ for samarbeid: Legg til brukere som "redaktører" eller "kommentatorer" og bruk kommentarfunksjonen i Google Dokumenter.

Hvis du jobber med et privat dokument og ønsker å anmode om tilbakemeldinger fra kollegaene dine direkte på dokumentet, kan du dra nytte av Google Docs nyeste kommentarfunksjoner. Redaktører og kommentarer kan legge til kommentarer og svare på kommentarer på en Google Doc, men bare redaktører kan gjøre endringer på selve dokumentet.

Det nye kommentargrensesnittet til Google Dokumenter sporer kommentarsamtalen mellom redaktører og kommentatorer. Det er også en "løse" -knapp som kan velges når diskusjonen er løst. Dette er en flott måte å spore og administrere diskusjonen rundt dokumentet. Dokumentseieren kan anmode om tilbakemelding fra flere personer, men har til syvende og sist kontroll over å gjøre endringer i dokumentet.

Den nye funksjonen "Vis kommentarstrøm" gjør det mulig for redaktører og kommentatorer til å se hele kommentarhistorikken. Brukere kan også finjustere måten de mottar varsler om endringer og kommentarer til en metode mer i tråd med deres personlige preferanser.

Live chat-funksjonen i Google Docs er fremdeles tilgjengelig, men kommentarfunksjonen er med på å fange den asynkrone samtalen rundt dokumentet.

Kraftbrukere

Disse funksjonene skal ikke brukes av Google Docs nybegynnere eller ikke-tekniske brukere uten riktig opplæring og instruksjon. Og selv om samarbeidsfunksjonene til Google Docs er kraftige og kan spare deg for mye tid, bør du være sikker på å velge det samarbeidsalternativet som er best egnet for prosjektet ditt og kollegaene dine.

Les også:

  • Nye funksjoner i Google Apps er designet for samarbeidsteam
  • Kontinuerlig innovasjon i Google Apps er det en velsignelse eller en forbannelse?
  • 1. august støttes Google Apps bare i moderne nettlesere

© Copyright 2020 | mobilegn.com