Ene selskapets Google Apps e-postoverføring: Del 2

Velkommen tilbake til diskusjonen min om en e-postoverføring til Google Apps som jeg gjennomførte for en klientorganisasjon kalt Terrapin Valley. I del 1 skisserte jeg det lille forretningsmiljøet som eksisterer hos dette fempersonsfirmaet, utfordringene vi sto overfor å støtte den utdaterte Windows 2003 Small Business Server som håndterte e-postbehandling, og kravene til en ny e-postplattform som var bedre egnet til denne dagen. og alder.

Eieren av selskapet (Ted) og jeg bestemte oss for å følge en plan for å overføre selskapets e-post til Google Apps, så jeg hamret ut en migreringsguide med hjelp fra Googles dokumentasjon og lenker. Del to er viet til migrasjonsprosessen

Påmelding i Google Apps

Jeg begynte med å bruke vår offentlige DNS-administrasjonskonsoll for å justere TTL på DNS ​​MX-posten for terrapinvalley.org. Jeg satte dette til fem minutter; som ville sikre at ny e-post til organisasjonen skulle begynne å komme på Google-servere i løpet av få minutter når vi var klare til å fortsette med overgangen.

Deretter initialiserte jeg prøvekonto for Google Apps for Business, og installasjonsveiviseren startet, se figur A.

Figur A

Sett opp veiviseren

Skjermbildet over viser også verktøylinjen (Dashboard, Organisasjon og brukere) som brukes i Google Apps Kontrollpanel, så det er nyttig å se hvordan de administrative alternativene fungerer.

Det første trinnet var å bekrefte domeneeierskap for terrapinvalley.org. Det er flere måter å gjøre dette på:

  • Du kan opprette en tilpasset offentlig DNS-post (TXT-fil) for domenet ditt.
  • Du kan sette opp en spesiell HTML-fil / legge til en tag på den offentlige webserveren.
  • Du kan bruke Google Analytics med en sporingskode på den offentlige webserveren.

Alle metodene innebærer et sikkerhetstoken fra Google som de deretter vil oppdage i DNS-innstillingene dine eller på det offentlige nettstedet ditt slik at de kan bekrefte at du eier (eller har administrative rettigheter til) domenet.

Jeg valgte å gå med den spesielle HTML-filen, som jeg gjorde tilgjengelig på www.terrapinvalley.org. Når jeg gjorde dette var jeg i stand til å bekrefte domeneeierskap med Google og fortsette med oppsettet, som vist i figur B.

Figur B

Bekreft eierskap til domenet

Opprette kontoer for brukere i Google Apps-miljøet

Neste trinn var å skaffe Terrapin Valley-brukere i Google Apps, som vil inkludere opprettelse av Gmail-kontoer (med de samme eksisterende e-postadressene på terrapinvalley.org; e-postadressene deres vil være deres kontonavn) og gi 25 GB plass. Siden vi ikke hadde kommet i live ennå, vil disse e-postkontoer bare brukes til overføring av eksisterende data.

Alternativene lar deg opprette kontoene manuelt eller importere en CSV-fil for å automatisere prosessen. Du kan også bruke et verktøy fra Google kalt "Google Apps Directory Sync" for å importere brukere via LDAP. For enkelhets skyld valgte jeg å opprette kontoene manuelt siden bare fem var involvert. Jeg måtte også sette opp passende apper for brukerne; Jeg valgte bare Gmail og Kalender, siden vi kunne legge til andre senere etter behov.

Konfigurere innstillinger for å tillate kopiering av eksisterende data til Google-servere

For å overføre data opp til Gmail måtte jeg aktivere en innstilling som heter "Tillat brukere å laste opp e-post ved å bruke API-en til migrering av e-post." Dette er for øyeblikket tilgjengelig i Google Apps Kontrollpanel (som jeg vil utforske nærmere i en oppfølgingsartikkel for å skissere de administrative mulighetene som tilbys av Google) under Innstillinger og deretter E-post, som vist i figur C.

Figur C

Google Apps kontrollpanel

Mens jeg navigerte gjennom denne delen, sjekket jeg også av alternativet "Aktiver offline Gmail for brukerne mine." Dette krever Google Gears, en plugin for nettleseren som fungerer i Internet Explorer, Firefox og Google Chrome. Vi ville ikke konfigurere dette ennå, men planlegger å bruke det nedover veien.

Neste trinn innebar å konfigurere autentisering mellom vårt eksisterende e-postmiljø og Google Apps. Google Apps bruker OAuth for å håndtere prosessen (OAuth står for åpen autentisering som gjør at data kan deles uten å måtte oppgi kildekodifikasjoner).

Dette kan oppnås under avanserte verktøy-delen i kontrollpanelet, som vist i figur D.

Figur D

Avansert verktøy seksjon
Jeg klikket på "Manage OAuth domain key" for å se hvilke detaljer det var snakk om ( figur E ).

Figur E

Administrer OAuth-domenenøkkelen
Forbrukernøkkelen er domenenavnet (jeg har svart på det faktiske domenenavnet i skjermdumpen over). Legg merke til OAuth-forbrukerens hemmelige streng; dette brukes av Google for autentisering. Jeg måtte ikke gjøre noen endringer her, så jeg gikk tilbake til Avanserte verktøy og klikket på "Administrer tredjeparts OAuth Client access", som vist i figur F.

Figur F

Administrer tredjeparts OAuth-klienttilgang

Jeg skrev inn domenenavnet i "Client Name" -feltet. Jeg skrev deretter inn "https://apps-apis.google.com/a/feeds/migration/" i "Ett eller flere API-omfangsfelt" og klikket autorisere (andre nettadresser anbefales for forskjellige feeder, men for øyeblikket jeg trengte bare migreringsalternativet).

Nå var vi klare til å migrere data.

Kopierer alle e-post, kontakter og kalenderelementer for opptil Google-servere

Google tilbyr et Google Apps Migration-verktøy for å lette dataopplastingsprosessen. Jeg installerte den på en arbeidsstasjon og startet den opp, som du ser i figur G.

Figur G

Google Apps migreringsverktøy

Jeg skrev inn administratoropplysningene og klikket på Fortsett:

Riktig Outlook-profil (MS Exchange) ble allerede fremhevet for meg. Siden dette var første gang jeg kjørte verktøyet, klikket jeg på "Migrer all data". Verktøyet lar deg også migrere bare nye data som er nyttig hvis du gjennomfører en langsom overgang til Gmail som vil innebære flere datakopieringsinnsats (for eksempel første pass for å få alle eksisterende data kopiert og deretter påfølgende pass for å fange den nye data brukere har sendt / mottatt siden den første kjøringen av dette verktøyet).

Når jeg klikket på Neste, ble jeg ført til skjermen vist i figur H.

Figur H

migrasjon
Jeg valgte å gå med de uthevede alternativene (disse ble sjekket av som standard) og klikket Migrer ( figur I ).

Figur I

Starter migreringsprosessen

Verktøyet løp deretter og ga meg fremdriftslinjer for å indikere fullføringsstatusen for overføringen av forskjellige datakategorier.

Da dataene ble ferdig kopiert, sjekket jeg migreringsloggfilen, som på XP-systemet var lokalisert på C: \ Documents and Settings \ "brukernavn" \ Local Settings \ Application Data \ Google \ Google Apps Migration \ Tracing \ ExchangeMigration. (På en Vista- eller Windows 7-maskin vil loggkatalogen være på C: \ Brukere \ "brukernavn" \ AppData \ Local \ Google \ Google Apps Migration \ Tracing \ ExchangeMigration).

Ingen feil ble funnet, så jeg bekreftet at dataene nå eksisterte i Gmail (og ikke hadde blitt fjernet fra kildepostkassen). Selv om Gmail ikke egentlig er mappeorientert, var jeg glad for å merke at den eksisterende mappestrukturen var kopiert opp fra Outlook og var intakt med riktig innhold.

Deretter installerte jeg Google Apps Sync for Microsoft Outlook-plugin på Outlook-klienten og startet den opp. Plugin-en gir deg et lignende oppstartsskjermbilde som migreringsverktøyet, som du kan se i figur J.

Figur J

Google Apps Sync
Jeg logget på og fikk følgende konfigurasjonsboks ( figur K ).

Figur K

Sett opp Google Apps Sync

Google Apps Sync-verktøyet lar deg importere data til Gmail, noe som betyr at det kan utføre den samme funksjonen som migreringsverktøyet. I mitt tilfelle hadde jeg valgt migreringsverktøyet for å sikre at jeg fulgte den offisielle prosessen, men det er fint at dette verktøyet kan gjøre noe lignende.

Jeg la alle boksene ikke haket av og klikket på "Opprett profil." Plugin-en konfigurerte deretter en lokal PST-fil med brukernavnet og "Google Apps" i tittelen. Outlook åpnet seg automatisk og et nytt ikon dukket opp helt til venstre i systemstatusfeltet ( figur L ).

Figur L

Nytt ikon

Det sirkulære ikonet representerer Google Apps-synkroniseringsprosessen. Det kjøres automatisk når Outlook åpnes - faktisk kan du ikke lukke det manuelt. Dette er et problem hvis du ikke vil synkronisere data på et bestemt tidspunkt, for eksempel når du prøver å rydde opp elementer i Outlook som ikke trenger å bli kopiert opp til Gmail. Jeg fant en løsning ved å klikke på File, og deretter Work Offline; Dette stopper Google Apps-synkroniseringen.

Høyreklikk på Google Apps Sync-ikonet førte opp boksen i figur M.

Figur M

Alternativer for synkronisering av Google Apps
"Angi størrelsesgrense for postkasse" lar deg konfigurere hvor stor din lokale PST-fil skal få lov til å vokse; dette spiller en faktor i synkroniseringsytelsen ( figur N ).

Figur N

Sett grenser
Hvis du velger "Vis synkroniseringsstatus" eller bare dobbeltklikker på Google Apps Sync-ikonet, vises et synkroniseringsstatusvindu ( figur O ).

Figur O

Synkroniseringsstatusvindu

(Hvis du klikker på "vis mer", vises fremdriftslinjer for Google Oppgaver, Notater og Google Adressebok, hvis disse alternativene er gyldige).

Det er noen andre nyttige alternativer, tilgjengelige fra Start-menyen ( figur P ).

Figur P

Andre nyttige alternativer

Neste gang kjørte jeg migreringen for alle brukerne etter å ha eksportert sine eksisterende Outlook-regler og signaturer, siden de ikke kan kopieres til Gmail. Noen brukere hadde små postbokser (<10MB), og overføringsprosessen var ganske rask og effektiv, vanligvis fullført i løpet av få minutter. Noen andre brukere hadde PST-filer med eldre data som de ønsket å beholde, og jeg var i stand til å utføre en migrering av innholdet i disse objektene direkte fra PST opp til Gmail, takket være alternativene i migreringsverktøyet.

Jill hadde en ganske stor postkasse med dusinvis av mapper, og dette tok litt tid å migrere. Jeg sørget for å kopiere e-postelementene hennes først, deretter kalender, og til slutt konfigurerte jeg kontaktgruppene hennes i Gmail og migrerte hvert sett med kontakter hver for seg, så jeg deretter kunne tilordne dem til de aktuelle gruppene i Gmail. Dette innebar å kjøre migreringsverktøyet flere ganger, men jeg fullførte det hele etter to eller tre timer.

Jills konto viste mange forekomster av dupliserte kontakter siden det tilsynelatende hadde vært ekstraversjoner spredt i hver kategori. Gmail tilbyr et nyttig verktøy i kontaktskjermen som heter "Finn og flett duplikater" som du finner via "Mer" -knappen når du ser på Kontakter-siden. Dette kom godt med for å få duplikatene fjernet.

Fullførelsen

Når jeg hadde fullført overføringen av alle brukerdataene til Gmail (heldigvis var det ingen feil eller problemer med noen av dem), satte jeg opp Google Apps Sync-verktøyet på de aktuelle Outlook 2003-klientene.

Siden alle dataene hennes nå eksisterte hos Google, var min neste oppgave å sette opp Outlook 2011 for Jill på Mac-en hennes. Som jeg tidligere nevnte, involverte dette følgende trinn:

  • Sett opp IMAP-konto i Outlook 2011 for å kommunisere med Gmail
  • Sett opp lokal adressebok-applikasjon for å synkronisere med Gmail, og konfigurer deretter Outlook 2011 for å synkronisere med adresseboken
  • Sett opp lokal iCal-kalenderapplikasjon for å synkronisere med Gmail

Dette betydde at Jill kunne bruke Outlook 2011 for e-post og kontakter mens hun bruker iCal til kalenderelementene sine. I alle tre tilfeller vil dataene bli kopiert frem og tilbake mellom Gmail og Mac-maskinen hennes. Dessverre er det en begrensning i Outlook 2011 der kalenderen ikke kan synkronisere med Gmail, noe jeg håper vil bli utbedret på et tidspunkt (mange brukere venter spent på dette!)

Deretter trente jeg brukerne på hvordan de skal jobbe med det nye oppsettet. Vi la Ted og Jills iPhone- og iPad-konfigurasjon på bakbrenneren, slik at vi kunne sikre at alle var fornøyde med sine stasjonære / bærbare e-postklienter. Brukerne fortsatte å få tilgang til deres live e-postdata fra Terrapin Valley via Outlook Web Access; Dette betydde at vi ikke ville ha å gjøre med flere Outlook-profiler og bytte frem og tilbake mellom gamle og nye data (for ikke å nevne forvirring og feil enn det som kan oppstå med en slik ordning).

Et døgn senere følte alle seg klare til å fortsette med overgangen. Dette var den enkleste delen. Jeg redigerte ganske enkelt DNS MX-posten for terrapinvalley.org for å liste opp følgende Google-servere:

  • ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM
  • ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM

Jeg bekreftet at ny e-post for brukere kom til Gmail-kontoene sine og i Outlook-klientene deres noen minutter senere. Jeg testet utgående e-post også. Jeg sørget for å sjekke Exchange-kontoene på den nå nedlagte Terrapin Valley-serveren for å sikre at det ikke kom noen ny e-post i noen av dem. Siden vi ikke lenger trengte port 25 for å være åpen i brannmuren for at postserveren skulle motta innkommende meldinger, deaktiverte jeg den regelen. Til slutt omorganiserer jeg migreringsverktøyet for alle brukere for å få de nyeste dataene opp til Gmail, og hjalp brukerne med å importere Outlook-regler og signaturer.

Overføringen vår var fullført, og vi var live på Google Apps.

I de neste artiklene mine skal jeg diskutere hva som skjedde; hvordan vi fikk konfigurert de mobile enhetene, hvordan vi begynte å fordype oss i deling av dokumenter og hvordan kontrollpanelet for Google Apps fungerer.

Les også:

  • Ene selskapets Google Apps e-postoverføring: Del 1
  • Fem sikkerhetsinnstillinger for Google App du allerede skulle ha endret
  • De fem beste migreringsressursene for Google Apps

© Copyright 2021 | mobilegn.com