Administrer prosjektloggen din i MindGenius

Prosjektledere kan føre et risikoregister, en problemlogg, møteprotokoll og et register for endringsforespørsel hver for seg, men jeg opplever at det å kombinere disse elementene til et felles dokument hjelper med å holde rede på disse taktiske elementene. Standard prosjektloggløsning har en tendens til å være et Excel-regneark med mindre en nettbasert prosjektledelsesløsning er tilgjengelig.

Regneark er bra for økonomi, men ikke for prosjektledelse. Excel er ikke et tekstbehandlingsverktøy til tross for mange forsøk på å ordge om problemstatus, risikoredusering og handlinger i en sorterbar liste. En bedre løsning er et tankekartleggingsverktøy som MindGenius. (Les mitt forrige TechRepublic-innlegg Fem grunner til å bruke MindGenius på prosjektene dine.)

Med MindGenius, i stedet for en serie regneark i en arbeidsbok, lager jeg en prosjektlogg i et tankekartformat. Hvert prosjekt har en hovedgren for å organisere problemer, risikoer, handlingsemner og endre forespørsler til en nyttig prosjektlogg ( figur A ). Figur A

Prosjektlogg (Klikk på bildet for å forstørre.)
Tankekartformatet gir større fleksibilitet når det gjelder registrering av problemstillinger, risikoer eller handlingselementstatus i tillegg til å tilordne ressurser, måldatoer og alle relevante støttevedlegg, bilder, notater eller støttefiler. Som andre verktøy for tankekartlegging, kan en notisblokkredigeringsprogram legges til i hver node for detaljert tekstinnføring. Figur B viser problemgrenen med flere utgaver nærmere beskrevet med beskrivelser, fremdriftsoppdateringer og forfallsdato. Figur B

Problemer med loggkartgren (Klikk på bildet for å forstørre.)

Ved å bruke MindGenius 'ressurs-dropper og Category Dropper-verktøy kan du tilordne ressursnavn til spesifikke problemer. "AM" og "EC" er initialer for ressursene som er tildelt det spesifikke problemet. Du kan også tilordne dine egne kategorier for å representere vurderingsstatus, risikos alvorlighetsgrad og viktighet.

For prosjektloggkartet endret jeg et sett med forhåndsdefinerte kategorier for å representere forskjellige problem- og risikostatus ( figur C ). Ved å tilordne en grafikk til hver utgaveoppføring, kan jeg filtrere kartet videre basert på kategoriene som er tilordnet hver node og de ansvarlige ressursene. Muligheten til å tenke og merke noder ved hjelp av visuelle indikatorer og senere filtrere på dem lar deg legge til mer detaljer enn den typiske Excel-baserte problemloggen. Start-, slutt- og forfallsdato kan også tilordnes til hver node, slik at du kan spore fremgang mot tilgjengelige problemer, risikoer og handlinger. Figur C

MindGenius-kategorier (Klikk på bildet for å forstørre.)
Hvis du er kjent med tankekartlegging, vet du at kartet kan bli ganske stort i løpet av et prosjekt. Med MindGenius Map Explorer-funksjonen kan du åpne riktig gren og skjule all annen ekstern informasjon. Map Explorer og kreative filtreringsevner lar deg raskt navigere i kartet og filtrere åpne problemer, risikoer med høy prioritet eller handlinger som er tilordnet en bestemt ressurs. Map Explorer-funksjonen kan hjelpe deg med å navigere i komplekse tankekart og fremdeles kunne fokusere på det spesifikke elementet uten å bli begrenset av en Excel-celle eller formateringsbegrensning. Figur D lister alle endringsforespørsler i prosessen ved å bruke alternativene Map Explorer og Quick Filter. Figur D

Endre forespørsler (Klikk på bildet for å forstørre.)

Rapporter visuelle elementer

Den visuelle naturen til tankekartet fungerer også som en bildevisning av elementene som hvert teammedlem trenger å følge opp.

Hver forespørselselement, problemstilling, risiko eller endringsforespørsel blir tildelt et teammedlem for oppfølging og løsning. Ved å bruke Create A Resource Map-funksjonen, kan du øyeblikkelig generere en liste over problemer, risikoer, endringsforespørsler og handlinger etter ressurs. Ved å bruke hurtigfilteret og Map Explorer-funksjonene, kan du lage tilpassede visuelle rapporter som hjelper visuelt til å kommunisere problemene, risikoene, endringsforespørslene og handlingselementene som er tilordnet hver ressurs. Du kan ikke gjøre dette enkelt i et regneark med mindre du oppretter en pivottabell, og selv da er filtrering og navigasjon kjedelig i Excel.

Figur E

Ressurskategorikart (Klikk på bildet for å forstørre.)

Skriv ut hvert teammedlem et brukersentrisk kart, la dem legge det ut på kubeveggen, og bruk det for kontinuerlig oppfølging.

Start prosjektloggen din i MindGenius

MindGenius Business Edition versjon 4 elektronisk nedlastingsutsalg for $ 235 USD, og ​​det eske produktet med en CD selges for $ 295 USD. Selskapet tilbyr utdanningspriser for studenter og universiteter. Besøk MindGenius Store for mer informasjon om priser.

Den beste måten å oppleve funksjonene jeg beskriver i dette innlegget, er å laste ned den fullt funksjonelle 30-dagers prøveversjonen av MindGenius. MindGenius tilbyr TechRepublic-lesere 10% rabatt (kupongkode MGTAPR ) på alle versjoner av programvaren. (Tilbudet inkluderer ikke fysiske CD-er og frakt.)

© Copyright 2020 | mobilegn.com