10 trinn for å lage en tilpasset liste for sortering i Excel

Noen ganger krever forretningsregler eller eiendommer som ligger i dataene dine, en sorteringsrekkefølge som Excel ikke kan håndtere - i det minste ikke uten litt hjelp. For eksempel kan det være lurt å sortere bestillingsposter etter størrelser ved å bruke følgende rekkefølge: Petite, Small, Medium, Large og X-Large. Hvis du sorterer alfabetisk, får du ikke resultatene du ønsker. Når regler tvinger denne typen sorteringskrav, kan du lage en tilpasset liste og deretter sortere etter den. Du kan ikke vurdere denne ruten på egen hånd, men det er enkelt!

Merk: Du kan laste ned demofilene som brukes til denne teknikken.

1: Vurder dataene dine

Sorteringsoppgaver kommer ikke alltid i alfabetisk eller numerisk rekkefølge. Figur A viser et enkelt datasett sortert etter kategori, alfabetisk. Selv om sorteringen grupperes etter kategori, er den kanskje ikke i en meningsfull rekkefølge for de som bruker dataene. De vil kanskje se kategoriene sortert på en unik måte, en som Excels sorteringsfunksjon ikke kan håndtere.

Figur A

Forretningsregler krever at poster blir sortert som vist, ikke i alfabetisk rekkefølge.

Kolonne A lagrer dataregistreringsordren og er for enkelhets skyld mens du lærer. Du kan bruke kolonne A når som helst du vil tilbakestille postene.

2: Bestem sorteringsrekkefølgen

En tilpasset sortering er nødvendig. Men først må du bestemme rekkefølgen på verdiene. I dette tilfellet er rekkefølgen, vist i figur B, ikke spesielt grei. De som bruker dataene krever denne ordren, men det er ingen måte en enkel sorteringsoppgave kan fylle det kravet.

Figur B

Denne unike sorteringsrekkefølgen kan gi en meningsfull rapport for de som studerer dataene.

3: Bane til tilpassede lister

Du kan angi både en sorteringsordreverdi og kategorien, men to verdier i stedet for en er ineffektive, og heldigvis unødvendige. I stedet kan du opprette en tilpasset liste som gjenkjenner den tilpassede rekkefølgen (spesifisert i trinn 2). I Excel 2010, klikk på Fil-fanen, velg Valg (under Hjelp), klikk Avansert i venstre rute, og klikk deretter Rediger tilpassede lister i Generelt-delen ( Figur C ). I Excel 2007, klikk på Office-knappen og klikk på Excel-alternativer. Velg Populært i venstre rute, og klikk deretter på Rediger tilpassede lister i delen Alternativer for arbeid med Excel. Excel 2003-brukere bør velge Valg fra Verktøy-menyen og deretter klikke på fanen Tilpassede lister.

Figur C

Klikk alternativet Rediger tilpassede lister for å lage en tilpasset liste.

4: En måte å lage listen på

På dette tidspunktet er du klar til å opprette den tilpassede listen. Du kan gjøre det manuelt eller velge de sorterte verdiene i et ark. I dette trinnet viser jeg deg hvordan du oppretter listen manuelt. Hvis du vil velge verdiene, hopp til trinn 5.

Skriv inn den første verdien i den tilpassede sorteringsrekkefølgen i listen Oppføringer. I dette tilfellet er det smykker, som vist i figur D. Trykk deretter Enter, ikke Legg til. For å fullføre listen, skriv inn tilleggsverdiene slik du vil ha dem sortert. Bruk figur B som guide, legg til de gjenværende verdiene, og pass på å trykke Enter og ikke Legg til.

Figur D

Gå inn i den egendefinerte listen manuelt.

5: En annen måte å opprette listen på

Hvis den bestilte listen eksisterer i et ark, kan du peke på den. Klikk på valgikonet i alternativet Importer liste fra celler (omkranset i figur D). Hvis listen ikke er på det gjeldende arket, klikker du på den aktuelle arkfanen (kategori, i dette eksemplet). Velg deretter den bestilte listen, som vist i figur E. Til slutt klikker du på valgfanen for å gå tilbake til dialogen.

Figur E

Velg sorteringsverdiene.

6: Legg til listen

Å fullføre listen avhenger av hvordan du skrev inn varene. Hvis du opprettet listen manuelt (trinn 4), klikker du bare på Legg til. Hvis du valgte listen i et ark (trinn 5), klikker du på Importer. Uansett viser figur F den resulterende tilpassede listen (opprettet ved import). Klikk OK to ganger for å gå tilbake til arket.

Figur F

Du har nettopp opprettet en ny tilpasset liste.

7: Start den tilpassede sorteringen

Du er nå klar til å bruke den tilpassede listen til å sortere poster. Hvis du vil sette i gang sorteringen i Excel 2010 og 2007, klikker du hvor som helst i datafeltet og deretter klikker du kategorien Data. Klikk på Sorter i gruppen Sorter og filter. I Excel 2003 velger du Sorter fra Data-menyen.

8: Definer sorteringen ytterligere i Excel 2010 og 2007

Excel 2010 og 2007 viser Sorteringsdialogen, og det er her du velger den egendefinerte listen som din tilpassede sorteringsrekkefølge:

  1. Velg Kategori, kolonnen som inneholder sorteringsverdiene i rullegardinmenyen Sorter etter.
  2. Velg Egendefinert liste, som vist i figur G, fra rullegardinmenyen Bestilling.

Figur G

Velg Egendefinert liste fra rullegardinmenyen Bestill for å få tilgang til tilpassede lister.

Hvis du bruker Excel 2003, velger du Kategori fra rullegardinmenyen Sorter etter og klikker på Alternativer-knappen.

9: Spesifiser den egendefinerte listen

På dette tidspunktet kan du velge fra de egendefinerte listene via dialogboksen Egendefinerte lister. Velg kategorilisten i tilpassede lister-kontrollen og klikk OK. Figur H viser den tilpassede listen som den nye sorteringsrekkefølgen.

Figur H

Etter å ha identifisert den tilpassede kategorien bruker Excel den som ordreinnstilling.

Hvis du bruker Excel 2003, velger du den egendefinerte kategorilisten fra rullegardinmenyen Første nøkkel sortering og klikker OK.

Før du fortsetter, må du angi om datafeltet ditt har en overskriftsrekke. I Excel 2010 og 2007 bruker du alternativet Mine data har overskrifter (omkretset i figur H). I Excel 2003, klikk Header Row eller No Header Row.

10: Sorter

Det siste trinnet er å klikke OK for å sortere dataene etter det spesifiserte feltet, Category, ved å bruke den tilpassede listen. Figur I viser postene sortert deretter. For en synkende sortering trenger du en annen tilpasset liste.

Figur I

Dataene, sortert etter en tilpasset liste.

© Copyright 2020 | mobilegn.com