10 underbrukte Office-funksjoner

Det er et ordtak om at 80 prosent av brukerne bare vil bruke 20 prosent av applikasjonens funksjoner. Dette er sannsynligvis tilfelle for de fleste Office-brukere fordi de ikke vet at funksjonene eksisterer. Når de ser funksjonene i aksjon, bruker de dem. Her er 10 funksjoner som er blant de mest underbrukte, men enkle å implementere funksjonene i Office-pakken. De fleste applikasjoner deler mange av disse funksjonene; Jeg har lagt merke til de som er applikasjonsspesifikke.

1: Lim inn

Eldre versjoner hadde begrensede alternativer for liming. Nå er det flere, og de går langt utover enkel liming. De er tilgjengelige via Lim inn-alternativet i utklippstavlen-gruppen på Hjem-fanen. Lim er i alle applikasjonene, men alternativene er applikasjonsspesifikke og kontekstuelle, som du kan se i figur A.

Figur A

Alternativene er forskjellige, men Lim er tilgjengelig i alle Office-applikasjoner.

Det kanskje mest nyttige trinnet du kan ta er å endre funksjonen til standard. Office beholder kildeformateringen når du limer inn innhold. Hvis du vil deaktivere denne oppførselen eller tilpasse den til din arbeidsstil, åpner du innstillingene som følger:

  • Office 2010: Klikk på Fil-fanen, velg Valg og velg Avansert i venstre rute.
  • Office 2007: Klikk på Office-knappen, klikk på applikasjonsalternativer, og velg Avansert i venstre rute.
  • Office 2003: Velg Alternativer fra Verktøy-menyen og klikk på Rediger-fanen.

I tillegg er Lim en allsidig funksjon som kan utføre beregninger, transponere tekst og mye mer. Hvis du vil lære noen få avanserte limeteknikker, kan du lese 10 kraftige måter å bruke Excel's limfunksjoner på.

2: Nylig

Det er frustrerende å finne en fil når det ikke er der du vet at du legger den. Du kan bruke Windows Search-funksjonen, men den ruten kan treffes eller gå glipp av, og den går tregt. En raskere og enklere måte å finne en tapt fil på er å bruke alternativet Nylig, vist i figur B. Klikk på Fil-fanen og velg Nylig i venstre rute for å se en liste over nylig brukte filer. I 2007 klikker du på Office-knappen.

Figur B

Få raskt tilgang til filer ved å bruke den nylige funksjonen.

Dette området er forbedret i 2010:

  • Klikk på Gjenoppretting av ikke-lagrede dokumenter nederst på skjermen for å gjenopprette nylig ikke-lagrede filer. Det fungerer ikke alltid, men det kan være en livredder når den gjør det.
  • Ikke ignorerer de små knappnålene ved siden av filene. Bruk disse til å feste en fil på listen og hold den der til du løsner den.
  • Til høyre er nylige steder du har besøkt.

Hvis du vil lære mer om denne funksjonen, kan du lese Put Words nyere dokumentliste for å fungere for deg.

3: Maler

Noen brukere gjenoppretter lignende innstillinger hver gang de oppretter et nytt dokument. For øyeblikket er det bare noen få klikk; over tid legger det opp. Når nye filer deler vanlige egenskaper og formater, er det effektivt å lage en tilpasset mal (eller justere standardmal). De fleste brukere vet om maler, men de synes de er litt forvirrende, så de unngår dem. Hvis du vil lære mer om bruk av maler, kan du lese den riktige måten å lage en Word-mal og Endre Excel's standardark for å passe til dine behov.

4: AutoCorrect

AutoCorrect korrigerer automatisk vanlige skrivefeil, for eksempel å bytte ut dette med. Men det er mer med denne funksjonen enn bare å fikse noen få skrivefeil. Du kan bruke den til å legge inn repeterende tekst, symboler og mer. Hvis du vil lære hvordan du bruker AutoCorrect på uvanlige måter, kan du lese Hvordan legge inn symboler ved hjelp av Office AutoCorrect, Fem hurtigtaster for å sette inn piler i et Word-dokument og finpusse en irriterende AutoCorrect-oppføring i stedet for å slette den direkte.

5: Erstatt

De fleste brukere vet hvordan de skal bruke Erstatt, men de skjønner ikke hvor allsidig og kraftig funksjonen er. For eksempel kan du erstatte flere mellomrom med en fane, legge til tekst til en eksisterende setning, endre alle forekomster av kursiv tekst til fet skrift og mye mer. For å gå lenger enn til denne funksjonens grunnleggende bruk, kan du lese 10 kule måter å få mer ut av Words Finn og erstatt-funksjonen. Excel's Erstatt-funksjon er mer begrenset enn Word, men noen av disse tipsene vil også fungere i Excel.

6: Word-stiler

Å bruke stiler kan spare mye tid og sikre konsistens i en organisasjon. Selv om stiler er den mest effektive måten å temme formater på, hater de fleste brukere dem fordi de er litt uregjerlige. Hvis du vil lære mer om stiler, kan du lese Microsoft Word 101: En rask titt på formateringsstiler.

Excel har cellestiler. De er mindre kompliserte å implementere og administrere, men fortsatt underbruk. Artikkelen Bruk en Excel-stil for å identifisere datainputceller forklarer en interessant bruk av cellestiler.

7: Words dokumentkart

Dokumentkart er en del av Word 2010s navigasjonsrute. Figur C viser et enkelt dokuments oversikt. Denne funksjonen reduserer et dokument til overskriftsnoder. Det betyr at du må bruke de innebygde overskriftsstilene for at denne funksjonen skal kunne brukes. Ved å klikke på en node fører du deg til den overskriften i dokumentet, så det er en rask måte å navigere i et komplekst eller langt dokument. Kartet belyser også hvor du er i et langt dokument. I tillegg kan du dra en overskrift på kartet for å flytte overskriften og teksten i dokumentet. Hvis du glemmer denne funksjonen, åpner du navigasjonsruten og lar den være åpen så du husker å bruke den.

Figur C

Bruk overskuddsnoder for å navigere og manipulere et dokument.

Selv om navigasjonsruten ble introdusert med Word 2010, er dokumentkartet tilgjengelig i tidligere versjoner - det er bare ikke fullt så funksjonsrikt. For å vise det i Word 2007, klikker du på Vis-fanen og velger Dokumentkart i Vis / skjul gruppen. Hvis du vil vise det i Word 2003, velger du Dokumentkart fra Vis-menyen.

8: PowerPoint-er satt som standard

Det kan ta litt tid å formatere en form eller tekstboks. Hvis du vil bruke de samme formatene på påfølgende objekter, kan du angi det formaterte objektet som standard for den type objekt. Bare høyreklikk på det formaterte objektet og velg Angi som standardobjekt. PowerPoint vil huske standardformatene til du endrer dem eller lukker presentasjonen.

9: Outlook's søkemapper

En av Outlets mest underbrukte funksjoner er søkemappen. Ved hjelp av denne mappen kan du angi søkekriterier og deretter raskt få tilgang til den filtrerte e-posten på ett sted. Hvis du gjør det, kan du se alle filtrerte meldingene som en helhet, i stedet for å rote gjennom forskjellige mapper. Søkemapper fortsetter å gruppere den filtrerte e-posten til du sletter mappen. For å lære hvordan du bruker denne funksjonen, kan du lese Finn Outlook-meldinger raskt med en søkemappe for alle e-poster.

10: Excel-tabeller

Excel-tabeller er nye for 2007, og de har ennå ikke fått tak i med brukere, til tross for fordelene. Med noen få raske klikk kan du gjøre hvilken som helst datoperiode til en tabell, noe som gjør dataene enklere å manipulere og administrere:

  • Formater ved hjelp av AutoFormat.
  • Sett inn en ny rad, og tabellen utvider formler og formatering.
  • Bruk AutoFilter umiddelbart.
  • Legg til totalt antall rader med et raskt klikk.
  • Bruk tabellnomenklatur for å redusere feil i formler.

Tabeller har begrensninger, men hvis du kan leve med disse begrensningene, gjør tabeller det meste alt du gjør litt lettere. Hvis du vil lære mer om Excel-tabellfunksjonen, kan du lese Put Excel 2007s nye tabellfunksjon som fungerer for deg, bruk Excel-tabeller for hurtigutfylling av automatisk formler og Bruk Excel's tabellnomenklatur for å raskt lage dynamiske formler.

Andre underbrukte funksjoner?

Har du en favoritt Office-funksjon som ingen andre ser ut til å vite om? Del det med andre TechRepublic-medlemmer.

Registrer deg automatisk på TechRepublic's 10 Things nyhetsbrev!

© Copyright 2020 | mobilegn.com