10 måter å forhindre at Excel biter deg i baken

Det er enkelt å lage et ark som fungerer perfekt - med det første. Senere, når du gjør endringer, får du problemer. Ting fungerer bare ikke slik du forventet. Vanligvis er det fordi du har glemt beslutninger som var fornuftige den gangen, men som ikke imøtekommer endringene dine. Du kan redusere fremtidige problemer ved å unngå følgende funksjoner og atferd. Det er ikke noe som er galt med dem, men de kan få vidtrekkende konsekvenser.

1: Unngå å slå sammen celler

Sammenslåtte celler kan hjelpe deg med å ordne verdier på en meningsfull måte, men de kommer med problemer - mange problemer. For eksempel vil Excel ikke bruke kolonneformater på en sammenslått celle med mindre du velger alle kolonnene som inneholder sammenslåingen. I tillegg er det ikke alle celleformater som fester seg når du kobler ut en celle. Du kan ikke sortere en kolonne med sammenslåtte celler. Du kan ikke engang velge et enkeltsøyleområde hvis det er en sammenslått celle i den - prøv videre!

Ikke nøl med å bruke sammenslåtte celler hvis du virkelig trenger dem, men de vil begrense hva du kan gjøre mot cellene og til og med kolonnene som er involvert. I versjoner uten bånd er Center Across Selection et rimelig alternativ til sammenslåing. OPPDATERING: Dessverre er dette alternativet ikke tilgjengelig i båndversjonene av Excel. For å bruke dette formatet i båndversjonene, må du starte dialogruten for justering og klikke på kategorien Justering. Center Across Selection er i den horisontale rullegardinmenyen.

2: Unngå skjulte rader og kolonner

Skjulte rader og kolonner skaper problemer fordi de er skjult! Du kan ikke vurdere hva du ikke kan se, men Excel kan fremdeles evaluere alle disse dataene. Skjulte rader og kolonner forvirrer brukere, fører til at funksjoner og formler tilsynelatende returnerer feil data, og kan til og med spille ødeleggelse med makroer og importoppgaver. Unngå å skjule rader og kolonner med mindre du må.

3: Ikke lagre tallverdier som tekst

Noen numeriske verdier, for eksempel gateadresser, postnummer, telefonnumre og delenummer, kan lagres som tekst fordi du ikke vil vurdere dem i matematiske ligninger. Dessverre er det enkelt å importere numeriske verdier som tekst og ikke vite det. Dette problemet løses enkelt, men noen brukere er ikke klar over at Excel ikke evaluerer alle dataene sine. De vet bare at dataene deres ikke blir riktig.

Å feile numeriske verdier for tekst er vanskeligere å gjøre i nylige versjoner fordi Excel merker dem, som vist i figur A. Når du får inn numeriske data som er lagret som tekst, kan du raskt konvertere dem ved å velge Konverter til nummer. I dette tilfellet er løsningen tilstrekkelig trening.

Figur A

Excel advarer deg når du lagrer tallverdier som tekst. Du kan la dem være som tekst eller konvertere dem.

4: Bruk beskrivende tekst i overskrifter, ikke tall

Unngå å bruke bare tall i toppceller. Du tror kanskje at de er ufarlige, men de kan generere feil du kanskje savner. For eksempel viser figur B et enkelt ark med årene brukt som overskrifter. Men se hva som skjer når du bruker AutoSum for å totalisere de regionale dataene. Det inkluderer headerverdien 2008 i celle B2. Det er en feil du kanskje ikke fanger. Løsningen er enkel: Inkluder alltid alfa-tegn i overskriftetiketter. I dette tilfellet kan du bruke overskriftene FY2008, FY2009, FY2010, og så videre, der FY står for regnskapsåret.

Figur B

AutoSum refererer til topptekstcellen fordi den inneholder en numerisk verdi.

5: Unngå blanke celler, rader og kolonner i et dataområde

Du vil ikke alltid ha en verdi for hver celle, men emnene kan spille ødeleggelser. Mange innebygde funksjoner, for eksempel AutoSum og filtrering, tolker en tom celle som slutten av dataområdet. Hvis tomme celler ikke er i ditt syn når du bruker disse funksjonene, er du kanskje ikke klar over at det evaluerte området ikke er det du forventet. Når tomme celler er akseptable, bør du vurdere å fylle dem med 0 eller annen beskrivende verdi, for eksempel NA.

Denne regelen gjelder for blanke rader og kolonner. Å legge til en blank rad for å skille januar- og februarverdiene kan virke som en god idé. Tross alt ser det fint ut, ikke sant? Det er fremdeles en dårlig idé. Bruk grenser for å skille seksjoner, hvis brukere trenger en visuell ledetråd.

6: Unngå flere flyktige funksjoner

En flyktig funksjon beregner på nytt hver gang det er en endring i regnearket, ikke bare når en referert celle endres. Eksempler på flyktige funksjoner er NÅ (), I DAG (), OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), ROWS () og COLUMNS (). Det gode er at alle disse områdene etter hvert vil bremse arbeidsboken. Alternativet er å legge inn funksjonen et sted i arket og deretter henvise til den cellen i stedet for å slippe den faktiske funksjonen i flere uttrykk.

7: Ikke bruk unødvendig komplekse formler

Noen ganger er formler virkelig kompliserte. Men oftere enn ikke kan du dele dem opp i noen få meningsfulle komponenter. Hvorfor bry seg? For etter hvert vil noen be om dem uansett. Et godt eksempel er en total salgsformel: = (Pris * Mengde) - (Pris * Mengde) * Rabatt + (Pris * Mengde) * Skatt. Hvis du slår det inn, er det sikkert noen som ber om subtotalen, det diskonterte subtotalen, den totale skatten og så videre. De vil se alle trinnene som resulterer i den endelige totalen, akkurat som algebra-læreren din.

8: Unngå matriseformler

Jeg begår sannsynligvis profesjonelt selvmord, men jeg anbefaler ikke bruk av matriseformler i en produksjonsfil med mindre de er absolutt nødvendige. Ja, matriser er superkule, og hvis formålet ditt er å forbløffe og blende folk, kan du vekk unna. På den annen side er matriseformler vanskelig å forstå, så de er vanskelige å feilsøke. Det er minnehogger, de kan være umulige å vedlikeholde, og de brytes lett. De er en booby-felle som bare venter på å komme. Når du forbereder filer for andre, bør du vurdere et alternativ, for eksempel hjelperformler (se nr. 7).

9: Bruk kommentarer

Mange regnearkutviklere er avsky for å bruke kommentarer - de virker nesten fornærmet av ideen. Men kommentarer er en flott måte å knytte informasjon til en celle. Du kan dele informasjon med brukere eller legge til et notat til deg selv som forklarer en beslutning eller spesiell detalj som du kanskje glemmer. De gjør arkene dine enklere å bruke, for brukerne og for deg selv.

10: Ikke forveksle viste verdier med lagrede verdier

Avhengig av formatet du bruker for å vise tallverdier, kan det hende at Excel ikke viser det faktiske antallet du har lagret. Det betyr at formler ofte gir uventede resultater. For eksempel kan du multiplisere verdiene 1 og 2 og forvente at resultatet blir 2. Hvis lagrede tall faktisk er .6 og 2.1, men formatert for å vise heltal, vil du sannsynligvis bli overrasket når uttrykket returnerer 1 eller 1, 26 ( avhengig av formelcellens format).

Excel gjør akkurat det den skal gjøre. Den evaluerer lagrede verdier, ikke de viste verdiene. Det hjelper å bli kjent med dine data og rapporteringsbehov, slik at du kan imøtekomme denne oppførselen deretter.

Andre gotchas?

Hvilke andre handlinger eller beslutninger har du funnet på som forårsaket regnearkproblemer nede i veien? Del dine erfaringer med TechRepublic-samfunnet.

© Copyright 2020 | mobilegn.com