10 måter å redusere avbrudd og holde fokus på på jobben

Mens jeg var på en nylig ferie, påpekte min kone et interessant avsnitt i en bok hun leste: Quiet: The Power of Introverts in a World That Can't Stop Talking, av Susan Cain. Paragrafen refererte til en studie ("Coding War Games") utført av programmerere som fant at erfaring, kompensasjon og tid brukt på å jobbe med et prosjekt var mindre relevant for kvalitetsytelse enn personvern og frihet for avbrudd.

La oss tenke på det et øyeblikk. Evnen til å konsentrere seg var mer betydelig enn hvor mye disse programmererne visste, hvor mye de ble betalt, eller hvor mye tid de investerte i arbeidet.

Min kone brakte dette opp til meg siden hun vet hvordan jeg føler for avbrudd. De ser ut til å ha blitt hyppigere i virksomheten, på grunn av økt arbeidsmengde og presserende problemer - eller kanskje er de et symptom på det øyeblikkelig tilfredsstillelsessamfunnet vi lever i. Det er ikke bare ansiktsløse kollegaer som kan være ansvarlige for avbrudd; de kan også komme fra anerkjente kolleger og venner, noe som gjør problemet mer komplisert og vanskeligere å håndtere.

Min primære jobb innebærer systemadministrasjon, der store deler av dagens arbeid innebærer tekniske nødsituasjoner og break-fix oppgaver for brukere. Avbrudd er ikke bare begrenset til IT-riket. Enhver bransje der flere prioriteringer kan komme i konflikt og overvelde personalet, vil se sin del av "raske spørsmål" og "drive-by-besøk." Skaden påført avbrudd er velkjent; Jeg har sett statistikk som indikerer at kontoransatte blir avbrutt hvert tredje minutt. Dette dreper produktiviteten, øker stressnivået og kan skade helse eller arbeidsforhold hvis du ikke sjekker det. Den ansatte som blir avbrutt, kan føle at det er umulig å få gjort noe med en så uhåndterbar arbeidsmengde. Motsatt kan kundene hans være misfornøyde med mottatt tjeneste - eller mangel på dem - og dermed påvirke alle involverte parter negativt.

Noen avbrudd er gyldige: Administrerende direktør som ikke kan hente den bærbare datamaskinen sin til projektoren i auditoriet 10 minutter før et firmamøte har forrang for den døde monitoren du pakker ut for å bli sendt ut til gjenvinning. Imidlertid kan mange ting folk vil at du skal gjøre med en gang, ikke gjøres, siden du allerede er forpliktet til en like kritisk oppgave. Noen ganger er det bare ikke nok tid på dagen til å få alt gjort når du tar del i det planlagte arbeidet, prosjektene og "slipp alt nå" -forespørsler.

Som svar på dette økende problemet har jeg satt sammen en liste over 10 måter å hjelpe til med å håndtere avbrudd og beholde kontrollen over dagen din. Jeg håper denne listen vil være nyttig for alle som søker å holde arbeidsdagen sin på kurs. Jeg vil understreke at målet her ikke er å unngå arbeid - et avbrudd bør ikke sees på som noen annen oppgave du må prøve å komme deg ut av, som Harry Houdini i en melkedun - men heller å planlegge jobbe så effektivt som mulig.

1: Bruk et offisielt system for billettsalg / forespørsel

Et av favorittordene mine er "Du klarer ikke det du ikke kan måle." Hvis du jobber i et felt som betjener forespørsler fra andre mennesker, må du ha et dedikert system, prosess eller prosedyre for å motta og spore disse forespørslene. Enten det er et kommersielt produkt som Zendesk Help Desk-programvare eller Solarwinds Web Help Desk, en gratis pakke som Spiceworks, eller til og med bare en dedikert postkasse / telefonlinje som ansatte kan be om assistanse, dette er din topp prioritet.

Det er ikke nok å sette opp en forespørselsprosess. Du må dokumentere det og sørge for at alle er opplært i hvordan du bruker systemet (ikke glem nye ansetter). Videre må du forsterke det - og det er her teknologien alene ikke vil være tilstrekkelig. Du må avslå muntlige forespørsler eller besøk fra andre ansatte som prøver å hoppe over å bruke systemet eller på annen måte "hoppe over linjen." Disse forespørslene kan og vil skje på hele kontoret ditt - på kjøkkenet, i gangene, til og med på badet. Hvis du ikke holder deg til mantraet om "vennligst åpne en billett" eller "send e-post til forespørselen, " er systemet ditt meningsløst. Derfor kan det hende du må utvikle en tykk hud og hjelpe andre med å utvikle passende vaner.

Merk: at dette er grunnen til at jeg ikke anbefaler å jobbe ved skrivebordet ditt med hodetelefoner på (eller sette opp et "Ikke forstyrr" -skilt) for å prøve å avskrekke folk fra å avbryte deg. Du kan ikke være på skrivebordet ditt for alltid, og å stenge samfunnet er ikke den beste måten å administrere prioriteringene dine.

2: Kjenn timeplanen din

Så du har et billettsystem i gang og ansatte vet hvordan de kan be om hjelp. Bør være lett å planlegge dagen din, ikke sant? Vel, ikke så fort. Du ber folk om å åpne en billett for assistanse, som de kan høre som: "Så snart vi får din forespørsel, løser vi umiddelbart problemet ditt." Det fungerer bra hvis Joe er den første som ber om hjelp på en rolig torsdag ettermiddag. Det betyr ikke så mye om Joe er i køen bak Tim, Sue, Bill, George, Jacob, Leslie og Ricardo på en travel tirsdag. Folk vil oppsøke deg. Når de kommer for å finne deg midt i noe du ikke kan (eller ikke bør) slippe, må du gi dem beskjed når du kan hjelpe dem. Av denne grunn bør du studere timeplanen din hver morgen og kjenne til dine åpne tidsluker.

Bruk planlagte møter for å hjelpe deg med å utarbeide arbeidet ditt, så hvis noen vil at du skal hjelpe dem med en gang, kan du si: "Jeg er bundet opp nå, men jeg kan hjelpe deg klokka 11." Det fungerer mye bedre enn et vagt "Kanskje senere" eller "Jeg vil gi deg beskjed når jeg er fri." Du kan også be ansatte sende deg møteforespørselen, og det vil hjelpe deg videre med å bane vei for å bruke teknologi til disse oppgavene. Det er jo det det er der, er det ikke?

3: Vær fast og vennlig og ta øyekontakt med besøkende

Å utsette brukere til de åpne sporene i timeplanen din fungerer for mange av dem. Resten vil ærlig talt riste på hodet og si: "Nei, dette vil bare ta deg et øyeblikk" og fortsetter med å prøve å overtale deg til å imøtekomme deres forespørsel. Dette er ikke en personlighetskritikk eller en pessimistisk advarsel, men et ærlig faktum om livet. Som jeg sa ovenfor, er det tidspunkter det kan være gyldig for deg å slippe det du gjør, men det er også tidspunkter der den etterspørselen kan bli til en viljestrid.

Hvis du kommer over som ønsketyktig eller mumler eller ser flau ut, kan det hende du blir dratt inn i et avbrudd mot viljen din, og fremkaller harme og frustrasjon. Jeg har funnet ut at det å være fast og vennlig og holde øye-kontakt med besøkende hjelper enormt. Det bygger rapport og forsikrer brukeren om at du ikke er gretten eller antisosial, og at du forstår hvor presserende forespørselen deres er.

4: Henvis til hva du allerede gjør

Det kan også hjelpe å avverge et avbrudd hvis du gir en kort beskrivelse av hva du jobber med for øyeblikket. Ingen grunn til å gi for mye detalj, men "Jeg gjenoppretter noen tapte filer for Tom, som trenger disse med en gang", er mye mer effektiv enn "Jeg har det for travelt akkurat nå" eller "Du må gjøre det vente." Dette hjelper de besøkende til å se at andre mennesker også står i kø og har like viktige behov; du klager ikke bare på Facebook på din tøffe dag. Hvis dette ikke er tilstrekkelig, må du ta til å si "Nei", men gjør det høflig og uten oppstyr.

5: Flytt til roligere beite

Som med å ha hodetelefoner på skrivebordet mitt, tror jeg ikke at det å jobbe eksternt er en 100% kur for avbrudd. For det første setter det deg en alvorlig ulempe hvis du må dvale andre steder for å få gjort noe. For en annen ting, kan du fremdeles nås på andre måter - for eksempel din mobiltelefon. Du må kunne gjøre jobben din på arbeidsområdet ditt; det skal ikke være et sted du må flykte for å få litt ro.

Når det er sagt, hvis skrivebordet ditt er en magnet for avbrudd, kan det være fornuftig å flytte handlingen på en mer strategisk måte. Hvis du har en 10:00 med Chuck for å jobbe med en oppgave, kan du se Chuck i kuben hans i stedet for å få ham til å komme. Bestill et konferanserom for diskusjoner slik at du blir sikret personvern og kontinuitet. Hvis du jobber med et serverproblem, gjør du det på serverrommet. Hvis du utfører forskning, kan du utføre det på laboratoriet. Målet bør være å fortsette å bevege seg for å sikre at du kan fullføre det du starter i passende sammenheng. Du gjør det på dine vilkår, ikke flykte basert på andres.

6: Strukturer dagen din

Jeg kjenner veldig få IT-fagpersoner som tilbringer noen deler av dagen deres bare å sitte og håpe på noe å gjøre. De fleste av oss kunne lett gruppere arbeidsmengden vår i "ting vi må gjøre nå", "ting vi skal gjøre nå", "ting vi må gjøre på et tidspunkt" og "ting vi kunne gjøre på en regnfull dag." Hvis du kjenner selskapets travle perioder, dine kollegers vaner og dine egne styrker (og svakheter), kan du organisere dagen din slik at avbrudd har mindre innvirkning.

Hvis det for eksempel er dødt mellom 15 og 17 på fredag ​​ettermiddag, er det et perfekt tidspunkt å utføre den serveroppgraderingen uten mye risiko for å måtte stoppe i midten for å svare på en annen situasjon. Hvis det er kaotisk klokka 9 mandag, kan du utpeke de to første timene av dagen til å håndtere kriser, slik at du er forberedt på å multitaske og skynde deg. Hvis du alltid er søvnig etter lunsj, kan du prøve å gå rundt og jobbe med planlagte forespørsler da, i stedet for å nikke på skrivebordet ditt. Dette er et kjent produktivitetstips, men det gjelder også enkeltoppgavene (som er hva ethvert arbeid uten avbrudd bør innebære).

7: Fortsett med kommunikasjonen

En av de viktigste grunnene til at kolleger kan henvende seg til deg, er å finne ut om du har mottatt e-post / telefonsvarer / direktemelding. (Dette er en kodesetning for "Jobber du på forespørselen min ennå?". Jeg har funnet ut at du svarer på disse så snart som mulig - selv med "Opptatt nå; send meg en møteforespørsel til klokka 10:30" - fungerer underverker. Det holder ansatte informert og i loopen og reduserer sjansen for at de vil måtte ty til et ansikt til ansikt for å få en statusoppdatering (om hva som skal være en offisiell billett / forespørsel, selvfølgelig). det samme for pågående arbeid, slik at det ikke er noe svart hull mellom deg og kunden.

Trikset her er ikke å sveve over innboksen din på en obsessiv måte å prøve å legge e-post til side som kan føre til et avbrudd. Det er klart at du ikke kan utføre andre oppgaver veldig bra hvis du stadig reagerer på "ding" av en ny e-post. Jeg anbefaler planlagte e-postkontroller (si hvert 15. eller 30. minutt, avhengig av intensiteten i arbeidet ditt). Talemeldinger og direktemeldinger kunngjør selvsagt mer vedvarende. Finn balansen slik at du ikke spiller knoll-mole eller unødvendig skifter gir.

8: Tren en partner

Når du sier til Ted at du ikke kan stoppe det du gjør og ivareta oppgaven hans, kan jeg nesten garantere deg at hans første svar vil være "Vel da, hvem andre kan?" Hvis du er en IT-butikk for en, eller en spesialist i teamet ditt, kan du finne deg selv å bli tvunget til å sauende svare: "Ingen - det er bare meg." Det hjelper ikke noe særlig og kan faktisk intensivere trusselen om avbrudd siden du nå er en verdsatt vare.

Tren om mulig en partner på forhånd slik at du har en annen ressurs tilgjengelig. Jeg er klar over at dette kanskje ikke er mulig. Hvis du er den fyren eller jenta som kjenner Exchange 2010, vil en postkassedatabasefeil rulle deg uansett hva. Men det betyr også at du er den fyren eller jenta som ikke får ferie. Det er ikke jobbsikkerhet når du er den eneste som vet hvordan du gjør noe; det er jobbslaveri. Det gjør verken deg eller selskapet noe bra å være den eneste som forstår hvordan noe fungerer, så prøv å finne noen du kan veilede til å dele kunnskapen med. Gjør dette mens det er stille, slik at når ting blir gale partneren din kan stå inne for deg og hjelpe.

9: Overvurder tiden du trenger

Når du budsjetterer tid for arbeidsdagen din, må du ta hensyn til Murphys lov. Nye ansikter, ivrige unge universitetsgrader kunngjør kanskje begeistret at de kan bygge 10 virtuelle maskiner mellom frokost og lunsj, men erfarne proffer vet at det tar mer enn bare å multiplisere et halvtimes estimat med 10 og deretter lykkelig kunngjøre at alt vil gå bra. Du får problemer med OS, problemer med lagringsplass, bisarre nettverksavvik og feil oppførsel av applikasjoner. Du blir desorientert, trenger en pause eller må dobbeltsjekke arbeidet ditt. Og når oppgaven fremdeles er ferdig og du må stoppe for å gjøre noe annet, vil du oppdage at dagen din har blitt til en bunke med gummikuler kastet opp i luften, hvor du nå blir tvunget til å hoppe rundt prøver å fange hver og en.

Jeg sier ikke bare blindt dobbelt så mye tid du tror du vil trenge for en oppgave. Du skal heller ikke pigeonhole deg selv som personen som alltid sier "X" vil ta tre timer når det virkelig tar en time; Dette vil gi mistanke og manglende tillit. Hvert prosjekt er forskjellig, og variablene som er involvert kan gjøre det vanskelig å estimere tilstrekkelig tiden det vil ta. Erfaring vil være nødvendig og prøve og feiling garantert. Men hvis du har fire gjøremål du MÅ gjøre i dag, og den første trekker for lenge, er sjansen stor for at du vil bli trukket i retning av de tre andre hvis det er menneskelige interessenter som er involvert. Det er demoraliserende å måtte fortsette å presse arbeidet til en annen dag eller omplanlegge møter.

10: Få kjøp av manager

Manager support er det mest kritiske elementet i alle disse tipsene, og grunnen til at jeg inkluderte det på slutten er at det må dekke de ni første. Uten manageravtale om disse strategiene (ikke bare manageren din, men andre i organisasjonen), har planen ingen hjul. Videre må lederen din være forberedt på å gå for å slå for deg når tidene blir grove og du har blitt omgjort til et tau i et spill med dragkamp. Enten det omfordeler arbeidet med å balansere belastningen, skyve tilbake mot andre ledere som ønsker å omorganisere prioriteringene dine, eller rolig håndtere klager fra kunder som følte at du ikke raskt imøtekommer deres behov, må lederen din være på din side. Lederen din kan også være i stand til å tilrettelegge for at flere ansatte blir ansatt for å avlaste deg eller oppfordre til trening for brukere der det er nødvendig.

Hva om du ikke har lederstøtte? Hva om sjefen din lar alle som kommer med å gripe fokuset ditt og kapre dagen din? Ikke vær redd for å ta det til HR. De er der for å håndtere ansattes relasjoner, og du bør ikke bekymre deg for å "tulle" eller "være illojal." Selv om det er slik du blir oppfattet, er det fortsatt bedre enn å være midt i en situasjon uten støtte fra den personen du rapporterer til.

Konklusjon

Avbrudd vil sannsynligvis alltid være en livsstil til en viss grad. Dette samfunnet beveger seg for raskt til å la enhver mos vokse, og press kan komme fra alle retninger. Disse tipsene er basert på å forutse presset og finne måter å omdirigere det i mer meningsfulle retninger slik at du kan beholde kontrollen over arbeidet ditt. Det er viktig å være fokusert, ikke bare for dine egne prioriteringer, men også for selskapets.

Det er bra at folk konkurrerer om oppmerksomheten din (dette gjør deg til en eiendel). Men det er viktig å huske at du bare kan gjøre en ting om gangen. Andre løsninger for å redusere distraksjoner (både eksterne og interne) inkluderer trening, meditasjon og riktig hvile. Hold deg oppdatert om endringer i ditt felt, så du ikke snubler over nye utviklinger. Sist, men ikke minst, ikke glem å delta i sunn sosialisering med dine kollegaer, slik at de kan se deg som en medperson og ikke en oppgave-sjonglering-automat!

Registrer deg automatisk på TechRepublic's 10 Things nyhetsbrev!

© Copyright 2020 | mobilegn.com