Bygg en tilpasset Gantt-kartvisning i Microsoft Project

Antall visninger i planleggingsdataene til Microsoft Project kan være overveldende. De leverte visningene på Microsoft Project-visningsfeltet inkluderer Gantt-diagrammet, ressursbruk, oppgavebruk og ressursgrafavisninger. Når du kombinerer disse visningene med oppføring-, kostnads-, sporings- og varianstabellene, kan det bli forvirrende.

Nybegynnere prosjektledere avhjelper dette problemet ved å legge til hver kolonne med data de noensinne vil trenge i Gantt-kartvisningen. Sluttresultatet er at det er for mange kolonner i en visning, og det skaper overbelastning av informasjon. Det blir raskt vanskelig å navigere, skrive ut og administrere prosjektdataene ( figur A ). (Jeg har arvet prosjektplaner som hadde mer enn 20 kolonner i en enkelt Gantt-kartvisning.) Figur A

Denne Gantt-kartvisningen har for mange kolonner. (Klikk på bildet for å forstørre.)
En løsning er å lage en tilpasset visning som gir kjerneplandataene som trengs for å definere, spore og oppdatere prosjektplanen. De siste årene har jeg brukt en tilpasset visning kalt myGantt som inneholder alle dataene jeg trenger for å oppdatere prosjektets fremdrift og spore prosjektplanen ( figur B ). Figur B

En titt på myGantt-visningen. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Du kan lage din egen myGantt-visning ved å følge disse trinnene.

Lag et sett med tilpassede tabeller og visninger basert på de leverte oppførings- og sporingstabellene

Ved å lage egendefinerte tabeller og visninger, importerer du de samme dataene og fremdeles kan bytte tilbake til det leverte Gantt-diagrammet og standard tabeller. Hvis du ikke oppretter et eget sett med tabeller og visninger, vil endringer du gjør i de underliggende tabellene påvirke standardvisningene i Microsoft Project.

  1. Gå til Vis | Tabeller | Flere tabeller og velg inngangstabellen.
  2. Klikk på Kopier og gi nytt navn til tabellen til myEntry ( figur C ).
  3. Klikk på OK-knappen.
Figur C

Dette er myEntry-tabellen.
Lag et tilpasset myTracking-bord
  1. Gjenta trinn 1-3 fra forrige seksjon og bruk sporingstabellen.
  2. Rediger tabellen for å inkludere disse feltene: Navn, Faktisk start, Faktisk slutt, Baseline Start, Baseline Finish, % Complete, Faktisk Varighet, Rest Varighet, Baseline Varighet. Hvis du sporer innsatsstyrte oppgaver, bør du ta med Faktisk arbeid og Grunnarbeid.
  3. Klikk på OK-knappen.
Opprett en tilpasset myEntry-visning
  1. Gå til Vis | Flere visninger.
  2. I dialogboksen Vis definisjon, skriv inn myEntry for Name, velg tabellen myEntry, sett gruppen til No Group og sett filteret til Alle oppgaver. Klikk på OK-knappen. ( Figur D )
Figur D

myGantt View Definition-dialogboksen.
Lag en tilpasset myTracking-visning
  1. Gjenta trinnene ovenfor og bruk myTracking-visningen.
Lag en myGantt-kombinasjonsvisning

Kombinasjonsvisningen deler Microsoft Project-arbeidsområdet i to paneler; Dette lar deg se oppføringen og sporingsdataene i én visning.

  1. Gå til Vis | Flere visninger | Ny.
  2. Skriv inn myGantt for Name og velg myEntry for toppvisningen og myTracking for de nederste visningene som vises ( figur E ).
Figur E

myGantt View Definition-dialogboksen.
  1. Merk av for Vis i meny.
  2. Klikk på OK-knappen.
Test synet ditt

Ved å klikke på avkrysningsruten Vis i meny, bør du se myGantt-visningen i visningsfeltet og i visningsmenyen.

  1. Gå til Click On View | myGantt. MyGantt-visningen fra figur B vises.

Med denne visningen kan du klikke på en oppgave i den øvre vindusruten og se alle relevante sporingsdata i den nedre ruten. Ved å utheve flere oppgaver, vil du motta all nøkkelinformasjonen du trenger for å spore timeplanen din.

Primær fordel

Den viktigste fordelen med denne myGantt-visningen er hvor mye tid du sparer ved å veksle mellom forskjellige visninger og sette inn eller skjule forskjellige kolonner. Med en kombinasjonsvisning er prosjektlederen i stand til å se basislinjedatoer, de faktiske datoene og virkningen av disse datoene på den forventede planen. Ved hjelp av denne enkle kombinasjonsvisningen kan du registrere den faktiske varigheten og den gjenværende varigheten for å generere en objektiv prosent fullført. Det støttende Gantt-diagrammet kan fremdeles formateres for å vise den kritiske banen eller andre grafiske diagrammer for veiviseren for Gantt-diagrammer. Du kan også endre de øvre og nedre vindusruter basert på sporing eller ressursutnyttelsesbehov. Siden du opprettet tilpassede objekter, kan du enkelt gå tilbake til de originale visningene ved å klikke på Gantt-diagramikonet og fjerne den delte visningen.

Du kan endre de øvre og nedre vindusruter basert på sporing eller ressursutnyttelsesbehov. Siden du opprettet tilpassede objekter, kan du enkelt gå tilbake til de originale visningene ved å klikke på Gantt-diagramikonet og fjerne den delte visningen.

Innovate

Nå som du forstår hvordan du tilpasser Microsoft Project, oppfordrer jeg deg til å oppdage nye måter å se prosjektdata på. Hvis du har utviklet innovative synspunkter som du vil dele med fellesskapet, vennligst detaljer dem i diskusjonen.

Få ukentlige PM-tips i innboksen din TechRepublic's IT Project Management nyhetsbrev, levert på onsdag, tilbyr tips for å hjelpe prosjektledere og deres team i rute.

© Copyright 2020 | mobilegn.com