Utvikle et estimat nedenfra og opp med Matchware MindView

I min forrige TechRepublic-artikkel beskrev jeg hvordan jeg kan estimere kostnader på tvers av et prosjekt ved å bruke en ovenfra og ned-tilnærming med en fordelingsmetode. Top-down estimering og tildeling er nyttig når du estimerer lignende prosjekter; Imidlertid vil et bottom-up-estimat gi et mer nøyaktig estimat. Avveiningen med et bottom-up-estimat er tiden som kreves for å dypdykk kravene og estimere de lavere nivåene i arbeidsoppdelingsstrukturen (WBS).

I denne opplæringen skal jeg vise deg hvordan du kan utvikle et estimat fra nedenfra og opp ved å bruke Matchware MindView Business-utgavens opprullingsfunksjon.

Åpne WBS

Jeg vil bruke samme WBS (se figur A ) som jeg gjorde i forrige veiledning, bortsett fra at jeg vil estimere kostnader på det laveste nivået. (Du trenger MindView for å åpne WBS-filen, så last ned tankekartprogramvarens evalueringskopi og følg med.) Figur A

Bruk denne prøven WBS. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Trinn 1: Utvid hele WBS

For å kunne foreta et bottom-up-estimat, må vi vurdere kostnadene på det laveste nivået av WBS.

  1. Åpne MindView og den vedlagte prøven WBS.mvdx-fil.
  2. Gå til Vis | for å utvide WBS Detaljnivå | Vis alle nivåer ( figur B ).
Figur B

Utvid WBS. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Trinn 2: Tildel prosjektkostnadene på det laveste nivået av WBS

Neste trinn er å tilordne prosjektkostnader, starter på det laveste nivået av WBS.

  1. I implementeringsgrenen navigerer du til portkonfigurasjonsnoden og klikker på den.
  2. Klikk kategorien Beregning.
  3. Angi budsjett for grenverdien.
  4. Tildel en verdi av $ 30 000 .
  5. Gjenta denne prosessen for hver node i implementeringsgrenen (figur C ).

Når grenverdiene er tildelt på det laveste nivået, bruker vi en unik opprullingsfunksjon i MindView for å beregne totalen på nodenivået.

Figur C

Tildel prosjektkostnadene. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Trinn 3: Tilordne en SUM-formel til sammendragsnoden

  1. Klikk på HR Operations-noden i implementeringsgrenen.
  2. I stedet for å tildele en numerisk verdi, skriver du inn ordet SUM ( figur D ). Dette vil summe alle budsjettgrenverdiene i alle underfilialene under HR Operations.
  3. Gjenta denne prosedyren for alle nodene i implementeringsgrenen.
Figur D

Tildel SUM til budsjettfeltet. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Trinn 4: Tildel SUM-formelen til implementeringsnoden og noden på toppnivå

Neste trinn er å tilordne den samme formelen til implementerings- og rot-ERP-implementeringsnoden.

Ved å tilordne SUM-formelen til hver node, bygger du raskt en automatisk opprulling basert på dataene på det laveste nivået ( figur E ). Hvis du vil velge spesifikke noder, kan du klikke på en node, trykke på Ctrl og deretter klikke på andre noder. Hurtigdata-panelet vil vise sum-, gjennomsnitts-, min-, maks- og telleverdiene basert på antall valgte noder. Figur E

Vis samle prosjektkostnader. (Klikk på bildet for å forstørre.)
MindViews grenverdi er en unik funksjon som inneholder fullt funksjonelle formler som hjelper prosjektledere med å forutsi budsjetter, spore kostnader og estimere arbeid. Ved å tildele budsjettverdier på tvers av WBS og rulle opp verdiene, kan du raskt beregne et bottom-up-estimat. Når implementeringsnoden er fullført, bruker du de samme formlene og tildeler verdier til alle de andre nodene i WBS. Når du er fullført, bør du ha et estimat som ligner på figur F. For visningsformål rulles WBS opp til det andre detaljnivået. Figur F

Du har nå et fullført WBS med totalt kostnadsoverslag. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Jeg bruker ofte bottom-up-tilnærmingen med MindView for å utvikle detaljerte estimater. Selv i dette eksemplet er WBS bare definert til tre nivåer, selv om jeg anbefaler å gjøre ytterligere definisjon for å forbedre estimeringsnøyaktigheten. Den største avveiningen er hvor mye tid et team bruker på å planlegge og estimere kostnader i forhold til å finansiere et høyt nivå estimat og starte prosjektet. Å bruke en WBS for enten et ovenfra og ned eller et bottom-up estimat er et nyttig verktøy i prosjektlederens verktøysett.

© Copyright 2020 | mobilegn.com