Eksporter prosjektdata for fremtidig innsatsestimering

I min forrige kolonne forklarte jeg hvordan jeg kan bruke prosjektdata for å utvikle en bedre estimeringsmatrise. Den viktigste fordelen med å spore den faktiske prosjektinnsatsen og sammenligne den med de opprinnelige prosjektanslagene er at du kan avgrense estimeringsmatrisen for fremtidig analog top-down estimering. Selv Agile-entusiaster vil verdsette denne tilnærmingen for sin neste runde med å planlegge poker, ettersom innsatsestimatet er basert på tidligere erfaring med lignende typer arbeid.

Jeg ga en veldig enkel estimeringsmatrise basert på de vanlige RICEF-leveransene av rapporter, grensesnitt, konvertering, forbedringer, skjemaer og skjermer i figur A. Du kan finjustere denne matrisen ytterligere ved å analysere prosjektdataene fra Microsoft Project-planen din. Hvis du følger de åtte trinnene som er beskrevet nedenfor, vil du knuse tallene i løpet av noen få minutter. Figur A

Klikk på bildet for å forstørre det.

Trinn 1: Konfigurer estimeringstabellen

Jeg kunne skrive flere artikler om hvordan du effektivt kan tilpasse Microsoft Project med dine egne tabeller, visninger og kart; Det er imidlertid enklere hvis du laster ned denne prøven Microsoft Project-filen (Eksempelplan med myEstimates.mpp) og kopierer de aktuelle objektene til Global.mpt-filen.

Etter at du har lastet ned prøveplanen, følger du disse trinnene:

  1. Åpne prøveplanen med filen myEstimates.mpp.
  2. Velg Verktøy | Arrangør.
  3. Klikk på Tabeller-fanen, klikk på myEstimateComparison-tabellen og klikk på Kopier-knappen. Dette vil kopiere denne tilpassede tabellen til PC-en din, hvor du kan bruke den til andre prosjektplaner.
  4. Klikk på Felt-tabellen, og følg de samme trinnene for å kopiere Estimeringskategori, Oppgavekompleksitet, Oppgavekategori og Inkluder estimeringsfelter til Global.mpt-filen. Disse feltene kartlegges til henholdsvis Text28, Text29, Text30 og Flag20. Hvis prosjektplanen din for øyeblikket bruker disse feltene til andre formål, må du tilpasse feltene ved å bruke Verktøy | Tilpass funksjonen i Microsoft Project.
  5. Klikk på Kart-fanen og kopier myEstimates-kartet til Global.mpt-filen.

Trinn 2: Tildel oppgavekategori til oppgaver

Når prosjektfeltene, tabellen og eksportkartet er kopiert til din lokale PC, åpner du prosjektplanen. Klikk på visningen Gantt Chart og bytt til tabellen myEstimateComparison. Den tilpassede tabellen ble opprettet for å gjenskape viktige Microsoft Project-felt uten å endre kjernetabellen i Microsoft Project.

Følg disse trinnene for å bytte tabell:

  1. Velg Vis | Bord.
  2. Velg tabellen myEstimateComparison.
Hvis tabellen ikke vises i menyelementene, klikker du på Flere tabeller-knappen og velger tabellen. Du skal se en tabell som ligner på figur B med blanke verdier. Figur B

Klikk på bildet for å forstørre det.
Standardfeltet Oppgavekategorier inkluderer disse verdiene: Rapport, grensesnitt, konvertering, forbedringer, skjema og skjerm. Hvis du vil endre disse verdiene, klikker du bare på Verktøy | Tilpass | Felt og endre tilpassede attributter ( figur C ). Figur C

Finn nøkkeloppgaven du vil spore i prosjektplanen din og tilordne en oppgavekategori fra rullegardinmenyen.

Trinn 3: Tildel estimeringskategori

Feltet Estimeringskategori inkluderer krav, test, kode og distribusjon gyldige verdier; Du kan endre disse verdiene for å imøtekomme systemenes utviklingslivssyklus. Feltet Estimation Category brukes til å identifisere tidsbruken i spesifikke faser for viktige leveranser.

Trinn 4: Tildel oppgavekompleksitet

Oppgavekompleksitetsfeltet består av lave, mellomstore og høye verdier. Avhengig av estimeringsmetoden din, kan det være lurt å legge til verdier for mindre eller større arbeid.

Trinn 5: Angi flagget Inkluder estimering

Feltet Inkluder estimering brukes som et filter, slik at du kan se alle viktige oppgaver eller leveranser du vil spore i Microsoft Project eller i et regneark. Du må sette Inkluder estimering-flagget til Ja eller Nei.

Trinn 6: Gjenta for hver av RICEF-leveransene du vil spore for fremtidig estimering.

Trinn 7: Eksporter til Excel ved hjelp av myEstimates-kartet

Det er enkelt å eksportere data fra Microsoft Project til Excel eller et annet format. Siden du allerede har myEstimates-kartet, kan du lagre filen som en Excel-eksport med bare noen få klikk.

  1. Velg File | Lagre som.
  2. Velg Excel Work Book (* .xls), skriv inn et filnavn og klikk Lagre.
  3. Når dialogboksen Eksporter veiviser vises, klikker du Neste.
  4. Klikk Neste.
  5. Velg alternativknappen Bruk eksisterende kart.
  6. Klikk på myEstimates-kartet ( figur D ).
  7. Klikk på Fullfør.
Figur D

Trinn 8: Eksporter til Excel ved hjelp av myEstimates-kartet

Åpne de eksporterte dataene i Excel, og du kan filtrere etter estimeringskolonnene for å analysere varighetene ytterligere. Oversettelsen fra de rå Microsoft Project-dataene til din estimeringsmatrise krever bare litt datamanipulering. Programmerere vil bli fristet til å skrive makroer for å oppdatere estimeringsregnearkene, selv om jeg anbefaler prosjektledere å inspisere varighet og innsatsdata og ta beslutninger om hvor de skal justere estimeringsmatrisen.

Få ukentlige PM-tips i innboksen din TechRepublic's IT Project Management nyhetsbrev, levert på onsdag, tilbyr tips for å hjelpe prosjektledere og deres team i rute.

© Copyright 2020 | mobilegn.com