Hillary Clinton e-postklaff lærer kritiske leksjoner om IT-politikk

Bilde: Matt Elliott / CNET

New York Times avslørte tidligere denne uken at tidligere amerikanske utenriksminister Hillary Clinton brukte hennes personlige e-postkonto for å drive regjeringsvirksomhet, i strid med flere regjeringspolitikker. Videre, ifølge The Times rapportering, hadde Clinton ikke en offisiell e-postkonto fra regjeringen.

Flere påfølgende rapporter har indikert at Clintons personlige e-postkonto ga myndigheters sikkerhet. Ved å bruke en personlig konto unngikk imidlertid registrering av korrespondansen hennes, en viktig og lovmessig prosedyre som gir oversikt over alt fra fremtidige undersøkelser og tilsyn, til å la kommende generasjoner historikere studere regjeringens politikk basert på korrespondansen til våre valgte og utnevnte tjenestemenn.

Denne avsløringen er sannsynligvis altfor kjent for IT-ledere, som kanskje har å gjøre med hundrevis av ansatte, hvorav noen kanskje bruker alt fra Dropbox til Gmail for å omgå IT-policyer.

Bevaring av den "historiske posten"

Selv om det ikke er sannsynlig at selskaper vil snu troves av utøvende korrespondanse til historikere på et tidspunkt i fremtiden, er e-post fortsatt det de facto kommunikasjonsmidlet mellom interne og eksterne partier. Hvis du tviler på viktigheten av e-postarkiver, kan du gå gjennom eventuelle rettsaker som involverer et stort selskap det siste tiåret, og du vil sannsynligvis finne e-postmeldinger som sentrale bevis i saksgangen. E-postarkiver kan også være kritiske internt, for alt fra å løse leverandørkonflikter til nokså etterforskning av HR-relaterte forhold.

De ledende e-postplattformene støtter alle arkiveringsfunksjonalitet, og med billig lagring og kraftige søkefunksjoner, er de tekniske aspektene ved arkivering grei. Vær imidlertid oppmerksom på beinet

al og omdømme aspekter ved arkivering. Selv om det kan være teknisk enkelt å aktivere arkiver for alle i selskapet og beholde alle e-poster i flere tiår, er det bekymringer langt utover harddiskplass.

For Clinton er det som offentlig tjenestemann en klar motivasjon for å fange opp og bevare all kommunikasjon, men for de fleste selskaper kan et omfattende arkiv være et ansvar så mye som det kan være en eiendel. Etter å ha konsultert det juridiske teamet ditt, arbeid minst mulig med HR for å utdanne ansatte om hva som arkiveres og riktig e-postetikette.

Sikre etterlevelse

Den kanskje største utfordringen for IT-avdelingene er at arbeidsgivere ikke lenger er den teknologileverandøren som velges for de fleste ansatte. Under fremveksten av bedriftens IT var det rett og slett ikke kostnadseffektivt eller mulig for en enkelt person å utstyre seg med et halvt dusin sterkt tilkoblede dataenheter, eller å skaffe alt fra en e-postkonto til et fullstendig CRM-system med litt mer enn fem minutter og litt grunnleggende informasjon.

Siden mange av disse tjenestene er enklere å bruke enn tilsvarende selskap, vil du sannsynligvis oppleve ansatte som ikke en gang ber om en firmakonto, for ikke å gi fra seg det foretrukne e-postsystemet. Videre blir mange ansatte stadig mer lik politikere ved at de migrerer mellom jobber hvert par år, og unngår for mye tilknytning til deres nåværende arbeidsgiverinfrastruktur. Akkurat som utenriksdepartementet ser ut til å ha antatt Clinton ville skaffe seg en e-postkonto fra myndighetene, er det sannsynlig at mange selskaper gjør lignende antagelser til skade for dem.

Å håndheve etterlevelse kan virke som en tunghendt affære, men i de fleste tilfeller kan det gjøres relativt smertefritt, spesielt når du behandler ansatte som pålitelige voksne og unngår å lage en hundre sider lang manual for "Thou Shalt Not" -policyer og prosedyrer. Bygg grunnleggende IT-relaterte sjekker og avveininger i dine ansattes ombord- og offboard-prosedyrer. Hvis bedriften din ofte arbeider med entreprenører og vikarer, kan mye av dette arbeidet allerede være fullført, og kan tilpasses ansatte som i økende grad ser ut som vikarer. Forklar nye ansatte at arkiverings- og journalføringsevnen til bedrifts-e-post er like viktig som evnen til å utveksle meldinger, og at en oversikt over kommunikasjonen deres er like kritisk for å beskytte selskapet som for å gi de ansatte sikkerhetsmerker og forventer at de låser inngangsdøren.

Det påhviler IT-avdelingen å sørge for at hver nye ansatt får en e-postkonto, og mottar beskjeden om at e-post som er levert av selskapet er et viktig verktøy, både for å lette kommunikasjonen og gi en historisk oversikt over kommunikasjoner som er gjort på selskapets vegne . Vi kan ikke lenger anta at ansatte med glede vil ta i bruk bedriftsverktøy, ettersom mange vil komme til dørstokken med foretrukne e-postkontoer og andre IT-verktøy på slep.

Selv om du kanskje ikke har å gjøre med en mulig presidentkandidat, vil du sannsynligvis møte sterke personligheter som stiller spørsmål ved hvorfor de må bruke et potensielt underordnet verktøy fra selskapet. Ved å bruke gjennomtenkte retningslinjer og behandle dine ansatte på respekt, vil du sannsynligvis unngå viktige hull i ditt eget "historiske arkiv."

Les også

  • Hillary Clinton skygger IT mainstream (ZDNet)
  • Pro tip: Arkivere e-post i Android Inbox-appen (TechRepublic)
  • Last ned: Elektronisk oppbevaringspolicy (Tech Pro Research)
  • Ebook: IT Professional's Guide to Policies and Prosedures, fjerde utgave (Tech Pro Research)

Ansvarsfraskrivelse: TechRepublic, ZDNet og Tech Pro Research er CBS Interactive egenskaper.

© Copyright 2020 | mobilegn.com