Hvordan lage en logg for endringsforespørsel for prosjektet ditt

Getty Images / iStockphoto

En logg for endringsforespørsel brukes til å dokumentere alle endringene som etterspørres av enhver interessent, på et hvilket som helst stadium i et prosjekt.

Det er viktig å ha en oversikt over alle endringer fordi det hjelper deg å sikre at alle forespurte endringer i det opprinnelige prosjektomfanget blir analysert, godkjent eller avvist, grundig dokumentert og sporet. Dette gir alle interessenter - inkludert prosjektgruppen - en måte å tydelig identifisere hva som kan ha endret seg innenfor et prosjekt, når det skjedde, og hvorfor. Endringsforespørselsloggen kan være avgjørende for å sikre at kontraktsmessige krav blir bekreftet og bevismateriale presentert (om nødvendig) for endringene i det opprinnelige omfanget.

Endre forespørselsloggkomponenter

Selv om alle forespørsler om prosjekt- og prosjektendring kan være forskjellige, bør typen informasjon nedenfor vises regelmessig i de fleste endringsforespørselslogger.

1. Et identifikasjonsnummer for endringsforespørsel

Dette er en unik nøkkel for hver forespørsel som gjør det enkelt å søke og finne endringsforespørsler når det er flere som kan være like. Det sikrer også at alle teammedlemmer og interessenter kan være sikre på hvilken endringsforespørsel en eventuell diskusjon gjelder.

2. Type endringsforespørsel

Dette er med på å kategorisere endringsforespørselen på en måte som gjør det relevant for prosjektet, for eksempel funksjon, rolle eller andre kriterier.

3. Endringen som blir bedt om

Dette bør inneholde en detaljert beskrivelse av den nøyaktige endringen som blir foreslått.

4. Hva har utløst forespørselen

Som det vil bli beskrevet nærmere nedenfor, utløser noe alltid en endringsforespørsel. Å ha innsikt i triggerne kan hjelpe godkjenneren med å bestemme behovet og betydningen av endringen.

5. Virkningen på prosjektet

Før du bare ber om en endring, er det viktig å gjøre noen analyser om hva virkningen forventes å bli, og hvordan det vil endre prosjektet og resultatene. Forespøreren om endringen bør gi noe av dette, men andre medlemmer av teamet og interessenter kan også trenge å komme med.

6. Annen nøkkelinformasjon

Dette inkluderer følgende:

  • Datoen forespørselen ble mottatt
  • Som ba om endringen
  • Status for forespørselen
  • Hvem godkjente (eller avviste) forespørselen
  • Årsaker til godkjenning eller avvisning
  • Handlinger som kreves

Sammen hjelper denne nøkkelinformasjonen interessenter, prosjektgrupper og sponsorer til å følge med på hva som har endret seg i et prosjekt, når det endret seg, og enda viktigere, hvorfor endringen var nødvendig.

Faktorer som utløser endringsforespørsler

Det er alltid noe som ber om en forespørsel om endring av et prosjekt. Her er noen vanlige:

1. Feil forutsetninger

Et eksempel på en feil antagelse kan være noe som å anta at alle ledergrupper i avdelingen vil være tilgjengelige for å vie 20 timer per uke til et prosjekt, men de er bare tilgjengelige 10 timer per uke. Dette vil påvirke prosjektets tidslinje og kan utløse behovet for en forespørsel om omfangsendring.

2. Kundens krav

Kundenes endrede behov er en vanlig trigger for omfangsendringsforespørsler. Kunden kan ha et sinneskifte i ønsket retning på grunn av interne eller eksterne faktorer.

3. Ressursbegrensninger

Faktorer som talentmangel kan hemme evnen til å levere prosjektløfter betydelig, og dette kan utløse behovet for å revurdere og skalere prosjektmålene tilbake.

4. Budsjettmessige begrensninger

Dette er ofte en faktor ettersom kunder kan ha en høy liste med stadig skiftende mål og leveranser, men deres evne til å dekke sine mål tilstrekkelig kan krympe over prosjektets livssyklus.

5. En endring i driftsstrategi

Dette kan føre til et skifte i prioriteringer av portefølje, program og prosjekt, og utløse behovet for å avskalere eller avbryte noen mål eller krav helt.

6. Teknologiske fremskritt eller hull

Ny teknologi eller mangel på teknologi kan ha en positiv eller negativ innvirkning på hvordan prosjekter blir utført, for eksempel med et nytt programvareverktøy som må integreres. Selv den minste endring av en prosess kan utløse behovet for en endringsforespørsel.

7. Lovkrav eller juridiske krav

Dette er ofte uforutsette overraskelser som tvinger organisasjoner til å endre pågående prosjekter, noe som får behov for endringsforespørsler som kan påvirke ulike områder av virksomheten. Bare tenk på den nylige effekten av EUs generelle databeskyttelsesforordning!

8. Feil eller mangler

Dette kan også være en uvelkommen forekomst som kan utløse endringer i hvordan prosjektgruppen vil oppfylle kvaliteten på leveransene.

Avhengig av bransje, prosjektkompleksitet, prosjektstørrelse, geografisk beliggenhet og organisasjonsstruktur, blant annet, kan det være andre faktorer som spiller inn i behovet for en forespørsel om endring.

Executive Briefing Nyhetsbrev

Oppdag hemmelighetene for suksess med IT-ledelse med disse tipsene om prosjektledelse, budsjetter og håndtering av daglige utfordringer. Leveres tirsdager og torsdager

Registrer deg i dag

Se også:

  • 6 viktige dokumenter for prosjektledelse (TechRepublic)
  • Hvordan lage en effektiv risikostyringsplan (TechRepublic)
  • Hvordan møte prosjektmål ved å lage en arbeidsdelingsstruktur (TechRepublic)
  • Prosjektleder gjenopprette mal: Et rammeverk for å fremheve dine ferdigheter og prestasjoner (Tech Pro Research)
  • Sjekkliste for leverandørforholdsledelse (Tech Pro Research)

© Copyright 2020 | mobilegn.com