Slik gjør du det enkelt å brainstorme forretningsidéer i Google Dokumenter

5 tips for å få mest mulig ut av Google Docs Vil du jobbe mot at Google docs gir brukerens status? Prøv disse fem tingene.

19. april 2018 twittret Twitter-administrerende direktør Jack Dorsey "De fleste av møtene mine er nå Google-doc-baserte, og begynner med 10 minutter å lese og kommentere direkte i dokumentet."

Dorsey svarte på en tråd fra Steven Sinofsky om den kritiske rollen som skriving og samarbeid i moderne arbeid. Alle teknologiledere ville gjort det bra å vurdere den doble rollen til å skrive. Som Thinking on Paper uttrykker det, "det første målet med å skrive, som å lese, er å forstå; først da kan man gjøre denne forståelsen tilgjengelig for andre skriftlig."

Selv om jeg ikke påstår å være ekspert på verken å skrive eller tenke, har følgende ressurser og ideer hjulpet meg når jeg trenger å dele tekniske ideer.

1. Struktur for resonnement

Et strukturert dokument gir et rammeverk for argumentet ditt. I Ett-sideforslaget foreslår Patrick G. Riley at nesten alle forslag drar nytte av å bli skrevet som et enkeltsidedokument med åtte seksjoner: Tittel, undertittel, mål (eller mål), sekundære mål, begrunnelse, økonomisk, status og Handling. Som han uttrykker det: "En-sideforslaget leverer all nødvendig informasjon som leseren trenger for å ta en beslutning, så vel som den helt viktige tonehøyde."

Hvis organisasjonen din bruker et formelt format for dokumenter, oppretter du en mal. Hvis administratoren din lar folk sende inn maler i G Suite, klikker du her og velger "Send mal" øverst til høyre for å lage en mal fra et tidligere opprettet Google Doc. Den samme lenken gir deg tilgang til malegalleriet og oppretter et nytt dokument fra en eksisterende mal.

For å hjelpe deg med å strukturere tanken din, oppretter du en dokumentmal som andre mennesker i organisasjonen din kan bruke. For prosjekter kan du prøve formatet med én side.

2. Gjennomgå emnesetninger

Les første setning i hvert avsnitt. Hvis en person bare leser de første setningene, formidler dokumentet de viktigste poengene dine? I de fleste tilfeller kan du plassere detaljer, eksempler, unntak, grunner eller lagt til kontekst et annet sted i et dokument. Reserver de dyrebare første setningene dine for ideene som betyr mest.

Utvid akronymer og forklar tekniske termer ved å legge til ordet forkortelsen forkortes første gang du bruker det (f.eks. DKIM eller DomainKeys Identified Mail). Dette minner leserne om et akronyms opprinnelse, og fjerner forvirring når det gjelder akronymer som har forskjellige betydninger. I en Google Doc, bruk Ctrl-F for å finne alle forekomster av et akronym, eller Ctrl-H for å erstatte hvert akronym med ord.

3. Vurder et bilde

Legg til et bilde bare når det forbedrer en forklaring. Et bilde kan hjelpe med å avklare en sekvens, illustrere et konsept eller vise en likhet eller forskjell. Et nøye konstruert bilde laget av data kan også hjelpe forståelsen. Dan Roam foreslår i sin bok, The Back of the Napkin, det er seks forskjellige måter å vise ting vi ser: "Hvem / hva blir et portrett, hvor mange blir et diagram, hvor blir et kart, når blir en tidslinje, hvordan blir et flytdiagram, og hvorfor blir et flervariabelt plott. "

Google Dokumenter gir deg flere måter å legge til visuelle elementer på. Du kan opprette et bilde direkte i et dokument på datamaskinen din med alternativet Sett inn> tegning. Eller sett inn et bilde som er opprettet et annet sted (Sett inn> Bilde), sett inn et bilde opprettet i Google Keep (Verktøy> Behold notisblokk, dra og slipp notatet ditt i dokumentet), eller sett inn et diagram fra et regneark (Sett inn> Kart > Fra ark ...). Du kan også sette inn et lysbilde i en Google Doc: åpne Google Slides, i venstre kolonne velger du et lysbilde, velger Rediger> Kopier, bytter deretter til Dokumentet ditt og velger Rediger> Lim inn.

4. Gi deg selv tid til å tenke

Når det er mulig, må du fullføre dokumentet minst et døgn før du trenger å dele det, og deretter lese det neste dag med oppdaterte øyne. Bruk enten systemverktøy eller en tekst-til-tale-app for å lese teksten. Finn tekst-til-tale-apper her.

5. Gi andre mennesker tid til å tenke

Ideelt sett anbefaler jeg at du deler dokumentet ditt en dag eller mer i forkant av møtet ditt for å gi folk tid til å lese og vurdere ideene. I mange innstillinger velger ikke folk å ta seg tid til å lese.

For å sikre at alle forstår problemene, må du gi deg tid til starten av møtet ditt, som Dorsey bemerket, for at folk kan lese og kommentere. For å estimere hvor lang tid folk kan ta å lese gjennom dokumentet ditt, må du telle antall ord (Verktøy> Wordtelling) og deretter dele med 200, som er et grovt estimat på antall ord per minutt som folk flest kan lese per minutt. Legg til ekstra tid for folk å tenke, og legg til enda mer tid for folk å sette inn kommentarer (Sett inn> Kommentar) på dokumentet ditt.

Hvilken rolle spiller skriving i organisasjonens møter? Hvordan tillater du tid i timeplanen din til å tenke og skrive? Hvordan bruker du samarbeidsverktøy, for eksempel Google Dokumenter, i beslutningsprosesser? Gi meg beskjed i kommentarene eller på Twitter (@awolber).

Google Weekly Newsletter

Se hvordan du får mest mulig ut av Google Dokumenter, Google Apps, Chrome, Chrome OS, Google Cloud Platform og alle andre Google-produkter som brukes i forretningsmiljøer. Leveres fredager

Registrer deg i dag

Se også

  • Slik drar og slipper du notater fra Google Keep til Google Docs (TechRepublic)
  • Slik forbedrer du brainstorming med Google Keep og Docs i 5 trinn (TechRepublic)
  • Hvordan få mest mulig ut av de mobile redigeringsverktøyene for Google Docs (TechRepublic)
  • Seks tips for å støtte vellykkede møter med Google Apps (TechRepublic)
  • 6 tips for å lykkes med teamet med Google Apps (TechRepublic)
Foto: Andy Wolber

© Copyright 2020 | mobilegn.com