Hvordan møte prosjektmål ved å lage en arbeidsdelingsstruktur

Viktige tips for førstegangs teknologiledere Hos Code PaLOUsa 2018 tilbød Sue Freas, direktør for programvareteknikk i Appriss, råd til nye ledere om å bygge tillit, sette seg mål og dele kunnskap.

En arbeidsdelingsstruktur (WBS) er prosessen med å bryte ned hver leverbar i et prosjekt. WBS beskriver alt arbeidet som skal utføres av prosjektgruppen som kreves for å oppfylle prosjektmålene og levere kundens produkt eller tjeneste. I WBS blir alle leveranser (produkter eller tjenester) fordelt til de minste mulige enhetene for å sikre at ingenting faller gjennom sprekkene.

Hvorfor du trenger det til vårt prosjekt

Denne detaljerte oversikten over prosjektet gir teamene den informasjonen de trenger for å kunne zoome inn på arbeidet som hver enkelt krever for alle oppgaver. Uten WBS er det sannsynlig at krav vil bli savnet, og videre sannsynlig at leveranser og kanskje til og med hele prosjektet vil savne merket.

Trinn på høyt nivå for å fullføre et WBS

  1. Prosjektleder og team må dokumentere og gi detaljer om alle leveransene som er identifisert og enige om i prosjektomfanget. Det er viktig at alle interessenter forstår og godkjenner hver endelige leveranse for å sikre at ressurser og tid ikke blir kastet bortover veien. En leverbar kan være så kompleks som en ny programvare som utvikles og implementeres eller noe så enkelt en klientrapport.
  2. Prosjektgruppen bør brainstorme hvordan de best kan fordele hver leverbar. Den enkleste måten å gjøre dette på er å bruke whiteboarding eller bruke Post-it-lapper. Dette lar teammedlemmer se ting visuelt, samhandle og dele sine tilbakemeldinger. Dette trinnet kan ta litt tid, men det er et nødvendig og verdig trinn. Hvis tid er et problem, kan leveranser deles ned i mer enn en økt. Leveranser deles inn i det som kalles komponenter. Hvis leveransen er en klientrapport, kan det være flere komponenter i rapporten, for eksempel de forskjellige seksjonene som økonomi, sammendrag, forutsetninger, forretningsanalyse og så videre.
  3. Hver komponent blir deretter videre oppdelt i sin minste enhet kalt arbeidspakker, som deretter blir tildelt som oppgaver til enkeltpersoner å fullføre og prioritere. Når komponenten er forretningsmessige forutsetninger, vil enkeltpersoner få i oppgave å gi hvert av innspillene som går ut på å sammenstille disse forutsetningene.
  4. Det er viktig at hver oppgave og status overvåkes og spores tilbake til deres komponenter og leveranser for å sikre at det ikke er noen hull som vil påvirke de endelige leveransene negativt.

Tre fordeler med WBS

Arbeidsfordelingsstrukturen gir mange fordeler for å hjelpe team med å holde fokus på nødvendige oppgaver og leveranser. Her er de viktigste fordelene:

  1. Det øker klarheten rundt roller og ansvar. Siden WBS bryter ut og tildeler alle oppgaver til enkeltpersoner, avklares det hvem som er ansvarlig for hvilket aspekt av arbeidet og inkluderer forfallsdato for hver leverbar. Teammedlemmene får en klar forståelse av hvordan arbeidet deres bidrar til å møte hver enkelt leverbare og til slutt de overordnede prosjektmålene.
  2. Det hjelper deg med å sikre at alle oppgaver blir fullført riktig og til rett tid. WBS er disseksjon av leveranser ned til deres minste enhet, noe som gjør det mer sannsynlig at ingen oppgaver går tapt i prosessen. Denne oppdelingsprosessen reduserer tvetydighet og forvirring rundt hva hvert teammedlem er pålagt å gjøre, og når de trenger å ha arbeidet sitt fullført. Til syvende og sist sparer dette også tid, ved å utnytte hver enkelt arbeidsdag bedre og redusere avfallet.
  3. Det muliggjør sporing av alle aktiviteter. Ettersom hver oppgave blir identifisert, detaljert, planlagt og tildelt for å oppfylle et spesifikt mål, er det en identifiserbar baseline som alt arbeid kan spores tilbake til. Muligheten til å spore aktiviteter øker sjansene for at prosjektet kan utvikle seg som forventet for å levere kunden det beste produktet eller tjenesten innen omfang.

Til slutt, fordi WBS er en prosess som tar et prosjekt og deler det ned i små håndterbare og målbare oppgaver, har team en større sjanse for å vinne seier gjennom hele prosjektgjennomføringen.

Executive Briefing Nyhetsbrev

Oppdag hemmelighetene for suksess med IT-ledelse med disse tipsene om prosjektledelse, budsjetter og håndtering av daglige utfordringer. Leveres tirsdager og torsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com