Slik lykkes du med å rulle ut flere funksjoner i Google Apps Suite

Av David Politis

Selv om en betydelig del av å gå til Google er den første overføringen til Google Apps-pakken (først og fremst e-post, kalender og kontakter), har Google mye mer å tilby. Så når IT-avdelingen og sluttbrukere tilpasser seg livet i skyen, kan det være lurt å utforske flere områder av Google Apps som Google Drive, Google Sites og til og med Google+.

Selv om du er komfortabel med Apps på dette tidspunktet, kan du ikke bare snu en bryter og forvente at brukerne dine vil ta i bruk nye funksjoner sømløst. Det er viktig å følge en trinnvis utrullingsplan for å sikre vellykket bruk og bruk av disse nye funksjonene i fremtiden.

Bestemme riktig funksjon for å distribuere

Først må du bestemme funksjonen du vil distribuere. Ber de ansatte deg om å aktivere Google+, eller vil du kanskje oppfordre brukere til å flytte bort fra Microsoft Office og bruke Drive i stedet?

Avhengig av organisasjonens spesifikke behov og policyer, vil funksjonen du velger å lansere variere. Her er noen primære bruksområder for funksjoner som vi ofte ser ut rullet etter en første overføring til Google Aps:

Google Drive: Aktiver Drive for å oppmuntre brukere til å bytte fra Microsoft Office til Google Docs, for å erstatte organisasjonens filserver eller for å forbedre samarbeidet mellom brukerne. ● Google Sites: Bruk nettsteder til å bygge et bedriftsintranett eller for å la brukere bygge prosjektnettsteder for å samarbeide med klienter. ● Google+: Slå på Google+ for å erstatte produkter som Yammer eller omfavne Hangouts som erstatning for tradisjonelle konferansetjenester.

Utvikling av en funksjon utrullingsstrategi

Selv om taktikken som brukes for å distribuere Drive, Sites og Google+ kan variere, forblir strategiene som brukes generelt de samme. Nedenfor er noen av de beste fremgangsmåtene for en Google Drive-utrulling, en funksjon som virkelig kan kutte kostnader ved å spare selskapet ditt på Microsoft Office-lisenser.

  1. Begynn med IT-avdelingen: Som en tommelfingerregel er det alltid en god ide å først utrullere en hvilken som helst ny funksjon på IT-avdelingen din, der du har mer kontroll og forhåpentligvis mer kjøp. Spesielt for Drive-adopsjon, opprette noen viktige dokumenter i en Google Drive-mappe og del bare mappen med IT-avdelingen. Forsikre deg om at alle IT-ansatte får tilgang til disse filene utelukkende gjennom Drive. Hvis et av målene dine er å eliminere behovet for MS Office, kan du be dette første settet med tidlige adoptere om å unngå Office helt (eller til og med slette det fra maskinene deres). Hvis det er visse oppgaver IT-teammedlemmer ikke kan fullføre i Drive (som å lage Visio-lignende filer), kan du se etter å installere tredjepartsapper i Google Apps Marketplace.
  2. Finn tidlige adoptere: Etter at IT-teamet ditt er komfortabelt med Drive, kan du kartlegge selskapet ditt (ved å bruke Google Forms hvis du har aktivert Drive før den offisielle lanseringen) for å finne tidlige adoptere - å få medlemmer av ledergruppen involvert her vil også bidra til å oppmuntre til bredere adopsjon senere. Du kan også bruke et tredjepartsverktøy til å kartlegge enhver passiv Drive-adopsjon basert på hvor mange dokumenter brukere har laget. Passiv Drive-bruk betyr vanligvis en god kandidat for den tidlige adoptergruppen.
  3. Lag en OU for tidlige adoptere: Etter å ha funnet de første adoptere, plasser dem i en egen organisasjonsenhet (OU) og aktiver Drive. Om nødvendig kan du sette opp underorganisatoriske enheter hvis visse testere trenger tilgang til tjenester som andre brukere ikke trenger eller ikke burde ha tilgang til.
  4. Kartlegg de tidlige adoptere: Etter noen uker med bruk av Google Drive, kan du sende ut en annen undersøkelse (igjen ved å bruke Google Forms) til OU for tidlige adopter. Undersøkelsen vil hjelpe deg med å finne ut hva brukere gjorde og ikke likte med å bruke Drive. Denne informasjonen vil hjelpe deg med å skreddersy din generelle Drive-utrulling.

Forbered deg på generell utrulling

  1. Utpeke Google-guider som hjelper til med bred utrulling: Disse guidene skal være brukere i test-OU som er kunnskapsrike og begeistret for Drive og er villige til å lære andre i organisasjonene hvordan de skal bruke funksjonen. Disse personene vil bidra til å lette belastningen på IT-teamet ditt under den generelle lanseringen.
  2. Utvikle måter å få folk til å bruke Drive: Sett opp nyttige Google Drive-maler eller del viktige firmadokumenter bare på Drive for å tvinge ansatte til å bruke funksjonen.
  3. Rull ut Drive til hele brukerbasen din: Når du skyver Drive ut til hele organisasjonen, må du forsikre deg om at IT-teamet og Google Guides er klare til å gi støtte. Vær forberedt på å holde flere treningsøkter og demonstrasjoner.

Måler din suksess

Etter at du har rullet ut Drive til hele organisasjonen, bruker du igjen et tredjeparts rapporteringsverktøy for å måle produktadopsjon. Hvis brukere har flere opplastede dokumenter enn originale Drive-dokumenter, kan det være mer trening i orden.

Sørg også for å feire dine prestasjoner. Det er viktig å gjøre hele prosessen morsom og smertefri, slik at flere ansatte vil være med om bord med neste funksjoner. Noen organisasjoner kjøper utstyr fra Google Store etter en stor lansering, eller det kan være lurt å tilby premier til brukere med den høyeste Drive-adopsjonen.

Bunnlinjen

Å rulle ut ikke-kjernefunksjoner i Google Apps-pakken vil forbedre produktiviteten i organisasjonen din og hjelpe deg med å fullføre overgangen til skyen, samtidig som du reduserer kostnadene ved å eliminere behovet for Microsoft Office-lisenser.

Husk at rollen som en Google Apps-administrator ikke ender med den første overføringen av Google, men fortsetter å vokse med hver nye funksjon Google legger til suiten.

David Politis er grunnlegger og administrerende direktør for BetterCloud . BetterCloud sitt flaggskipprodukt, FlashPanel, er det ledende skyleadministrasjonsverktøyet for Google Apps som for tiden brukes av 20 000 organisasjoner og 10 millioner sluttbrukere. BetterCloud gir også fullmakt til å spørre Gooru , et Google Apps- hjelpetjeneste for videoopplæring. Følg BetterCloud på Google+ på bettercloud.com/plus .

Les også:

  • Nye Hangouts-funksjoner for Google Apps-kontoer
  • Google+ og Google Apps sammen: Enda kraftigere
  • Fire må ha verktøy for Google Apps SMB-brukere

© Copyright 2020 | mobilegn.com