Hvordan bruke standardiserte e-maler for bedre kommunikasjon

Hvordan varsle brukere og klienter om kommende vedlikehold med Cachet Status Page System Når Cachet Status Page System er installert, kan du nå begynne å sende vedlikeholdsvarsler til brukere. Jack Wallen viser deg hvordan du konfigurerer dette.

Deling av teknologiinformasjon med brukerfellesskapet kan innebære noen fallgruver hvis de ikke gjøres ordentlig.

Det er ikke av mangel på forsøk. En e-post har vært en kommunikasjonsstandard på arbeidsplassen i flere tiår, men det er ikke nok å sende ut en e-post som kunngjør hva folk trenger å vite.

Feilen ligger på begge sider. En del av den er informasjonsmessig overbelastning, en del av den er korte oppmerksomhetsspenn, og en del av den er en dette-ikke-gjelder-til-meg-tankegangen.

En måte å fange oppmerksomheten til brukerne dine og gi dem viktig informasjon på en lettfattelig måte, er å bruke standardiserte e-postmaler.

Slik bygger du standardiserte e-postmaler

Å bruke standardmaler som diskuterer hva brukerne trenger å vite kan være uvurderlig for å gi en konsistent og pålitelig mekanisme for formidling av informasjon.

Du kan lage standardmaler i Outlook og lagre dem som .msg-filer for gjenbruk. Merk : Du må tilpasse hver mal hver gang, så bruk en blank blankkopi med standardfelt der du deretter kan legge til spesifikke detaljer.

For eksempel kan det hende du har to maler: Én for informasjonsvarsler (slik gjør du X, det er dette som skjer på en slik dato, og det bør ikke være noen endring i prosedyre osv.); og en for vedlikeholdsvarsler (dette systemet er nede eller vil være nede i løpet av den kommende tidsrammen, du må bruke en annen eller ny prosess på en slik dato osv.)

Et eksempel på informasjonsvarsling

Emne: INFORMASJONSVARSEL

Kroppen vil inneholde disse feltene:

Sammendrag: KeePass anbefales for sikker passordhåndtering

Detaljer: Vennligst se og følg disse instruksjonene for å installere og stole på at KeePass lagrer passordene dine sikkert.

Ekstern lenke: https: //www.techrepublic.com/article/how-to-manag ...

Hvorfor dette er relevant: Disse trinnene hjelper deg å administrere passordene dine så effektivt som mulig og for å redusere komplikasjoner for passordadministrasjon

En prøvevedlikeholdsvarsel

Emne: VEDLIKEHOLD ALERT

Kroppen vil inneholde disse feltene:

Sammendrag: Direktemeldingsserver er ikke funksjonell

Dato / tidspunkt for vedlikehold: Nåværende tid

Systempåvirkning: Serveren er nede

Tjenestepåvirkning: Direktemeldingstjenester er ikke tilgjengelige

Anbefalt løsning: Bruk e-post / telefon for kommunikasjon til tjenestene er gjenopprettet.

Beskrivelse: Direktemeldingsserveren er ikke tilgjengelig for øyeblikket. Det jobbes aktivt med, og vi håper å få tjenesten gjenopprettet innen kl. En oppfølgende e-post vil bli sendt ut når den er tilgjengelig igjen.

Disse feltene kan tilpasses for å imøtekomme organisasjonens behov. Du kan for eksempel legge til firmalogoer, kontaktinformasjon og så videre.

Delt gruppeadresse

Send disse e-postmeldingene fra en delt gruppeadresse (f.eks. ) og ikke fra en enkelt brukers konto. Ellers vil den personen bli direkte kontaktet med alle spørsmål eller klager om ikke-relaterte teknologiproblemer.

Jeg anbefaler faktisk å angi gruppeadressen til IKKE å kunne motta svar-e-post, i det minste fra sluttbrukere.

Merk disse e-postene som høye viktige hvis det er aktuelt, men bruk dette alternativet sparsomt, ellers blir det en gutt-som-gråt-ulv-situasjon, og disse e-postene vil ende opp med å bli ignorert.

Sørg også for å ta med i hver standard e-postmal en lenke eller sett med instruksjoner for hvordan brukere kan be om teknisk support via de aktuelle kanalene.

Executive Briefing Nyhetsbrev

Oppdag hemmelighetene for suksess med IT-ledelse med disse tipsene om prosjektledelse, budsjetter og håndtering av daglige utfordringer. Leveres tirsdager og torsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com