Slik bruker du sjette sans for å oppdage og forhindre katastrofer i prosjektet

5 måter å være en bedre leder Hvis teamet ditt er uproduktivt, kan problemet være deg. Her er fem måter å forbedre seg, fra David Burkus, forfatter og professor ved Oral Roberts University.

De fleste av oss har opplevd sjette sanseoppfatninger - som å trekke oss ut av en parkeringsplass, føle at vi skulle stoppe, og se noen trekke seg bak oss som vi ikke så til å begynne med.

Den sjette sanseoppfatningen gjelder også for forsvarlig prosjektledelse. Flotte prosjektledere kan føle når noe ikke stemmer i et prosjekt eller i IT-drift, selv om statusrapportene som de får ikke forteller dem at noe er galt.

Noen eksperter i prosjektledelse forklarer den sjette sansen som mennesker "myke ferdigheter", men det er mer det.

Den sjette sansen er den følelsen av intuisjon i ditt eget sinn som advarer deg om noe selv etter at du har trent alle menneskene dine som leder.

Hva er noen vanlige prosjekt- eller IT sjette sans-situasjoner som sprek ledere oppdager?

De blir fortalt at alt er i orden i statusrapportene som de mottar, men de forstår ikke at dette er sant.

  • Brukere slutter å ringe.
  • Rutinemessige driftsoppgaver blir ikke angre.
  • Det ble plutselig ikke leverandører som reagerer.
  • Fravær fra ansatte stiger.
  • Plutselige ytelsesendringer sees hos topputøvere.

Det er menneskelig å i utgangspunktet overse noen av disse omstendighetene, og til og med forsvarlig å gi dem litt tid til å se om de vil ordne seg før du tar grep - men erfarne prosjektledere vet også at det blir uforsvarlig hvis du venter for lenge med å handling.

Hvordan nærmer du deg disse forskjellige scenariene som forteller din sjette sans at et prosjekt, et operativt område eller en person eller et team kan være i trøbbel?

Her er flere tilnærminger som har stått tidens prøve:

Sjekk inn med folkene dine

For noen år siden da jeg var en junior-programmerer i IT, fortalte min nærmeste leder IT-direktøren at et ordreinngangssystem vi skrev var på tid og i noen tilfeller foran planen. Prosjektet hadde en "gå live" -dato den påfølgende måneden, men de av oss som var ansatte, visste at bare omtrent halvparten av programmene var ferdig og få hadde testet. Prosjektlederen var redd for å fortelle direktøren om den sanne statusen, så flere av oss ble bekymret og bestemte oss for å gi uttrykk for våre bekymringer til både lederen og direktøren. Direktøren forlot aldri kontoret sitt for å se om våre bekymringer ble grunnlagt, eller for å sjekke ut faktisk prosjektarbeid. Prosjektet mislyktes, og både direktøren og manageren hans fikk sparken. Heldigvis kan IT-ledere som har en "sjette sans" og kan føle at noe er galt - eller til og med ledere som ikke har denne sjette sansen, men som regelmessig sjekker inn med sine ansatte - unngå smertefulle situasjoner som dette.

Sjekk inn med prosjektet

Hvis du føler at noe er galt med et prosjekt, men ikke helt kan sette fingeren på det, kan du sjekke inn med ansatte for å se hvordan alle har det med prosjektet - og du kan også be om å se prosjektet i aksjon. En god måte å gjøre dette på er å gjøre litt QA på en online applikasjon, eller se på et instrumentpanel og se hvor godt det driller ned i støttende analysedata. Testkjøring av disse appene selv kan fortelle deg mye om hvor mye av systemet som er klart og hvor mer arbeid må gjøres.

Ta en bruker til lunsj

Det er ikke nødvendigvis gode nyheter når en av dine mest klagende brukere plutselig blir stille. Det er også menneskelig å anta at brukeren kanskje endelig er fornøyd med IT-tjenesten de får. Ikke fall i denne praktisk selvtilfredse fellen. I stedet kan du planlegge et møte med brukeren - eller ta brukeren ut til lunsj for å diskutere baseball, været, filmer - og hvordan det går med IT. Du kan finne ut at brukeren har gitt opp IT og har gått til en utenfor leverandør! Dette er ikke nødvendig. Det er en dårlig ting hvis leverandøren kan tilby en optimal løsning - men det forteller deg at du har litt arbeid å gjøre som leder. Hvorfor mislyktes systemet ditt? Hva fikk brukeren til å gi opp? Du må få svar på disse spørsmålene hvis du håper å forbedre service- og leveringsnivået til din egen avdeling.

Gjør nattskiftet

Hvis du finner deg selv å våkne opp midt på natten fra en dårlig drøm som du hadde om et jordskjelv som rammet og DR-planen din ikke fungerte, kan det ikke være at den sene kvelden snacks som forårsaket marerittet. Dette kan være et signal for deg å gjøre et gjennomgang av den daglige driften, gjennomgå revisjonslogger osv., For å sikre at sikkerhetskopieringer blir gjort rettidig, sikkerhetsoppdateringer blir administrert regelmessig osv. En gang da jeg personlig hadde dette marerittet som en CIO, arrangerte jeg å bli sent, så jeg kunne tilbringe litt tid med nattskiftpersonalet. Jeg ble bedre kjent med dette personalet og for å første gang sette pris på utfordringene de møtte i arbeidet. Det gjorde meg i stand til å jobbe med noe av dagmannskapet, slik at vi kunne forbedre prosesser som gjorde nattarbeid lettere.

Planlegg en samtale eller møte med en leverandør

De fleste leverandører begynner sterkt med nye kunder, men kan raskt falle av i deres støtte og respons når kundene er implementert. I andre tilfeller har du kanskje en utmerket kontoombud hos leverandøren, men da forlater representanten og tjenesten er ikke den samme. For dine oppdragskritiske systemer vil du sannsynligvis merke et plutselig fall med en gang, men for mindre synlige infrastruktursystemer kan det ta lenger tid å gjenkjenne et fall i tjenesten. I disse tilfellene kan du føle at du ikke har hørt noe fra en bestemt leverandør på en stund. Dette er et godt tidspunkt å sjekke inn i nyere poster og ringe leverandøren, om ingen annen grunn enn å koble seg til igjen.

Besøk med teammedlemmer du er opptatt av

Hvis du opplever en plutselig endring i oppførsel eller en nedgang i ytelse, spesielt fra en konstant høy utøver, er det på tide å sjekke inn hos personen for å se hvordan det går. Spesielt høye utøvere er stolte av arbeidet sitt og liker ikke å be om ledig tid eller en lettere plan hvis de opplever personlige utfordringer. Den eneste måten du kan hjelpe dem på er å spørre.

Executive Briefing Nyhetsbrev

Oppdag hemmelighetene for suksess med IT-ledelse med disse tipsene om prosjektledelse, budsjetter og håndtering av daglige utfordringer. Leveres tirsdager og torsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com