Importere leverandørens Excel-plan til Microsoft Project

Andrew Makar utviklet et importkart som vil importere leverandørens Excel-ark på riktig måte som bygger oppgavehierarkiet i Microsoft Project.

-------------------------------------------------- ------------------------------------------------

De siste fire årene har jeg jobbet for selskaper som outsourcerer mesteparten av sitt IT-arbeid til eksterne leverandører ved bruk av fastpriskontrakter. En utfordring i å levere et prosjekt sammen med en ekstern leverandør er å skaffe leverandørens prosjektplan i et format som kan integreres med Microsoft Project.

Den åpenbare løsningen er å få leverandøren til å levere sin Microsoft Project-plan. Virkeligheten er at noen leverandører er motvillige til å overlate sin detaljerte tidsplan, fordi den inneholder kostnadsdata, notater, tilpassede makroer og andre private data. Hvis du har jobbet med outsourcing-leverandører, er du kjent med noen leverandører som ikke konsekvent bruker Microsoft Project som et planleggingsverktøy.

I mitt tilfelle mottar jeg vanligvis en Excel-fil med oppgaver og start- og sluttdatoer. Ironisk nok henter leverandøren min denne informasjonen fra Microsoft Project-planen og gir en Excel-fil som jeg kan bla gjennom for å finne viktige milepæler og forfallsdato. Overfor den dårlige anvendeligheten ved å skanne hundrevis av oppgaver ved hjelp av Excel, utviklet jeg et importkart som vil importere Excel-arket som bygger oppgavehierarkiet i Microsoft Project.

Når du eksporterer data fra Microsoft Project til Excel, opprettholder ikke datafilen hierarkiet. Oppretting av hierarkiet i Excel innebærer vanligvis gruppering og innrykk i Excel eller bruk av en tilpasset makro for å bygge hierarkiet. Når du importerer en Excel-fil til Microsoft Project, mangler den også noen av innrykk ( figur A ) og sammendragsoppgaver som gjør Microsoft Project til et verdifullt rulleverktøy. Figur A

Microsoft Project Excel-import uten oppgavehierarki. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Bygge importkartet

Løsningen min var å utvikle et importkart som inkluderer nøkkelfeltene i figur B. Figur B
Feltnavn Beskrivelse
ID Oppgave-IDen for Microsoft Project-oppgaven
Disposisjonsnivå Bestemmer disposisjonsnivået i et prosjekt hierarki. Et disposisjonsnivå på 1 er på det høyeste nivået i hierarkiet, og et disposisjonsnivå på 5 har fire oppsummeringsnivåoppgaver over seg.
Navn Oppgavenavn
Start Varslet startdato
Bli ferdig Prognosert sluttdato
% Fullført Oppgave fullføringsprosent
Grunnstart Opprinnelig startdato for grunnlinjen
Baseline Finish Opprinnelig dato for sluttføringen
Faktisk start Faktisk oppgave Startdato
Faktisk avslutning Faktisk oppgave Fullfør dato
forgjengere Identifiserer oppgave-ID for en forgjengeroppgave
Ressursnavn Tildelt ressurs
Eksporter feltnavn

Følg disse trinnene for å bygge dette kartet i Microsoft Project:

1. Åpne en prøveplan for Microsoft Project. (Det hjelper hvis du har en fullført prosjektplan, slik at den endelige eksporten vil ha meningsfulle data.)

2. Gå til File | Lagre som.

3. Velg Microsoft Excel-arbeidsbok (* .xls) som Lagre som type og klikk Lagre.

4. Klikk på Neste og la valgte data som alternativ.

5. Klikk på Nytt kart.

6. Merk av for Oppgaver ( Figur C ). Figur C

Eksportveiviser - Oppgavekartlegging
7. Klikk på Microsoft Office Project-feltet og velg feltene i figur B.

8. Klikk på Neste-knappen.

9. Klikk på Lagre kart og lagre det som Excel MPP-kart.

10. Klikk på Fullfør-knappen.

Excel-ekstraktet vil nå inneholde nøkkelfeltene som trengs for å bygge prosjekthierarkiet.

I dette tilfellet måtte jeg bygge eksportkartet for leverandøren slik at de ganske enkelt kunne eksportere Microsoft Project-dataene sine til et format som jeg kunne bruke til å importere filen. Når leverandøren hadde dette kartet i Microsoft Project-filen, kunne leverandøren enkelt lagre en Excel-fil ved hjelp av dette utdraget. Det sørget for at leverandørens konfidensielle data ble holdt konfidensielle, mens de kritiske dataene jeg trengte for å forstå milepæler og start- og sluttdatoer for viktige oppgaver, kunne importeres til Microsoft Project-planen min.

Når leverandøren ga en fil ved hjelp av dette formatet, kunne planen deres enkelt importeres til Microsoft Project ved å følge disse trinnene:

1. Start Microsoft Project med en tom prosjektplan.

2. Gå til File | i Microsoft Project Åpen.

3. Endre kombinasjonsboksen Files of Type til Microsoft Excel (* .xls).

4. Velg pakkefilen og klikk Åpne.

5. Klikk på Neste-knappen.

6. Velg Bruk eksisterende kart.

7. Velg Excel MPP-kart.

8. Velg Legg dataene til det aktive prosjektet ( figur D ). Figur D

Importveiviser - Importmodus

9. Klikk på Neste-knappen.

10. Klikk på Neste-knappen.

11. Klikk på Fullfør-knappen.

Sluttresultatet er en riktig formatert Microsoft Project-fil som inneholder leverandørens prosjektplan. Når planene er konvertert, setter jeg dem inn som delprosjekter i hovedprosjektplanen.

Før jeg kom med denne løsningen, ville jeg importere timeplanen som et nytt prosjekt; Jeg fikk problemer med beregningen fordi% Komplett-feltet er et beregnet felt og ikke konverterte konsekvent.

Bruke disse konseptene på andre tidsplaner

Du kan bruke de samme kartkonseptene på andre planer som mangler disposisjonsnivå, men du må bygge disposisjonsnivået manuelt. Avhengig av graden av granularitet som kreves, vil du kanskje bare ha leverandørens viktigste oppgaver og milepæler i stedet for hele prosjektplanen. Den største fordelen er at når du har leverandøren og prosjektaktivitetene definert i en integrert visning, kan du enkelt identifisere sene oppgaver og analysere den kritiske banen.

I fastpris outsourcing-prosjekter kan du outsource arbeidet til en annen leverandør og etablere straff for ikke å oppfylle milepæler. Fra et økonomisk synspunkt er det fornuftig fordi en fastpriskontrakt legger all risiko for leverandøren; effektive prosjektledere samarbeider imidlertid med alle teammedlemmene deres (leverandører, kunder og interne teammedlemmer) for å levere sine prosjekter. En nøkkel til å være en vellykket PM er å spore til en integrert prosjektplan slik at teamet samlet kan forstå fremgangen.

Hvis leverandøren ikke kan oppgi alle sine plandata, vil dette Excel MPP-kartet hjelpe deg med å integrere dataene du trenger.

Få ukentlige PM-tips i innboksen din TechRepublic's IT Project Management nyhetsbrev, levert på onsdag, tilbyr tips for å hjelpe prosjektledere og deres team i rute.

© Copyright 2020 | mobilegn.com