Er butikken din ødelagt av unødvendige prosesser?

Jeg har nylig besøkt legekontoret mitt for en rutinemessig sjekk da pollenallergisesongen slo full gang. I en rutine kjent for de fleste amerikanere, var kontoret rent og moderne, og de første funksjonene for å hilse på en besøkende var et stort venteområde og imponerende "resepsjon" som var bemannet med fem kvinner som busket på datamaskiner, arkiverte skjemaer og jobbet telefonene .

Siden det var mitt første besøk, ble jeg etter innsjekking overlevert det forventede utklippstavlen, lastet med skjemaer og utgivelser, og slo meg til ro i en kvart times papirarbeid, hvoretter jeg meldte meg i køen til flere andre besøkende og ventet på å få se legen. Mens papirene og ventetiden var uvelkomne, virket det som om kontoret surret med stille effektivitet.

Da jeg så legen min, ble jeg imponert over det glitrende nye datasystemet som muliggjorde elektroniske medisinske journaler fra myndighetene, som sykepleieren og legen flittig pikket bort etter å ha undersøkt meg, en fryd for alle innen IT som har tatt til orde for å hente data ved kilden. Til slutt ble jeg sendt til "kassa" -vinduet for å avgjøre forsikringskostnader og planlegge et fremtidig besøk.

Kontrast dette med min erfaring mens jeg bodde i Paris og besøkte legen for lignende medisinske behov. Kontorene var vanligvis sparsomme, og ofte okkupert bare av legen. Jeg ventet aldri på en avtale, og legen forventet meg og hadde filen min i hånden. På slutten av besøket, i en prosess jeg alltid fant sjokkerende, ville legen trekke ut en kasse og kredittkortleser, sammen med passende skjema, og skrive opp en kvittering og hente betaling på stedet.

Selv om det åpenbart er enormt forskjellige juridiske begrensninger og myndighetsmanderte prosedyrer mellom de to systemene, leverte de i hovedsak den samme kjernetjenesten. Det amerikanske legekontoret var en modell av moderne teknologi og prosesseffektivitet, men prosessene det stredet for å gjennomføre med en slik disiplin var stort sett unødvendig for kjernetjenesten som ble gjort: å tilby en pasientdiagnose.

Dette er ikke ment for å laste USA-baserte leger eller sammenligne medisinske systemer underlagt vidt forskjellige lover og forskrifter. Snarere illustrerer dette hvordan det samme produktet eller tjenesten kan "bli ødelagt" av unødvendige prosesser. Selv når disse prosessene styres med strenghet, disiplin og den nyeste teknologien, som de er i de fleste amerikanske legekontorer, gjør de fremdeles lite for å forbedre kjerneproduktet eller tjenesten som tilbys.

Vurder selskapet ditt et øyeblikk. Som IT-leder har du sannsynligvis brukt utallige timer på å implementere og forbedre komplekse forretningsprosesser. Hvis du er en høy utøver, har du sannsynligvis samarbeidet med forretningsfolk og følt mye tilfredshet når en IT-investering eller prosessforbedring målbart påvirket bedriftens resultater. Selv om dette er edelt arbeid, bruker vi ofte for lite tid på å spørre om en prosess virkelig er nødvendig.

Utallige selskaper utfører prosessgymnastikk på daglig basis, hopper gjennom bøyler for å tilfredsstille noen "krav" uten å kunne formulere hvorfor det blir gjort, og tilbyr ofte "vi har alltid gjort det på denne måten" som den beste forklaringen. Kanskje en kunde en gang ba om kravet, og i stedet for å prøve å forstå hvorfor forespørselen, hoppet vi umiddelbart til hvordan og implementerte nok et unntak som løste et problem som virkelig ikke var så viktig.

Sammenlagt utgjør disse tusenvis av små anføringer og unntak i de fleste virksomheter måneder med tapt arbeidskraft, tilsvarer å skrape navnet ditt, adressen og kontaktinformasjonen din på seks forskjellige former på legekontoret.

Vi har mange metodologier og bøker om hvordan vi kan forbedre prosessene våre, men det er lite verdt å stille spørsmål ved hvorfor vi utfører en prosess i utgangspunktet. Uansett hvor effektiv du gjør en prosess, eller hvor mye disiplin du bruker for utførelsen, er det å utføre prosessen i utgangspunktet nesten alltid mer effektivt på kort og lengre sikt.

© Copyright 2020 | mobilegn.com