Administrerte tjenester: Hvordan lage skrivere til andres hodepine

Med mange organisasjoner som bytter til administrerte utskriftstjenesteleverandører for å spare penger og ressurser, lønner det seg å se nøye på alle alternativene, sier Louella Fernandes.

Mange virksomheter driver et komplekst utskriftsmiljø bestående av forskjellige produsenter av skrivere og kopimaskiner med forskjellige forbruksartikler og servicemønster. Men utskrift viser ingen tegn til å forsvinne, så bedrifter står overfor eskalerende kostnader - både i papir og forbruksvarer. Et ubehandlet utskriftsmiljø er ikke bare kostbart - både økonomisk og miljømessig - det utgjør også sikkerhetsrisikoer, som at dokumenter blir liggende eksponert i utskriftsskuffer.

Imidlertid innser bedrifter nå behovet for å takle kompleksiteten, kostnadene og risikoen ved å drive et ustyrt utskriftsmiljø.

Quocirca anslår at 45 prosent av bedriftene har henvendt seg til en ekstern administrert utskriftstjenesteleverandør for å hjelpe dem med å drive utskriftsinfrastrukturen.

Administrerte tjenester kan spare hvor som helst mellom 10 og 30 prosent av utskriftskostnadene. Foto: Shutterstock

Denne tilnærmingen lar en organisasjon fokusere på kjernevirksomheten fordi ansatte ikke lenger trenger å bruke tid på å bestille papir og blekk, behandle fakturaer og svare på skriverrelaterte helpdesk-anrop.

Kostnadsbesparelsen kan være betydelig. Administrerte tjenester kan spare hvor som helst mellom 10 og 30 prosent av utskriftskostnadene. I tillegg, når tjenester som pull-printing blir introdusert, kan de øke ansattes produktivitet, forbedre sikkerheten og redusere miljøbelastningen.

Administrerte utskriftstjenester består av tre hovedfaser - vurdering, optimalisering og kontinuerlig styring. En omfattende vurdering vil analysere den eksisterende skriverparken sammen med bruk og gi anbefalinger for en konsolidering og optimalisering.

En typisk anbefaling kan være å erstatte utdaterte, enfunksjonsskrivere med de nyeste nettverkede, energieffektive multifunksjonsskrivere.

På dette stadiet kan programvare introduseres som sikker eller pull-printing, noe som sikrer at utskriftsjobber bare frigjøres til autoriserte brukere. Denne tilnærmingen, sammen med regelmessig overvåking, sikrer at utskriftsmiljøet tilpasser seg endrede forretningsbehov.

Administrerte tjenesteleverandører faller stort sett inn i to kategorier. For det første er det maskinvareleverandører som HP, Ricoh og Xerox, som leverer tjenester direkte eller gjennom tredjepartsleverandører.

De fleste maskinvareleverandører leverer utskriftstjenester direkte til større organisasjoner og kan bruke kanalpartnere for å målrette mot mindre virksomheter.

For det andre er uavhengige leverandører, for eksempel systemintegratorer eller verdiøkende forhandlere, hvorav mange per definisjon er kanalpartnere for visse maskinvareleverandører.

De er spesielt tiltalende for bedrifter som ...

© Copyright 2020 | mobilegn.com