Maksimer Office 365 for prosjektledelse

Microsoft Office 365, pakken Software as a Services (SaaS) som samler SharePoint Online, Exchange Online og Lync Online, blir en populær og mer økonomisk løsning for selskaper i alle størrelser for å være vertskap for samarbeid og kommunikasjon. Det har også noen fordeler for prosjektledere. Her er noen av fordelene en prosjektleder kan forvente hvis bedriften flytter til Office 365.

Integrer med andre Microsoft-tjenester

En av de åpenbare fordelene med Microsoft Office 365 er potensialet for prosjektgruppemedlemmer å bruke sine Office 365-legitimasjon for å få tilgang til andre Microsoft SaaS-baserte tjenester, inkludert Microsoft Project Online og Microsoft Dynamics CRM, noe som muliggjør en enhetlig opplevelse på tvers av selskapets prosjektporteføljestyring og customer relations management (CRM).

Lag en wiki

Mens jeg har et kjærlighets- og hat-forhold til SharePoint Wiki, er det noen ganger det er lettere å dokumentere noe som en policy eller et produktnavnvedtak på en wikiside enn i et Word-dokument, som deretter legges bort i et dokumentbibliotek. Å sette inn en wikiside på en Office 365-teamside følger de samme trinnene for å sette inn en ny ny side.

Mens SharePoint Wiki ikke er like fullt utstyrt som Confluence, kan den tjene ganske bra som et raskt og skittent wikiside. Du trenger ikke en gang å vite Wiki Markup Language på grunn av wikis GUI-redigeringsprogram. Figur A viser starten på en grunnleggende wiki. Figur A

SharePoint wiki (Klikk på bildet for å forstørre.)

Spor prosjektproblemer med Issues Web Database

"Management by regneark", der en prosjektleder sporer problemer på et regneark, er like gammelt som konseptet med regneark. Imidlertid, versjon av regneark, innbokser via e-post og den vanlige uoppmerksomheten som kommer fra overskredning og komprimerte prosjektplaner, gjør sentralisering av informasjonen på nettet bedre for samarbeid og vedlikehold.

Med SharePoint Online klikker du bare Nettstedshandlinger, Nytt nettsted, Bla gjennom alle og utgaver Webdatabase for å lage en online problemdatabase som du kan bruke til å spore prosjektproblemer. Figur B viser Komme i gang-siden i Problemdatabasene. Figur B

Utsteder nettdatabase (Klikk på bildet for å forstørre.)

Det ene svarte merket jeg gir denne funksjonen er at Komme i gang-innholdet for Issues-webdatabasen for mye avhenger av video. Det er tid og sted for video, men ikke for å komme i gang med innhold. Dette må være raskt referansemateriale som er lett å lese, med en flyt som fremmer å få databasen opp, kjørt og konfigurert.

Merk: Denne funksjonen krever at Access Services er slått på. Dette vil vanligvis være en jobb for Office 365-administratoren.

Opprett et beslutningsområde

En av de mer underutnyttede nettstedfunksjonene i SharePoint har alltid vært møte arbeidsområder. Klikk på Nettstedshandlinger, nytt nettsted, Bla gjennom alle og beslutningsprosessarbeidsområde for å lage et beslutningsmøtearbeidsområde som inneholder plass for prosjektledere til å registrere: Møtemål, deltakere, agendaer, et dokumentbibliotek, oppgaver og beslutninger. Figur C viser beslutningstakingsmalen som er klar til å bli befolket for et møte. Figur C

Beslutningsarbeid Arbeidsområde klar for at et team skal begynne å ta en beslutning. (Klikk på bildet for å forstørre.)

Publiser prosjektplaner til SharePoint Online

Å publisere prosjektplaner til SharePoint Online er en fin måte å sentralisere prosjektinformasjon og få den ut av Microsoft Project 2010. Du kan publisere prosjektplaner du oppretter ved hjelp av Microsoft Project 2010 direkte til SharePoint-oppgavelister på SharePoint Online i Office 365. Her er en oversikt om hvordan du publiserer et prosjekt til SharePoint:

  1. Åpne Backstage-visningen fra Project 2010.
  2. Klikk på Lagre og send.
  3. Klikk på Synkroniser med oppgavelister.
  4. Velg URL-navnet til SharePoint-teamnettstedet der du vil publisere prosjektet som en oppgaveliste.
  5. Klikk på Valider URL.
  6. Skriv inn et nytt navn på oppgavelisten.
  7. Klikk på Synkroniser, og nå synkroniser oppgavelisten med prosjektfilen.

Oppgavelister er et kommunikasjons- og samarbeidsverktøy alle teammedlemmer kan få tilgang til så lenge de har den aktuelle rollen og privilegiene til å få tilgang til teamnettstedet der oppgavelisten er bosatt.

Microsoft Lync for prosjektgrupper

En overgang til Office 365 tar med seg Lync Online, en SaaS-basert versjon av Microsoft Lync, en direktemeldings- og videomeldingsapplikasjon. Prosjektgrupper kan bruke Lync for følgende:

  • Forbedret IM som tilbyr sanntidsinformasjon om tilstedeværelse, inkludert status for teammedlemmer og beliggenhet. Teammedlemmer kan også kommunisere via en aktivitetsstrøm ved hjelp av Lync-klientapplikasjonen.
  • Taleanrop ved hjelp av Lync-klientapplikasjonen via VoIP.
  • Forhåndsplanlagte eller ad hoc lyd-, video- og nettmøter mellom prosjektets teammedlemmer med evnen til å hente inn sine kunder eller partnere til møtet (selv om de ikke er Office 365-kunder).

Den gode nyheten er at det er Mac- og mobilversjoner av Lync IM-klienten, så teammedlemmer som ikke bruker Windows, blir ikke utelatt. Jeg liker konseptet med Lync for planlagte og ad hoc nettmøter eller å la et møte være åpent hele dagen for utvekslingstekst og kodebiter blant et prosjektgruppe.

Mitt ønske er at flere av Yammer dukker opp i Lync Client Application, fordi å sette opp Lync for å skrive dette innlegget viste at det var ganske temperamentsfullt. Yammers kommende integrasjon i SharePoint er imidlertid et innlegg for en gang i fremtiden.

Office 365 for prosjektledere

Office 365, med de rette administrative rettighetene, lar prosjektledere og teamene deres implementere disse funksjonene for å bidra til bedre teamsamarbeid og kommunikasjon.

© Copyright 2020 | mobilegn.com