Å overvinne frykten for risiko i Enterprise Collaboration

Etter å ha gjennomført en undersøkelse i 2011, snakket med klienter og undersøkt hundrevis av selskaper; Jeg har konkludert med at frykt for å mislykkes og manglende evne til å håndtere risiko er to av hovedårsakene til at ledere nøler med å investere i enterprise-plattformer og strategier.

Så hva kan gjøres for å hjelpe?

I forsyningskjeden er det noe som kalles feilmodusanalyser - et komplisert begrep, men et ganske enkelt konsept. Hensikten med modellen er å systematisk identifisere, forutse og avbøte et antall risikofaktorer, samt definere oppfølgingshandlinger dersom scenariene presenterer seg.

Låner du denne modellen, kan du bruke den på bedriftssamarbeidsområdet når du ser på hvordan du skal evaluere og avbøte risiko. Det er viktig å påpeke at risikoer er vanlige; det er risiko i alt du gjør og alt du investerer i. Imidlertid kan du forutse noen av disse risikoene og begynne å komme med forebyggende tiltak eller oppfølgingstiltak for hvis og når disse risikoene faktisk presenterer seg.

Å være i stand til å forstå og evaluere disse risikoene er avgjørende og noe enhver organisasjon trenger å tenke på. I figur A nedenfor vil du legge merke til både en intern (ansatt) og en ekstern risiko (kunde) bare for å vise at denne modellen kan brukes til begge. Det flotte med denne modellen er at den kan brukes som en grunnlinje som du kan tilpasse og endre for å dekke dine behov (som å legge til andre variabler). Hvis du vil holde ting enkelt, kan du bare gjøre alt dette i en enkel Excel-fil, eller enda bedre, i din samarbeidsplattform. Her er trinnene:

Trinn 1 - Hva er risikoen?

Skriv ned de opplevde risikoer som et resultat av å bli involvert i virksomhetssamarbeid. Basert på klientarbeid valgte jeg to vanlige risikoer som er "ansatte bruker ikke verktøy" og "negativ tilbakemelding fra kunder." Jeg vil anbefale et tverrfunksjonelt møte i motsetning til bare å ha noen fra PR eller markedsføring som kommer opp med alle risikoer. Hvis du har et team som leder samarbeid (ideelt sett bestående av ansatte med forskjellige roller), ville dette være en god ting å gå gjennom sammen. Bestill lunsj og bruk noen timer sammen på dette. Bedriftssamarbeid ledes av og påvirker flere deler av en organisasjon, så det er viktig å forstå hva de varierende risikoene kan være.

Trinn 2- Prioritetsindeksen

Gå gjennom hver risiko og fyll ut de fire første elementene, la anbefalte handlings- og ansvarsstykker være tomme til du bestemmer deg for hvilken risiko du skal ta opp. Vi vil diskutere det om et øyeblikk. Tallene du tilordner disse variablene er selvfølgelig subjektive, slik det organisasjonen din kan oppfatte som en alvorlig risiko, kan en annen organisasjon oppfatte som en mild risiko. Nettopp derfor er det viktig å gå gjennom dette som et team - det lar deg utvikle litt enighet.

Hvis vi bruker risiko 1 som eksempel, kan vi se at alvorlighetsgraden (ut fra en skala fra 1-10) for ansatte som ikke bruker interne samarbeidsverktøy, er en 8, er sjansen for at dette faktisk skjer 4 og sannsynligheten for å oppdage at risikoen tidlig er en syv (hvis du overvåker samarbeidsmiljøet ditt og legger merke til tilbakemeldinger, vil sjansen for tidlig oppdagelse her være stor). Multipliser disse tre tallene sammen for å få en "prioriteringsindeks", som i vårt eksempel for risiko 1, er 224.

Disse tallene ligner tett på tallene fra et globalt teknologiselskap med hundretusenvis av ansatte. Poenget er ikke å komme til et nøyaktig antall, men å bidra til å sammenligne risikoene med hverandre relativt sett, slik at du kan begynne å prioritere dem.

Trinn 3 - Arbeid gjennom risikoen

Gå gjennom denne prosessen for alle risikoer du har identifisert for å få "prioritetsindeks" -nummeret. Når denne prosessen er fullført, må teamet ditt bestemme hvor mange risikoer det kan adresseres umiddelbart. Det kan være bare topp 5 eller 10, og kanskje er det alle sammen. I eksemplet over valgte jeg bare to risikoer. Prioritetsindekspoengene vil hjelpe deg og teamet ditt til å bestemme hvordan de skal prioritere risikoen organisasjonen din blir møtt med; vanligvis jo høyere prioritetsindeks, jo høyere opp på listen er den spesifikke risikoen.

Trinn 4 - Ansvarlighet

Når du har en liste over risikoer du skal takle (si topp 10), kan du gå videre og fylle ut de to nederste områdene, som er de anbefalte handlingene for å håndtere risikoen og hvis ansvar det er å håndtere den. Jo mer spesifikk du kan være på disse områdene, jo bedre, spesielt når du ser på hvem som er ansvarlig. For eksempel ville det være ideelt å si "Jessica Thomas, VP for markedsføring." Vaguer du er, jo lavere er sjansen for at noe faktisk blir gjort.

Å gå gjennom denne prosessen er ikke veldig vanskelig, men verdien det vil gi teamet ditt når det gjelder å evaluere, prioritere og avbøte opplevde risikoer, bør være stort. Det kan også være lurt å vurdere andre faktorer når du tilpasser dette til dine behov, for eksempel "hvilke ressurser vil det kreves for handlingen?"

Dette skal være et godt utgangspunkt for å hjelpe deg og teamet ditt med å finne ut hvordan du kan evaluere, avbøte og prioritere risiko forbundet med virksomhetssamarbeid. Tilpass, endre og endre dette rammeverket etter behov.

Jacob Morgan er rektor i Chess Media Group, et management consulting og strategisk rådgivningsfirma om samarbeid. Jacob er også forfatteren av Amazonas mestselgende bok, The Collaborative Organization, som er den første omfattende strategieveiledningen for et fremvoksende samarbeid på arbeidsplassen. Han finner du på Twitter @JacobM .

© Copyright 2020 | mobilegn.com