Kvalitetssjekk IT-prosjektplanen din

Prosjektledere (PM) ser mange prosjektplaner med ulik grad av kvalitet. Jeg har sett prosjektplaner skrevet på Happy Hour-servietter, tegnet på tavler (absurd beskyttet med et advarsel om ikke å slette), detaljert om indekskort og post-it-lapper, og til og med montert i Microsoft Excel fordi teamet ikke forsto Microsoft Prosjekt.

Over tid utvikler vi alle vårt eget sett med kriterier for hva som gjør en god timeplan ved å blande planleggingsteori med praksis i verden. Utfordringen med denne tilnærmingen er at kvaliteten på prosjektplanene er subjektiv for personen som evaluerer prosjektplanen, og at den ikke er konsistent på tvers av en prosjektportefølje, avdeling eller selskap. Én prosjektleder kan føle seg komfortabel med å administrere en plan på høyt nivå, og en annen prosjektleder vil kanskje ønske at arbeidspakker skal defineres ved varighet på to uker eller mer detaljert detaljer. Organisasjoner trenger jevnlig råd og veiledning basert på beste praksis. Enten organisasjonen din har den gamle vismannseksperten eller et innovativt prosjektledelseskontor (PMO) i verden, kan en trener bare gjennomgå et fast antall tidsplaner på et gitt tidspunkt.

Steelray Softwares prosjektanalysator bryter denne flaskehalsen. Dette kraftige verktøyet analyserer prosjektplanen din for kvalitet, gir detaljerte evalueringsrapporter på sekunder, og gir veiledningsveiledning for hvordan du kan forbedre prosjektplanen. Steelray Project Analyzer tilbyr mer enn 40 formler og regler for å vurdere kvaliteten på prosjektplanen din med bokstavelig talt ett klikk på en knapp ( figur A ). Figur A

Steelray Project Analyzer (Klikk på bildet for å forstørre.)
Steelray Project Analyzer bruker et trafikklys-statuskort for enkelt å identifisere problemområder i timeplanen din, alt fra vanlige planleggingsfeil til komplekse kvalitetsvurderinger. Planleggingsfeil som manglende baseline-data eller manglende tildelte ressurser flagges visuelt sammen med komplekse kvalitetsfeil som for mye slakk varighet, oppgaver som er utenfor sekvensen eller dårlig dannede avhengigheter. Resultatkortet kan tilpasses, slik at du raskt kan vurdere en tidsplan basert på organisasjonens behov for tidsplankvalitet ( figur B ). Figur B

Steelray Project Analyzer Scorecard (Klikk på bildet for å forstørre.)

Verktøyet filtrerer også Microsoft Project-planen for å identifisere problemoppgavene for raskere løsning. Jeg har skrevet om hvordan jeg kan tilpasse Microsoft Project til å bruke tilpassede filtre for å identifisere sene oppgaver, men Steelray Project Analyzer tar dette konseptet til et helt nytt nivå. Muligheten til å raskt vurdere problemer i en prosjektplan sparer tid og reduserer den administrative belastningen som blir pådratt under prosjektgjennomføringen.

Steelray Project Analyzer gir også coaching-råd for hvert av problemområdene. Ved å klikke på fløyteikonet vises coachingpanelet og forklarer hver tidsplan for kvalitetsregel. Enda viktigere, det forteller deg hva du skal gjøre videre for å fikse problemene i prosjektplanen ( figur C ). Figur C

Steelray Project Analyzer Coaching Module (Klikk på bildet for å forstørre.)

Jeg liker virkelig hvordan verktøyet gir en objektiv vurdering av timeplanen, identifiserer oppgavene som må fikses, og gir veiledning om neste trinn for å fikse problemområder. Det er enda mer imponerende at all denne analysen kan gjøres på mindre enn ett minutt.

Du må fremdeles vurdere prosjektkonteksten og den subjektive påvirkningen i prosjektplanen. I ett eksempel evaluerer verktøyet prosjektplanen for opptjent verdistyring. Hvis organisasjonen din ikke har tatt i mot opptjent verdi, vil ikke denne regelen ha mye verdi for deg; Du kan imidlertid tilpasse målkortet til å bruke reglene som gjelder for organisasjonen din.

Jeg liker også hvordan Steelray Project Analyzer vurderer kriterier som tidsplan for resultatindeks og kostnadsytelsesindeks, ettersom det gir deg mål å oppnå.

Praktiske applikasjoner for PMs, PMOs og leverandører

PMs

Jeg er stolt over å kunne planlegge effektivt i Microsoft Project, og likevel, med Steelray Project Analyzer, fant jeg flere problemområder i timeplanene mine i løpet av sekunder. Selv om du har tenkt på alt når du bygger en prosjektplan, kan verktøyet fungere som en tilregnelighetskontroll. Trenerfunksjonen hjelper også med å forklare begrunnelsen og fremtidige fallgruver hvis planleggingsproblemene ikke blir løst.

PMOs

Hvis du er en PMO-leder som er ansvarlig for å tilby coaching og rådgivning om prosessledelsesprosesser, teknikker og standarder, er Steelray Project Analyzer et må-ha-verktøy. Et PMO-team i en stor organisasjon kan enkelt støtte hundrevis av prosjekter hvert år. Hvert PMO-medlem kan ha sin egen tolkning og personlige beste praksis for hvordan man effektivt kan utvikle og administrere en prosjektplan. Steelray Schedule Analyzer gir et konsistent sett med kriterier i hele organisasjonen og standardiserer veiledningen gitt av PMO-trenere.

leverandører

Hvis du administrerer prosjekter som bruker tredjepartsleverandører eller offshore-deler av prosjektet til andre team, vil Steelray Project Analyzer hjelpe deg med å raskt vurdere kvaliteten på leverandørplanene. Selv om prosjektet har leveranser med fast pris hos en outsourcet leverandør, gjennomfører en kvalitetsvurdering på den integrerte timeplanen med leverandør- og klientoppgaver verdi for prosjektet og støtter risikostyring.

Konklusjon

Som selvinnsatt IT-nørd elsker jeg programvareverktøy som hjelper meg med å gjøre mitt arbeid. Vi trenger flere verktøy som Steelray Project Analyzer som hjelper oss med å bli bedre PM, ikke bare gjennom teori, men gjennom faktisk anvendelse.

Ingen verktøy er en sølvkule for vellykket prosjektledelse - du må fortsatt bruke din egen begrunnelse og logikk på problemer i timeplanen din. Last ned en gratis prøveversjon av Steelray Project Analyzer, bruk den på prosjektplanen og del tankene dine om dette kraftige verktøyet i diskusjonen.

© Copyright 2020 | mobilegn.com