Se om DEVONthink for Mac fungerer etter dine behov for datastyring

Å holde oversikt over dokumenter, filer og mapper blir stadig mer utfordrende hver dag. Volumet av data som må spores, på min bærbare datamaskin er forbløffende, og å gjøre det ved å bruke det tradisjonelle fil / mappehierarkiet blir mindre nyttig for hvert dokument.

Mens jeg surfer på Internett for å løse et annet problem, kom jeg over DEVONthink og var fascinert for å se om det kunne hjelpe meg med å administrere informasjonen min.

Hva er DEVONthink?

DEVONthink er en database for koding og sporing av informasjon av alle slag. Ved å bruke koder og grupper for å klassifisere dataene dine, hjelper DEVONthink med å gjøre deg mer produktiv ved å lagre informasjonen din på en veldig søkbar måte.

Innhold kan importeres til databasen fra Finder, e-post, webbokmerker, og stort sett alle andre kilder du kan tenke på. Når du jobber med dokumenter som er lagret i databasen, kan du få tilgang til en forhåndsvisning av et dokument fra DEVONthink-applikasjonen, samt skyve det ut for å bli redigert av applikasjonen tilknyttet dokumentet. For eksempel ble dette innlegget lagret i DEVONthink som et Word-dokument. Når jeg redigerer den fra databasen, gjør Word alt arbeidet, men lagringen går tilbake til databasen og alle endringene blir lagret. Dette er en funksjon jeg ikke forventet, men som absolutt er en hyggelig overraskelse.

Figur A

DEVONthink Pro Office (klikk for større bilde)

tagging

De av oss med blogger eller som bruker Internett regelmessig, er sannsynligvis kjent med ideen om å tagge - legge til nøkkelord i innleggene dine som hjelper dem å bli lettere funnet. DEVONthink støtter dette også, slik at det kan legges til koder til hvert dokument, element eller mappe som er lagret i databasen. Bruke tagger kan øke produktiviteten ved å redusere tiden som trengs for å finne dokumenter du har lagt til databasen.

gruppering

På samme måte som tagging, lar gruppering deg trekke lignende dokumenter sammen. Disse er mer direkte relatert; for eksempel har jeg opprettet en gruppe for TechRepublic-innlegg innen DEVONthink for å holde innleggene mine samlet. Tenk på dette som en mappestilvisning for å hjelpe med sortering og generell organisering.

For å få fortgang i grupperingsprosessen for bestemte typer informasjon, kan du opprette smarte grupper. Dette er grupper definert av kriterier som ligner på søkekriterier; hvis et stykke informasjon samsvarer med kriteriene for en smart gruppe, legges den automatisk til den gruppen. Når informasjon ikke lenger samsvarer med disse kriteriene, fjernes den automatisk fra gruppen. Å bruke smarte grupper kan spare tid og kutte ned antall grupper som må administreres manuelt.

Jeg la også merke til at oppdateringer til filene i databasen umiddelbart gjenspeiles i en åpen forhåndsvisning av et av de lagrede dokumentene mine.

Søk

For meg er det her det er med DEVONthink. Visst må jeg huske å lagre ting i databasen, men når de først er der ... Jeg kan finne alt fra søkefeltet øverst til høyre etter tittel, koder, grupper eller metadata, bare for å nevne noen .

Søket stopper ikke der; den støtter også uklar logikk, slik at du kan finne dokumenter ved å komme i nærheten; du trenger ikke å huske nøyaktig hva noe heter for å finne det. Du trenger å slå på den uklare logikkfunksjonen for søket ditt, men med et klikk OK er du i gang.

Figur B

Søk med markering

Hvordan få ting til DEVONthink

De beste måtene å få ting inn i DEVONthink-miljøet er å bruke Sorter, som installeres med applikasjonen og sitter ved venstre side av skjermen. Bare å dra elementer over håndtaket på skjermen, slik at du kan slippe dem inn i innboksen for databasen, og akkurat slik er de der inne.

Da jeg jobbet med dette innlegget, prøvde jeg å slippe et bilde fra forhåndsviseren til det, og det lagret i databasen uten problemer.

Hvis du er en Automator-bruker, kan du også bruke DEVONthink som et mål for automatisering. Jeg har ikke kommet for langt nede på banen for Automator ennå, men forhåpentligvis kommer jeg snart inn i det tilsynelatende praktiske stykke programvare.

I tillegg til dra og slipp-metoden for å legge til eksisterende filer, kan du opprette flere typer dokumenter i DEVONthink, inkludert:

  • Utklippstavle: limer innholdet av utklippstavlen i databasen din
  • Vanlig tekst: legger til et nytt klartekstdokument
  • Rik tekst: legger til et nytt rik tekstdokument
  • Skript: setter inn en ny skriptfil
  • HTML: legg til en ny HTML-fil i databasen
  • XML-fil: opprett en xml-fil
  • Eiendomsliste:
  • Bokmerke: lagre et nettbokmerke
  • Feed: importer en RSS-feed
  • Gruppe: opprett en gruppe i DEVONthink-databasen
  • SmartGroup: opprett en smart gruppe i databasen
  • Ark: legg til en regnearkfil

DEVONthink inkluderer et antall maler for populære filer / mapper også; disse åpnes via alternativet Ny fra mal på filmenyen eller kontekstmenyen i applikasjonen.

Hva annet kan jeg administrere i DEVONthink?

All informasjon, fra bokmerker til PDF-er til e-post, kan administreres eller oppbevares i databasen. Du kan hente inn post og oppbevare den i databasen for å frigjøre plass i den primære postboksen. Hvis du har nok lagringsplass og gode sikkerhetskopier av databasen din, kan dette være en anstendig vei å gå. Uten disse tiltakene på plass, ville jeg ikke nødvendigvis dra all e-posten min inn i databasen. Hvis du er en Gmail-bruker som meg, gjør Google en pålitelig jobb med å lagre e-post, gjøre den tilgjengelig og hente på den ledige lagringsplassen for postkassen min. Men hvis du vil beholde alle filene dine, inkludert e-postmeldinger, gruppert sammen for et bestemt emne eller prosjekt, kan det være en praktisk måte å sammenstille alt på ett sted.

For å ta e-posten din til DEVONthink, velger du filmenyen og velger import. Du må velge kilden, som som standard er Apple Mail. Du kan deretter velge mapper og / eller meldinger som skal inkluderes i importen.

Figur C

Importer e-post

Er du RSS-fan? Devon think kan også laste ned og lagre feeds direkte fra nettet (hvis du bruker DEVONthink Pro eller Pro Office).

Hvis du noen gang har ønsket å vite ordtellingen for dokumentene dine, kan DEVONthink Pro Office være noe for deg. Ikke bare vil det telle ordene i et dokument, det vil fortelle deg hvor mange ganger hvert ord vises på tvers av alle dokumentene i databasen. For å se denne informasjonen, velg Verktøy-menyen og velg Konkordans. Velg deretter databasen. Figur D viser et eksempel på konkordans.

Figur D

Hvor mange ganger har jeg brukt det ordet?

Versjoner og priser av DEVONthink

DEVONthink Pro Office DEVONthink Pro DEVONthink Personal DevonNote

$ 149.95

$ 79.95

$ 49.95

$ 29.95

Mengden informasjon du kan hente inn DEVONthink er nesten uendelig og den er fleksibel nok til å dekke behovene til mange forskjellige typer brukere fra alle bransjer og stiler. Produktet har en gratis prøveversjon, og jeg oppfordrer deg til å sjekke det ut, da DEVONthink kan være et flott tillegg til produktivitets- og informasjonsstyringssystemet.

© Copyright 2020 | mobilegn.com