Bruk etiketter i Gmail for bedre e-postadministrasjon

Googles Gmail har ført an i en årrekke som en av de mest populære gratis e-posttjenestene på nettet, både for teknologer og lekebrukere. Gmails tilnærming til e-postadministrasjon har alltid vært litt unik (noe som også kan bety "vanskelig å bli vant til", spesielt hvis e-postbruksmønstrene dine er basert på mange års erfaring fra Microsoft Outlook). Å være talsmenn for søk - det har tross alt vært deres brød og smør i årevis - Google bagatelliserer bruken av mapper for å organisere meldinger, og gir en stor hendig søkefelt øverst i Gmail-grensesnittet. Faktisk er mapper ikke tilgjengelige i Gmail i det hele tatt, annet enn standardfiler som "INBOX", "Sendt post", "Papirkurv", etc.

Selv om dette er en ny måte å se på meldingshåndtering, synes jeg at jeg vanligvis trenger mer enn et postkassesøk for å finne e-postmeldinger jeg trenger - enten enkeltelementer eller diskusjonstråder. Hvis du vet nøyaktig hva du søker etter, er du i god form. Men hva hvis emnet er vagt, er du ikke sikker på hvordan stikkordene er stavet, eller du ønsker å se flere meldinger som angår et prosjekt (f.eks. "Router Upgrade") som kanskje ikke inneholder de samme nøkkelordene?

Det er her etiketter kommer inn. Etiketter er koder du kan bruke på e-post for å kategorisere meldinger slik du vil at de skal grupperes. I tilfelle av et installasjonsprosjekt for utstyr, kan du opprette en etikett som heter "Router Upgrade" og deretter tilordne dette til e-postene du ønsker. Senere kunne du finne alle tilknyttede elementer med et enkelt klikk - bokstavelig talt! Flere etiketter kan knyttes til e-postmeldinger (for eksempel en etikett som identifiserer prosjektnavnet OG en etikett som identifiserer prosjektsponsoren) for å hjelpe deg med å optimalisere organisasjonsevne. Du kan også lage nestede etiketter, som er en etikett (eller til og med flere etiketter) gruppert under en etikett. Mens etiketter må påføres FØR du leter etter disse varene, når du først har gjort at dette er en vane, vil du finne at det er en lek å finne det du trenger i Gmail-postkassen.

Oppretter en Gmail-etikett

Hvis du vil opprette en etikett, ser du nederst til venstre på Gmail-skjermen for alternativet "Mer":

Klikk "Mer" (hvis det ikke allerede er utvidet):


Klikk "Opprett ny etikett", så vises en nyttig dialogboks:


Skriv inn etikettnavnet og klikk "Opprett". I eksemplet nedenfor vil jeg opprette en etikett som heter "Google-varsler."

Du kommer tilbake til hovedskjermbildet for e-post der du kan se den nye etiketten på venstre side:


Du har nettopp opprettet en etikett på toppnivå. For å bruke etiketten på e-postmeldinger, bare dra og slipp ønsket melding (er) på etiketten, eller gjør det motsatte ved å dra og slippe etiketten på meldingen (du kan også sjekke av meldingene og bruke "Etikett" -ikonet i den horisontale verktøylinjen hvis du føler deg gammeldags).

Det vises et varsel om at du har lagt varene til riktig etikett:

Du kan klikke på etiketten på venstre side av postvinduet for å se alle elementene som samsvarer med det. Hvis jeg klikker på Google Varsler, vises de tilknyttede meldingene i deres eget vindu:


Hvis du vil opprette en nestet etikett, klikker du på øverste etikett på venstre side av postvinduet og velger pil ned. For eksempel "Google-varsler":

Klikk på "Legg til undermerke" nederst i vinduet. Følgende boks vil vises:

Du kan angi det nye etikettnavnet (for eksempel "2014"). Legg merke til hvordan "Nest label under:" allerede er avkrysset og viser etiketten på toppnivå under du oppretter denne undermerket:


Klikk på Opprett. Du kommer tilbake til hovedvinduet for e-post.

Du vil ikke se den nestede etiketten umiddelbart, men du vil se en pil til venstre for øverste etikett som vist. Klikk på denne pilen, og den nestede etiketten vises under og forblir synlig.


Som tidligere diskutert, kan du enten dra og slippe meldinger til den nestede etiketten eller omvendt for å bruke dem. Vær oppmerksom på at når du legger til etiketter i en melding, vil de fortsette å vises i emnelinjene, og at nestede etiketter vises i formatet til øverste etikett / nøstet etikett (f.eks. Google Varsler / 2014 som vist på høyre side av vinduet):


Hvis du ønsker å lage lavere nivåer av nestede etiketter, kan du gjøre det ved å følge de samme trinnene; for eksempel en etikett kalt januar under underetiketten kalt 2014. Det er ingen begrensning for nivåene på etiketter du kan ansette.

Hvis du vil endre en øverste etikett til en nestet etikett, klikker du på pil ned til høyre for etikettnavnet, velger Rediger og merker av for "Nest label under:" og velger etiketten under som du vil flytte denne .

Hvis du vil administrere etikettene og nestede etiketter, klikker du på "Administrer etiketter" til venstre i Gmail-vinduet:


Hekkede etiketter er litt innrykket under foreldreetikettene. Du har muligheten til å vise / skjule etiketter, vise dem bare hvis de gjelder uleste meldinger, redigere dem eller skjule dem helt. Ikke bekymre deg, hvis du sletter en etikett, sletter du ikke de tilsvarende e-postmeldingene.

Konklusjon

For nye brukere som ikke er kjent med Gmail-grensesnittet, krever det en fordomsfri holdning og vilje til å omfavne endring. E-postbrukere som er ukjente med Gmail og har vært avhengige av flere titalls eller til og med hundrevis av mapper i det siste, kan synes konseptet med nestede etiketter er litt skremmende - spesielt når de vurderer å måtte kamme gjennom flere gigabyte-meldinger for å merke hver enkelt individuelt. Imidlertid lønner et sprang av tro som dette seg, og en annen tilnærming til e-postorganisasjon kan spare deg for timer hvis ikke dager i livet ditt.

For eksempel kan du snarveiere prosessen ved å bare bruke etiketter på elementer du virkelig trenger å henvise til, ved å bruke ett eller to nivåer av nestede etiketter, skjule etikettene du ikke bruker konsekvent, og flytte utdaterte elementer til Gmail-arkivet der du kan søk alltid etter dem senere hvis ønskelig. Med litt øvelse og en vane med å være nøye med å håndtere etikettene dine, vil du snart lure på hvordan du noen gang har klart deg uten nestede etiketter og kraften de gir.

© Copyright 2020 | mobilegn.com