Hvorfor å si "ja" til ikke-møte dager øker produktiviteten

Å si "ja" til dager uten møte øker produktiviteten Mindre møter betyr at arbeidere bedre kan styre tiden og arbeidsmengden.

Online planleggingstjeneste Doodle ga ut en rapport tidligere i år, der den uttalte at nesten 400 milliarder dollar ble kastet bort på dårlig organiserte møter i USA alene. Rapporten sa at møter spiste til ansattes tid, slik at arbeidet ble avsluttet; for ikke å nevne produsert forvirring, tap av fokus og ineffektive prosesser som svekket klient- og leverandørrelasjoner.

Ikke desto mindre vedvarer bedriftens tankesett om at "vi må få alle i et rom" til tross for at teknologiske alternativer som e-post og direktemeldinger er langt mer levedyktige alternativer.

Hector Aguilar, president, teknologi i Okta, en leverandør av tilgangsadministrasjonsplattformer, bestemte seg for å endre dette ved å implementere en "ingen møte-dag" -regel for visse hverdager for å øke ansattes produktivitet. Han delte historien sin med TechRepublic.

Unngå tidsøkende møter: 10 tips (gratis PDF)

Scott Matteson: Hvordan hindrer møter produktiviteten?

Hector Aguilar: Problemet er ikke møtene - det er hvor mange møter det er og formålet bak dem. Oftere enn ikke vil arbeidere åpne kalendere og finne en dag er fullstendig booket med back-to-back-møter og knapt 15 minutter åpne for å fullføre elementer på oppgavelistene sine, enn si handlinger fra møtene.

Som mennesker, spesielt ingeniører, sliter vi med å konsentrere oss på nytt. Etter hvert som teknologien utvikler seg, og vi har nye verktøy for å nå hverandre raskere og i løpet av et hvilket som helst tidspunkt av døgnet, er det lett å lide av overbelastning i kommunikasjonen. Når du legger til uendelige møter i miksen, blir det nesten umulig å fokusere på ett prosjekt uten avbrudd.

Når møter avbryter dagen din, er du kanskje ikke klar over at du bytter mellom de to sidene av prefrontale cortex til multitask, og som et resultat kan det ta opptil 40% lengre tid å fullføre de samme oppgavene. Dette er grunnen til at jeg tror på å reservere en møtefri dag for å skape et større rom.

Scott Matteson: Hvorfor insisterer så mange selskaper på møter (uansett hvor trivielle)?

Hector Aguilar: Å tilbringe tid med kolleger er avgjørende for å dyrke forhold og bygge selskapskultur. Så jeg forstår nødvendigheten av å samle teamet ditt og møte ansikt til ansikt. Faktisk er ansikt til ansikt 34 ganger mer vellykket enn e-post når du prøver å kommunisere.

Imidlertid må grunnlaget for møtet være nøye gjennomtenkt og etablert. Spør deg selv: Er dette en beslutning som krever hele teamets innspill? Har alle jeg inviterer en rolle?

I stedet for å reagere på et problem ved å kaste et møte på alles kalender, ta et skritt tilbake og tenke ut løsningen og hvem som faktisk trenger å være involvert. Dette vil ikke bare spare andres tid, men din egen.

Scott Matteson: Hvor lenge har du implementert ikke-møtedager?

Hector Aguilar: I de siste syv årene mens jeg var i Okta, har jeg åpnet plass i ingeniørens planer ved å gi mandat om at en dag per uke (torsdagens i dette tilfellet) har null møter.

Dette kan være en utfordring, spesielt når du koordinerer møter med andre team som ikke tar samme tilnærming, men de konsistente fordelene jeg har oppdaget - inkludert mer kreativ tenking, raskere problemløsing og økt produktivitet - forsterker beslutningen min. Jeg anbefaler det samme til andre CTOs og ingeniørledere.

Tips om tidsstyring for teknikere (gratis PDF)

Scott Matteson: Hvorfor er en ikke-møtedag per uke så viktig for teknologiteam?

Hector Aguilar: Hver leder vil at teamet hans skal være så produktivt som mulig. Ledere går imidlertid glipp av poenget ved å legge til flere møter som en prosess i stedet for å tillate uavbrutt tid til å gjøre virkelig fremgang. Ved å planlegge mindre møter og la teamene ta et skritt tilbake fra sin typiske daglige forretningsaktivitet, vil avdelingen din være mye mer produktiv.

Å fjerne møter fra ligningen bare en dag i uken gir et vindu for helt uavbrutt tid. Jeg har lagt merke til at teamet mitt nå organiserer ukens prosjekter rundt denne fridagen fra møter, og reserverer dagen uten møte for å utføre kritiske oppgaver som krever dyp tanke og god, uavbrutt tid. De planlegger i mer komplekst, tidkrevende arbeid på dagen uten møter, og takler mindre og mer håndterbare prosjekter resten av uken.

Scott Matteson: Hva er de tre største forbedringene du har sett i lagene dine med ikke-møtedager?

Hector Aguilar: De tre største forbedringene jeg ser med ikke-møtedager er:

Låser opp kreativ tenking og problemløsning: Uten møter har team en uavbrutt arbeidssone, noe som gir mulighet for mer kreativ tenking og potensialet til å oppdage nye løsninger, ganske enkelt ved å tillate dypere konsentrasjon.

Oppnå en "flytstrøm": Når folk gjør det de elsker og føler lidenskapelig om arbeidet sitt uten distraksjon, går de inn i en "strøm av tilstand." Uten møter har team økt og langsiktig tilfredshet med det samlede arbeidet.

Produktiv prosjektledelse: Dager fri fra møter gir tid for team å fullføre mer dyptgående prosjekter. De kan planlegge ukene sine deretter, og vite at det ikke kommer noen uventede møter på bestemte dager og forstyrrer tidsplanene eller forstyrrer tidslinjen.

Kognitiv overbelastning: 15 måter å redusere den på (gratis PDF)

Scott Matteson: Hva er ditt råd til andre teknologiledere / CTOer om hvordan du holder deg til denne rutinen?

Hector Aguilar: Mitt råd for team er å prioritere store prosjekter som vil kreve mer headspace og dyp tenking. Du vil være mer produktiv med en hel dag å dykke inn i prosjektet for hånden uten multitasking eller avbrudd.

Ideen om ingen møtedager er ikke nødvendigvis ny, men problemet begynner når det mangler håndhevelse. Det er opp til lederne å veve denne tankegangen inn i lagets kultur og lede med eksempel for å sette tonen. Hvis et møte er planlagt på en utpekt dag uten møte, oppfordrer teamet til å flytte det eller avvise det.

Jeg oppfordrer også teammedlemmer til å utfordre møter booket på bestemte dager uten møte ved å spørre arrangøren om møtet kan flyttes eller om din tilstedeværelse er påkrevd. Hvis det er pushback, er det her ledelsen kommer inn.

CTOs og teamledere må også advokat for ansatte i selskapet. Det er viktig å gjenta fordelene ved alle hender eller personalmøter for å sikre at de ansatte er godt kjent med fordelene og forstår hvorfor regelen er på plass.

Til slutt bør ledere huske å holde seg fleksible og være åpne for nye måter regelen kan passe inn i et lags struktur og timeplan. Jo mer du lar andre være involvert i regelen, jo mer sannsynlig vil de holde seg til den.

Scott Matteson: Har du noen tips for å endre tankegangen til mennesker som ser ut til å tro at møter er den beste måten å få ting til å gjøre?

Hector Aguilar: Ettersom dagens moderne verden beveger seg raskere enn før, er det viktig å huske å senke farten og ta et skritt tilbake. En dag sans møter lar teamene fokusere på det større bildet og virkelig dykke ned i større oppgaver, spesielt for programvareutvikling da det krever alvorlig og uavbrutt konsentrasjon. Vi trenger alle å prøve nye ting og være fleksible i arbeidsmiljøene, men mitt råd til de faste møtetroende er hvorfor ikke prøve det i noen uker? Det fungerer kanskje ikke for alle, men resultatene kan overraske deg.

Executive Briefing Nyhetsbrev

Oppdag hemmelighetene for suksess med IT-ledelse med disse tipsene om prosjektledelse, budsjetter og håndtering av daglige utfordringer. Leveres tirsdager og torsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com