5 enkle Word-tips som alle brukere bør kjenne til

Til og med nye brukere tar i bruk Words brukervennlige grensesnitt og kan begynne å skrive inn og formatere tekst raskt. Når du lærer, vil du snuble over snarveier som gjør ditt daglige arbeid enda enklere. Her er fem tips som jeg bruker ofte når jeg jobber i Word. Ingen av disse tipsene er nye, og det er grunnen til at jeg alltid er overrasket over å høre en bruker utbryte at de er ukjente - de er så mye av Word-sansen min at jeg glemmer at andre kanskje ikke vet om dem.

1. Merk en setning med ett raskt klikk

Noen ganger må du redigere en hel setning - det kan være lurt å flytte den eller bruke formatering. Uansett hvorfor du trenger det, vil du at prosessen skal være enkel og enkel. Det kan være vanskelig å klikke og dra for å markere setningen, men det er en enkel måte å velge en hel setning på. Hold nede Ctrl -tasten og klikk på et hvilket som helst ord i setningen, så vil Word svare ved å velge hele setningen for deg! På samme måte, hvis du vil velge et helt avsnitt, klikker du hvor som helst i avsnittet tre ganger. Hvis du dobbeltklikker uten å aktivere Ctrl -tasten, velger Word det klikkede ordet. Og her er det siste tipset for hurtigvalg: for å velge en enkelt linje, flytt musen inn i venstre margin til den blir til en stor pil. Klikk deretter til venstre på linjen. Figur A viser resultatet av bruk av denne metoden.

Figur A

Velg en enkelt tekstlinje ved å klikke i venstre marg.

2. Skriv inn tekst hvor som helst

Hvis du har prøvd å legge inn tekst midt på en tom side, har du sannsynligvis vært litt frustrert. Alt hodet som klør seg i verden vil ikke hjelpe! Du kan klikke på et tomt sted, men Word lar deg ikke legge inn tekst. Når dette skjer, kan det hende at du tar tilbake til toppen av den blanke siden og trykker på Enter flere ganger for å gå nedover på siden. Det fungerer, men det er unødvendig. Alt du trenger å gjøre er å dobbeltklikke på et sted, og så lar Word deg legge inn tekst. Jeg innrømmer at det er litt dunkelt og ikke veldig intuitivt, men ett dobbeltklikk er alt som trengs. Word vil automatisk sette inn alle nødvendige harde retur og faner for deg.

3. Bytt sak

Du kan spesifisere sak mens du skriver, men du kan også enkelt endre sak etter faktum. Det er to måter - uansett må du først velge teksten du vil endre. Klikk deretter på alternativet Endre sak i Font-gruppen (på Hjem-fanen), og velg fra et av alternativene vist i figur B. Imidlertid er det en raskere måte: Hvis du vil omgå båndet, velger du teksten og trykker Skift + F3 for å bla gjennom riktig, øvre og nedre, i den rekkefølgen.

Figur B

Endre bokstav for den valgte teksten.

4. Endre formatering eller stiler raskt

Endring av dokumentets formatering eller stil kan være en trening i tålmodighet. Det er kjedelig arbeid, og du savner kanskje noe! I stedet for å jobbe deg gjennom dokumentet manuelt, bruk Word erstatt-funksjonen for å gjøre disse endringene for deg. Det er ikke vanskeligere å implementere enn de tre første tipsene - du må bare vite de riktige alternativene. For eksempel kan du bruke Erstatt for å endre alle kursiv til fet skrift, som følger:

  1. Velg teksten du vil endre. Du kan velge en enkelt setning, et avsnitt, en avsnittsblokk eller til og med hele dokumentet.
  2. Klikk på Erstatt i redigeringsgruppen (på Hjem-fanen).
  3. Klikk inne i Find What-kontrollen (ikke hopp over dette trinnet).
  4. Klikk på Mer (om nødvendig) for å få tilgang til søkealternativene.
  5. Klikk deretter på rullegardinmenyen Format og velg Font.
  6. Angi deretter formatet du vil endre. I dette tilfellet velger du Kursiv ( figur C ) og klikker OK.
    Figur C
  7. Word vil vise det valgte formatet under Find What-kontrollen ( figur D ).
    Figur D
  8. Deretter klikker du på knappen Erstatt med (ikke hopp over dette trinnet).
  9. Klikk Font på rullegardinmenyen Format.
  10. Velg formateringen du vil endre den kursiverte teksten til - i dette tilfellet ville du velge Fet og deretter klikke OK. På samme måte som det kursive formatet i trinn 4, vil Word vise fet format under Replace With-kontrollen.
  11. Nå er du klar til å klikke på Erstatt neste eller Erstatt alle.

Hvis du vil erstatte en stil, bruker du de samme instruksjonene, men i stedet for å klikke på Font i trinn 5 og 8, velger du Stil. Når du gjør det, viser Word dialogboksen Finn stil slik at du kan spesifisere stilen du erstatter og den nye stilen. Hvis denne teknikken ikke fungerer for deg, kan du gå tilbake til trinn 3 og 7; må du klikke inne i disse kontrollene før du velger de eksisterende og nye fontformatene.

5. Ta igjen redigeringstrinnene

Enten du redigerer mens du legger inn tekst eller etter at du allerede har skrevet inn sider som er verdt, kan du sette pris på dette siste tipset: trykk Skift + F5 for å bla gjennom tidligere redigeringer. Denne snarveien vil til og med huske den siste redigeringen din når du åpner et dokument på nytt (hvis du lagret den redigeringen). Bare åpne dokumentet, trykk Skift + F5 og Word vil flytte markøren til den siste redigeringen du lagret før du redigerer dokumentet. Denne snarveien er (noen ganger) en god måte å raskt komme tilbake til der du sluttet å jobbe - men husk at det ikke er helt det samme. Den sist lagrede redigeringen kan være flere avsnitt eller til og med sider fra der du sist jobbet. Heldigvis gjør Word 2013s nye Resume Reading-funksjon (også tilgjengelig i PowerPoint 2013) denne uforutsigbare bruken unødvendig.

Word refererer til denne funksjonaliteten som Go Back-kommandoen. Ikke forveksle det med Word's Undo-kommando - Ctrl + Z - da de ikke er det samme. Words Go Back-funksjon husker de fire siste redigeringene, mens Angre-funksjonen bare er begrenset av minne. De presterer heller ikke på samme måte. Gå tilbake flytter markøren til forrige redigering, mens Angre faktisk gjør endringer i dokumentet ditt ved å reversere det du har gjort.

Hvilke andre vanlige tips anbefaler du for Microsoft Word? Del favoritten din i diskusjonstråden nedenfor.

© Copyright 2020 | mobilegn.com