Lag et raskt org-diagram i PowerPoint

Når du setter sammen en presentasjon for å levere nyheter eller informasjon om strukturen til selskapet ditt, kan et org-diagram hjelpe deg å formidle det store bildet. Hvis strukturen er enorm eller labyrint, kan du være bedre tjent med å lage et diagram i Visio eller et annet dedikert diagramverktøy. Men hvis strukturen er relativt flat (eller egner seg til å bli delt opp i diskrete moduler, som kan plasseres på en serie lysbilder), kan du raskt sette noe sammen i PowerPoint. Verktøyene og alternativene er enkle, og diagrammet du oppretter, smelter sammen med formateringen av presentasjonen, og sparer deg fra å måtte endre et feilparameter som er opprettet utenfor PowerPoint.

Merk: Denne artikkelen er også tilgjengelig som PDF-nedlasting.

Det grunnleggende

PowerPoint lar deg definere org-diagramstrukturen i henhold til fire roller. På toppen har du en leder . Under lederen er hans eller hennes underordnede (som igjen kan ha egne underordnede). Mennesker som vises på samme nivå som en underordnet er kolleger . Du vil også finne et sted for assistenter, som avgrenser seg fra personen de bistår. Figur A viser dette skjemaet i sin mest rudimentære form.

Figur A

Prosessen med å lage denne typen org-diagram koker egentlig bare til å legge til og ordne figurer som representerer forholdene til ansatte. For å demonstrere, la oss lage et enkelt diagram. Deretter vil vi vurdere forskjellige måter å finpusse det på. Start med å lage et lysbilde for org-diagrammet:

  1. Trykk Ctrl + M for å sette inn et nytt lysbilde.
  2. Velg Format | Skyvoppsett for å vise lysbildefremleggingsruten, om nødvendig.
  3. Under Innholdsoppsett klikker du på alternativet Tittel og innhold.
  4. Klikk på Sett inn diagram eller organisasjonskart på ikonet som vises midt i det nye lysbildet. PowerPoint vil åpne dialogboksen vist i figur B. (Merk: Du kan også få tilgang til denne dialogboksen uavhengig av lysbildeoppsett ved å gå til Sett inn | Diagram eller klikk på Sett inn diagram eller Organisasjonskart-knappen på tegneverktøylinjen.)

Figur B

Organisasjonskart er standardalternativet, så bare klikk OK. PowerPoint vil sette inn et diagram på lysbildet og vise Toolbar-verktøylinjen, som vist i figur C. Du vil merke at diagrammet er omgitt av en stiplet grå kant, som definerer kartområdet (eller lerretet ). Du kan dra et håndtak på denne grensen for å endre dimensjonene til området. Som standard vil PowerPoint endre størrelsen på kartinnholdet tilsvarende. Du kan også dobbeltklikke på lerretsgrensen for å åpne dialogboksen Formater organisasjonsdiagram.

Figur C

Etter at du har satt inn et diagram, består de grunnleggende oppgavene som kreves for å sette det opp, å legge til figurer, legge til navn eller etiketter til hver form, og sette layout og formatering av diagramelementene slik at de er attraktive (eller i det minste enkle å lese og forstå).

Legge til former

Å legge til figurer er ganske enkelt et spørsmål om å velge en eksisterende form, klikke på Sett inn figur på verktøylinjen for organisasjonskart og velge riktig posisjon. Du kan også høyreklikke på en form og velge posisjon fra en hurtigmeny.

I figur D valgte vi for eksempel en underordnet og klikket på Sett inn form. Som du ser er valgene våre å sette inn en underordnet, en kollega eller en assistent. Figur E viser hva som skjedde da vi satte inn en underordnet: Den nye formen ble lagt under den originale, og alle figurene ble skalert for å gi plass til tilsetningen.

Figur D

Figur E


Jobber med former

Formene i et org-diagram er egentlig bare AutoShapes, som du kan jobbe med på forskjellige måter:

  • Hvis du klikker på en form og ser en ruge-markeringsramme, kan du legge til, redigere eller formatere tekst i formen.
  • Hvis du vil endre formen i seg selv (eller legge tilknyttede former til den), klikker du på kanten for å vise flere små grå prikker rundt den.
  • Hvis du vil velge flere former for modifisering, holder du nede Skift mens du klikker på hver av dem. (Det er andre valgmuligheter, som vi vil se på i løpet av kort tid.)
  • Hvis du vil åpne dialogboksen Format AutoShape raskt, dobbeltklikker du på en form.


Legger til tekst

Å legge til et navn eller etikett i en form er akkurat som å sette inn tekst i en hvilken som helst annen AutoShape (eller tekstboks). Klikk på innsiden av formen og skriv inn ønsket tekst. Du kan også bruke tekstformatering på vanlig måte. For eksempel kan du velge administrerende direktørs navn i toppformen og klikke på fet skrift for å få det til å skille seg ut mer.

Justere oppsettet

Når du har alle figurene i diagrammet, kan du justere oppsettet om nødvendig. Standardoppsettet vi har sett på i de foregående eksemplene kan være bra. Men hvis diagrammet er for overfylt eller du vil endre hvordan grupper er representert, kan du eksperimentere med oppsettalternativene. I figur F har vi for eksempel mange underordnede rapporter til et par ledere, noe som gjør strukturen vanskelig å skille ut. For å forbedre ting, klikket vi på formen for en leder og valgte Right Hanging fra rullegardinlisten Layout på Organisasjonsdiagramverktøylinjen. Så gjorde vi det samme for den andre manageren. Som figur G viser, gjør dette vertikale arrangementet en bedre jobb med å vise hvem som er gruppert under hvem.

Figur F

Figur G

Du kan utforske layoutalternativene for å finne det som fungerer best for deg. En ekstra merknad her: Alternativet AutoLayout (på rullegardinlisten Layout) er som standard aktivert. Hvis du må bygge eller endre diagramelementer manuelt - for eksempel å legge til en annen leder øverst i hierarkiet - kan du fjerne markeringen av dette alternativet. Når AutoLayout er slått av, jobber du med AutoShapes frihånd i stedet for å bli begrenset av noen diagramregler. Bare husk at hvis du reaktiverer AutoLayout for dette diagrammet, vil ting slå tilbake i konfigurasjonen verktøyet synes er best, og du vil miste den tilpassede strukturen.

Formaterer diagrammet

Den enkleste måten å formatere org-diagrammet ditt er å la PowerPoint gjøre det. Bare klikk innenfor diagrammet, og klikk deretter Autoformat på verktøylinjen for organisasjonskart. PowerPoint vil åpne et galleri med formateringsalternativer du kan velge mellom. De fleste stilene tilpasser seg fargeskjemaet til presentasjonen. For eksempel viser figur H hvordan Gradient-alternativet ser ut for et lysbilde med et mørkerødt fargeskjema. Hvis du senere bruker et annet fargevalg eller designmal, vil PowerPoint endre kartfargene slik at de stemmer overens.

Figur H

Hvis du heller vil formatere org-diagrammet manuelt, kan du jobbe med elementene som på alle andre AutoShapes - velg dem og bruk ønsket formatering. Vi nevnte tidligere at du kan holde nede Skift og klikke for å velge flere elementer. Men et mer logisk scenario vil være å bruke den samme formateringen på bestemte elementer i samme kategori - for eksempel alle figurene på et visst nivå, alle rapporter fra en leder eller alle assistenter.

PowerPoint gjør prosessen enkel. La oss si at du vil at Bev Greene og alle rapportene hennes skal være, vel, grønne. Velg formen for Bev og klikk Velg på verktøylinjen for organisasjonskart. Velg Filial for å velge alle Bevs underordnede, som vist i figur I. (Valg av filial vil også velge Bevs assistenter, hvis hun hadde noen.) Du kan deretter klikke på Fyll farge på verktøylinjen for tegning og velge grønt, slik vi har gjort i Figur J.

Figur I

Figur J

Pakk sammen

Vi har dekket mye territorium her og introdusert de forskjellige alternativene. Men i praksis kan du sannsynligvis kaste sammen et diagram på langt kortere tid enn det tok å lese denne artikkelen. Og ikke glem at du kan pakke ut strukturen din over flere lysbilder for å holde ting håndterbare. Bare lag et eget diagram for hver forretningsenhet, divisjon, avdeling eller team - hva som er fornuftig for presentasjonen. Hvis du bruker Autoformat, trenger du ikke å bekymre deg for jevn utseende fra det ene diagrammet til det neste.

© Copyright 2020 | mobilegn.com