Fire enkle tips for PowerPoint-brukere

Alle er enige om at PowerPoint er et kraftig presentasjonsverktøy. Å kjenne seg rundt er nøkkelen til å jobbe effektivt og produktivt. Enten du bruker det hele tiden eller sjelden, kan du sannsynligvis legge noen få av mine favorittips som fungerer for deg. Disse tipsene er ikke beslektede i naturen, men du vil sannsynligvis synes at de er nyttige.

Tips 1: Ikke skriv ut lysbildebakgrunnen

De fleste presentasjoner har en felles bakgrunn, enten det er en enkel farge, en grafikk eller et innebygd designtema. Det er god praksis å bruke samme bakgrunn, men det kan komme i veien når du skriver ut. Å skrive ut bakgrunnen sløser bort blekk, og ikke alt som ser bra ut på skjermen skrives ut like bra. Ofte gjør lysbildebakgrunnen det trykte materialet vanskelig å lese.

Hvis du skriver ut videresendinger via kategorien Skriv ut, vil PowerPoint ekskludere bakgrunnsgrafikken automatisk. På den annen side, hvis du skriver ut de faktiske lysbildene, kan det være lurt å skjule bakgrunnen mens du skriver ut. Dette er hvordan:

  1. Høyreklikk på lysbildets bakgrunn og velg Formater bakgrunn.
  2. Merk av for alternativet Skjul bakgrunnsgrafikk ( figur A ).
    Figur A
  3. Klikk på Lukk eller Bruk på alle. Lukk vil skjule grafikken til bare gjeldende lysbilde. Hvis du velger Bruk for alle, skjules grafikken for alle lysbildene.

Tips 2: La det se ut som om bilder passer til lysbildet

Bilder (og annen stor grafikk) fyller ikke alltid lysbildet helt. Disse filene passer enten, eller ikke. Å prøve å tvinge en passform forvrenger vanligvis bildet. Når dette skjer, vises bakgrunnsbildet eller fargen, som du kanskje ikke vil ha. Et bilde kan se litt malplassert omgitt av presentasjonens andre designfunksjoner eller en bakgrunnsfarge som konkurrerer eller til og med distraherer, som vist i figur B.

Figur B

Den kontrasterende bakgrunnen vekker seerne oppmerksomhet.

Det er sant at du ikke kan tvinge passformen, men du kan gi en illusjon om at bildet passer. Teknikken er utrolig enkel: endre lysbildets bakgrunnsfarge til svart. Det er det! Fordi skjermen er svart under en presentasjon, forsvinner lysbildets svarte bakgrunn, og alle seerne dine ser er bildet, som vist i figur C.

Figur C


Den svarte bakgrunnen gjør at bildet skiller seg ut og seerne ser bildet, ikke den kontrasterende bakgrunnen.

Tips 3: Navn på objekter

Når du legger til et objekt - bilde, form og så videre - tildeler PowerPoint det et standardnavn. Disse navnene er ikke beskrivende, og hvis du bare har noen få, vil det ikke gjøre noe. Imidlertid, hvis du har mange objekter, er det nyttig å gi dem navn som betyr noe for deg. På den måten kan du enkelt velge dem. Figur D viser noen få overlappende ovale former i forskjellige farger. I valgruten ville du ikke vite det ene fra det andre.

Figur D

PowerPoints standard objektnavn er ikke spesielt meningsfylte.

Å gi hvert objekt et meningsfylt navn vil hjelpe deg å finne og velge objektene du trenger raskt. Du kan navngi objekter som følger:

  1. Klikk på kategorien Hjem.
  2. I Redigeringsgruppen velger du Valgfelt fra rullegardinmenyen Velg.
  3. Dobbeltklikk langsomt på et objekt. Det første klikket vil velge den faktiske formen. Det andre klikket vil sette inn markøren for redigering ( figur E ). Hvis det ikke skjer, prøv igjen, klikk saktere.
    Figur E
  4. Noen versjoner av PowerPoint vil velge navnet, men PowerPoint 2013 gjør det ikke. Bytt ut navnet med et mer meningsfylt navn ( figur F ).
    Figur F
  5. Gjenta ovenstående til alle objektene har navn ( figur G ).
    Figur G

Når du har gitt objektene meningsfylte navn, kan du raskt velge objektet du har tenkt første gang. Navn er spesielt nyttige når gjenstander er stablet og gjemmer objekter under den øverste. Bare velg objektet etter navn i valgruten i stedet for å flytte objekter på toppen av bunken for å få tilgang til de som er gravlagt under.

Tips 4: Rask tilgang til hovedbildet

Når du arbeider i normal visning, kan det være lurt å besøke hovedbildet for å gjøre endringer. Du kan gjøre dette på lang eller kort vei. Ved hjelp av den naturskjønne ruten klikker du på Vis-fanen og deretter klikker du Slide Master-alternativet i gruppen Presentasjonsvisninger. Når du er klar til å gå tilbake til normal visning, klikker du Lukk mastervisning i gruppen Lukk. Her er den kortere ruten: Hold ganske enkelt nede Skift -tasten og klikk på Normal-ikonet ( figur H ) på statuslinjen. Hvis du vil gå tilbake til normal visning, klikker du på ikonet igjen uten å holde nede Skift.

Figur H

Normalikonet gir rask tilgang til hovedbildet.

Riktignok er ikke denne ruten mye raskere enn båndruten, men den er lett tilgjengelig, og det er alltid nyttig å vite mer enn en måte å gjøre noe på. Her er noen flere Shift -tastveier:

  • Hold nede Skift -tasten når du tegner en linje for å få en rett linje.
  • Hold nede Skift -tasten når du tegner en oval for å få en sirkel.
  • Hold nede Skift -tasten når du tegner et rektangel for å få en firkant.
  • Hold nede Skift -tasten mens du klikker på Slide Sorter (på statuslinjen) for å få tilgang til utdelingsmaster.

Flere tips?

Vi kan alle dra nytte av hverandres opplevelse. Hva er dine favoritt-tidsbesparende PowerPoint-tips? Del favorittipsene dine i diskusjonstråden nedenfor.

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse, og ber heller ikke om et gebyr fra leserne. Du kan kontakte meg på

© Copyright 2021 | mobilegn.com