How To-Do integrerer seg med mer og mer av Microsofts økosystem

Slik redigerer du raskt en PDF i Microsoft Word Du trenger ikke å betale for Adobe Acrobat for å redigere PDF-filer - slik gjør du det i Microsoft Word.

I årevis har Microsoft hatt en mengde oppgaveadministrasjonsverktøy, som alle er separate. Outlook har oppgaver (som er merket som oppgavelisten din i Outlook 2019), og du kan synkronisere oppgaver fra andre verktøy som SharePoint, Project, Planner og OneNote med varierende vanskelighetsgrad. Men selv når du har fått oppgaver til Outlook, synkroniserer ikke alle e-postklienter dem (inkludert mobil Outlook), slik at du ikke enkelt kan bruke Outlook-oppgavene dine som en oppgaveliste på telefonen. Det er en av grunnene til at Microsoft gjør sin nye gjøremål-app fokus for oppgaveledelse.

Mer om Windows

  • Slik bruker du God Mode i Windows 10
  • Windows 10 PowerToys: Et jukseark
  • Microsofts største flopper i tiåret
  • 10 triks og finpusse for tilpasning av Windows 10 (gratis PDF)

Planen er at To-Do skal være stedet der du kan se og jobbe med oppgaver og gjøremål fra alle Microsoft-tjenester og applikasjoner. Det spenner fra den enkleste tilkoblingen - knapper i Windows 10 Kalender-appen og mobilversjonene av Outlook åpner To-Do-appen og oppgavene vises i Microsoft Launcher på Android - til noen mer sofistikerte synkroniseringsalternativer, inkludert Outlook og Cortana .

To-Do er designet for både forretningsbrukere og hjemmebrukere, og det kan styres gjennom Intune. I motsetning til den populære gjøremål-appen Microsoft kjøpte i 2015 (som holder all data på AWS i Irland), bruker To-Do Exchange Online til å lagre og synkronisere oppgaver - enten du bruker en Microsoft personlig konto eller Office 365 (Business Essentials eller noen høyere lisens) - så den har den samme datakryptering, samsvar og dataklasse som din Office 365-leietaker. Det betyr også at den ikke er (ennå) tilgjengelig med din egen Exchange Server.

Få oppgaver i Outlook

Gjøremål og lister synkroniseres med Outlook.

Bilde: Mary Branscombe / TechRepublic

Bare noen få av oppgavene-integrasjonene fungerer allerede: synkronisering av oppgaver med Outlook er lengst mulig, og det støtter ikke alle Outlook-funksjonene (eller alle gjøremål-funksjonene), så det kan hende du fortsatt trenger å ta med oppgaver fra andre verktøy og tjenester i Outlook som et første skritt.

Hvis du bruker Wunderlist, kan du se oppgaver du oppretter der i Outlook ved å abonnere på Wunderlist-kalendern (Outlook 2019 er smart nok til å sette dem i oppgavevisningen), og det er et nyttig Wunderlist-tillegg for Outlook som gjør det enkelt for å gjøre en e-post om til en Wunderlist-oppgave. Men disse oppgavene synkroniseres ikke til gjøremål, og mens du kan importere Wunderlist-oppgavene dine til gjøremål (det er en kobling til nettverktøyet som gjør dette i Innstillinger), er det en enveis synkronisering og senere endringer er vunnet. t dukker opp, så du må velge ett verktøy. Den viktigste Wunderlist-funksjonen som mangler fra oppgaven på dette tidspunktet, er muligheten til å tilordne en oppgave til noen andre - så langt kan du bare dele hele lister.

OneNote har en to-to-tag som oppretter en avkrysningsrute du kan krysse av for, men hvis du vil at en oppgave skal vises i Outlook, må du velge Outlook-oppgave i stedet og angi påminnelsen (og det er en av funksjonene som ikke har har ikke gjort det fra OneNote 2016 til OneNote Store-appen).

SharePoint Outlook-integrasjon er litt bedre; gå til List-fanen på båndet på et SharePoint-teamnettsted og klikk Koble til Outlook, og oppgaver fra nettstedet vises i egne oppgaver i Outlook. Hvis du vil se oppgaver fra Project, trenger du Project Server eller et tredjeparts tillegg som Power2Plan for å jobbe med disse oppgavene i Outlook. Du kan synkronisere prosjektoppgaver med SharePoint og få dem inn i Outlook på den måten, men en prosjektleder må konfigurere den. Hvis du vil se oppgaver fra Microsoft Planner (Trello-stilen 365 Office-tjenesten i Outlook), må du publisere en iCal-feed og deretter åpne den i Outlook - som setter dem i kalenderen i stedet for oppgavedelen.

Windows 10 Sticky Notes-appen integreres ikke i Outlook i det hele tatt - i stedet integreres den med Cortana-påminnelser; Hvis du inkluderer en dato eller klokkeslett når du skriver eller skriver et notat, vises Legg til påminnelse-knappen og oppretter en Cortana-påminnelse.

(Tech Pro Research)

Gjør-integrasjon er mye enklere enn disse eldre måtene å koble oppgaver til Outlook på. Logg på både Outlook (eller Outlook.com) og gjøremål med den samme kontoen og oppgavene, og listene du organiserer dem i, vil bare synkronisere mellom de to verktøyene. (Hvis det er en Microsoft-konto, må den bruke outlook.com, ikke en Yahoo- eller Gmail-e-postadresse.) Du kan lage oppgaver og merke dem som komplette i begge appene, og dra oppgaver fra en liste til en annen i begge appene. Til og med emojiene du kan bruke i listenavn for å tilpasse gjøremål-ikonene vises i Outlook.

Under omslagene er To-Do heller som en spesialisert visning for Outlook og Exchange-oppgaver, selv om den ikke støtter alle Outlook-oppgavefunksjonene. Du kan bare ha en forfallsdato, i stedet for separate start- og sluttdatoer; oppgavestatus som pågående eller 25 prosent fullført, og detaljer som kjørelengde vil ikke vises i oppgave; og du kan ikke stille oppgavetid, forskjellige prioriteringsnivåer eller tilordne en Outlook-kategori.

Men alle oppgaver fra andre kilder som synkroniseres med Outlook som oppgaver (bruker OneNote-taggen, si) i stedet for kalenderelementer, synkroniseres med oppgaven. Du kan ikke gjenopprette slettede oppgaver i gjøremål-appen hvis du ombestemmer deg, men du kan få dem tilbake i Outlook. Og når du har synkronisert en oppgave fra oppgaven, kan du stille en påminnelse og deretter tilordne den til noen andre som om det var en vanlig Outlook-oppgave. Som omgås problemet med at du ikke kan tilordne oppgaver i gjøremål, og at lister som er delt med deg i gjøremål, ikke vises i Outlook-oppgavene dine - du ser dem i oppgaven, men bare oppgaver lister du oppretter selv synkroniseres på tvers. Du vil ikke se når en tilordnet oppgave er merket som fullført av personen du sender den til, så du må krysse av for den på din egen liste, og å tilordne oppgaver en etter en er mye tregere enn å dele en liste. Men i det minste kan du sørge for at personen som skal gjøre noe vet om det.

Det andre problemet er at hvis du synkroniserer en gjentagende oppgave som ble satt opp for en tid siden (si i Wunderlist) og ikke er merket som fullført hver gang, vil du få alle forfalte forekomster av den i oppgave, og som du krysser av for hver, Outlook-påminnelsen for den neste åpnes og forsvinner.

Du kan bruke Flow for å få markerte e-postmeldinger vises i oppgaven, men det er komplisert å angi påminnelser for dem.

Bilde: Mary Branscombe / TechRepublic

Alternativet for å synkronisere flaggede e-postmeldinger, som vises i listen over Outlook-oppgaver, til To-Do er fremdeles i privat forhåndsvisning (Microsoft sa at funksjonen ville begynne å rulle ut i desember 2018). Du kan dra en e-post til oppgavelinjen i Outlook.com eller opprette et raskt trinn i Outlook på skrivebordet som vil gjøre en e-post om til en oppgave i tillegg til å flagge den, og de vil synkroniseres som oppgaver. Du vil ennå ikke se noen vedlegg fra e-posten i oppgaven, selv om det er planlagt for fremtiden. Du kan også bruke Microsoft Flow til å opprette oppgaver for flaggede e-poster, men å merke oppgaven som fullført i oppgaven vil ikke fjerne flagget i Outlook (som vil skje med den offisielle integrasjonen).

Utover Outlook

Å lage oppgaver fra Skype er litt enklere: høyreklikk på en chat-melding i Skype og velg Opprett en oppgave. Klikk på teksten til meldingen hvis du trenger å redigere den, og velg deretter oppgavelisten for å plassere den i bunnen av ruten. Du kan også se gjennom oppgavene dine i Skype, i tilfelle du vil legge til en oppgave for hånd eller sjekke av noe du har gjort, som å gi videre informasjon. Oppgavelisten er ganske skjult - klikk på '+' -knappen nederst til høyre i en chat, og velg Microsoft gjøremål for å åpne den.

Windows Insiders kan også opprette oppgaveoppgaver gjennom Cortana (du trenger Windows 10 Insider Preview Build 18267 eller nyere, og Cortana og oppgaveintegrasjon er bare tilgjengelig på engelsk og i Australia, India, USA og Storbritannia; hvis du vil bruke fra andre steder, må du endre språk og region i Cortana). Åpne Cortana-notatboken og under Administrer ferdigheter / tilkoblede tjenester, sørg for at Outlook-kontoen din er tilkoblet (under Outlook eller Office 365), og se deretter i Organiser / Lister for å sikre at de dukker opp. Du kan bare synkronisere med en oppgavekonto; med både Office 365 og Outlook tilkoblet og Oppgaveoppsett for begge kontoer, fant vi oppgaver som bare er synkronisert til Outlook-kontoen, og vi kunne ikke finne en måte å endre det på. Hvis du ikke kan få oppgaver til å synkronisere i det hele tatt, og du har brukt Cortana med Wunderlist før, kan du deaktivere Wunderlist-integrasjonen.

Når den er konfigurert, kan du opprette en oppgave ved å fortelle Cortana hva du vil legge til i en spesifikk liste, og Cortana-påminnelser du satt opp for bestemte tider, vil også vises i oppgaven-appen. Eller du kan la Cortana lese en av oppgavelistene dine - men irriterende, ikke Min dag-listen.

Hvis du heller vil bruke Siri enn Cortana, velger du Påminnelser / standardliste på iOS og angir Outlook- eller Exchange-kontoen din som standard (sørg for at påminnelser er slått på for kontoen under Kontoer og passord). Når du sier "Siri, husk meg på ...", som skaper en oppgaveoppgave (selv om den ikke vil fungere hvis enheten din blir administrert med Intune. Du kan også sende disse påminnelsene til gjøremål som oppgaver gjennom IFTTT for ting som å lage oppgaver fra tweets som du sender til IFTTT gjennom iOS Share-menyen.

Andre integrasjoner er litt lenger unna. Integrasjon med OneDrive (for å knytte filer og bilder til en oppgave i stedet for bare lokalt innhold) er planlagt og integreres med Microsoft Teams og synkronisere med oppgaver opprettet ved å gjøre oppgaven i Store-versjonen av OneNote, er begge i etterslepet. Integrasjon med Planner er i utvikling, men i mellomtiden kan du bruke Microsoft Flow til å bringe oppgaver fra Planner eller Teams til To-Do, men igjen, hvis du sjekker oppgavene i To-Do, markerer de dem ikke som komplette i Planner ennå. Du kan også bruke Flow til å opprette nye oppgaver ved å bruke triggere fra Gmail, Google Kalender, HipChat og andre tjenester som fungerer med Flow, men du må for øyeblikket bruke Gjøremål med en arbeids- (eller skolekonto) konto, ikke en personlig konto. Hvis du vil tilordne datoer til gjøremål, må du være kjent med å bruke Flow, da du må bruke variabler for å beregne datoen.

Microsoft Weekly Newsletter

Vær din virksomhets Microsoft-innsider ved hjelp av disse Windows- og Office-opplæringsprogrammene og våre eksperters analyser av Microsofts bedriftsprodukter. Leveres mandager og onsdager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com