Office Q&A: Juster alternativer og betingede formatregler

Det er så mange alternativer i Office-applikasjonene at det er umulig å kjenne dem alle. Å være klar over at de eksisterer og at du kan gjøre enkle justeringer, vil imidlertid hjelpe deg å jobbe mer effektivt. Excels betingede formateringsfunksjon er lik, fordi en enkel justering kan utgjøre hele forskjellen i verden.

AutoFormat tapt

Alex har blitt glad i en AutoFormat-innstilling som lar ham gå inn 1) for å lage en innrykket nummerert liste. Det er en enkel snarvei - for å lage en innrykket nummerert liste uten å klikke på nummereringsalternativet i avsnittgruppen, gjør følgende: skriv 1) og trykk Tab. Word vil automatisk innrykk elementet og aktivere den nummererte listefunksjonen for deg. Hvis du heller vil vise et periodetegn i stedet for parentesen, skriver du inn et periodetegn i stedet for parentesen før du trykker på Tab. Uten å vite hvordan eller hvorfor, sluttet denne funksjonen plutselig å fungere for Alex.

Det er en rekke alternativer som Office aktiverer som standard. Generelt sett er det noen som må deaktivere alternativet for å slutte å fungere. Noen ganger er et tillegg eller annen nyinstallert programvare den skyldige. Det er vanskelig å vite hvorfor et alternativ slutter å fungere, og det er frustrerende hvis du ikke vet hvordan du tilbakestiller det. I Alex tilfelle er fiksen enkel:

  1. Klikk på Fil-fanen og velg Valg i venstre rute. Hvis du bruker Word 2003, velger du AutoCorrect Options fra Verktøy-menyen og hopper til # 4.
  2. Velg Korrektur i venstre rute.
  3. Til høyre klikker du på AutoCorrect Options-knappen i AutoCorrect Options-delen ( Figur A ).
    Figur A
  4. Klikk kategorien AutoFormat As You Type.
  5. Merk av for alternativet Automatiske nummererte lister i delen Bruk som du skriver ( figur B ).
    Figur B
  6. Klikk OK to ganger.

Det er mange alternativer, og jeg oppfordrer deg til å bruke litt tid på å gjennomgå dem. Hvis en funksjon plutselig slutter å virke, vil du sannsynligvis huske at det finnes et alternativ og gå på oppdagelsesferd. Mest sannsynlig vil du finne det raskt nok og stille ting riktig, selv om du ikke husker den nøyaktige innstillingen med det første. Å vite hvor du skal se er viktigere enn å huske hvert alternativ.

Svar tekstalternativ i Outlook

Når Stephanie får svar på en pågående samtale fra en av vennene hennes, ser hun bare vennens siste svar - den tidligere samtalen mangler. Denne innstillingen er ikke noe Stephanie kan fikse på slutten. Venninnen hennes må tilbakestille Outlook-alternativene sine for å inkludere hele tråden. Heldigvis er løsningen enkel:

  1. Klikk på Fil-fanen og velg Valg i venstre rute.
  2. Velg Mail i venstre rute.
  3. I delen Svar og videresending finner du to nedtrekksmenyer for å kontrollere teksten som vises i svar og fremover. Hvis du vil inkludere den originale meldingsteksten i en av eller begge, velger du Inkluder original meldingstekst ( figur C ), tilsvarende.
    Figur C
  4. Klikk OK.

Jeg mistenker at Stephanies venn vil finne dette alternativet satt til Ikke ta med original melding. Nå er den vanskelige delen å få venninnen til å endre innstillingen. Det er ingenting Stephanie kan gjøre på slutten for å gjenvinne den kasserte tråden i svar fra andre som ikke inneholder tidligere tekst.

Utvide et betinget format

Mike ønsker å fremheve rader betinget. Så langt har han vært i stand til å fremheve de betingede verdiene, men han ønsker å fremheve hele rekken. Løsningen er enkel: velg alle kolonnene som inneholder datoperioden før du bruker den betingede formatregelen. Vi bruker det enkle dataområdet i figur D for å demonstrere denne teknikken. Først bruker vi det betingede formatet på den betingede kolonnen ved å bruke en betinget regel. Deretter skal jeg vise deg hvordan du kan utvide høydepunktet til å inkludere alle kolonnene som inneholder posten. Du kan jobbe med alle dataene du ønsker, eller du kan laste ned eksemplet .xls eller .xlsx-fil.

Figur D

Et enkelt datasett.

Gjør følgende for å tilordne et betinget format til kolonne A:

  1. Velg A2: A5.
  2. Klikk på Betinget formatering i kategorien Stiler på Hjem-fanen. I Excel 2003 velger du Betinget formatering fra Format-menyen og hopper til trinn 4.
  3. Velg Ny regel.
  4. I den resulterende dialogen velger du Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres. Hvis du bruker Excel 2003, velger du Formel Is fra rullegardinmenyen Cond 1.
  5. Skriv inn formelen = $ A2 = "Cat"
  6. Klikk på Format-knappen ( figur E ).
    Figur E
  7. I den resulterende dialogen, klikk på Fyll-fanen (Mønster-fane i Excel 2003), velg en farge og klikk OK.
  8. Klikk OK, og Excel vil markere cellene i kolonne A som inneholder Cat ( figur F ).
    Figur F

Den enkle formelen = $ A2 = "Katt" kommer tilbake når verdien i kolonne A er katt. Når formelen er sann, bruker Word det betingede formatet du valgte.

Du bør vite at det er andre måter å oppnå dette enkle betingede formatet, og det er der du kan støte på problemer. Andre regler, spesielt de innebygde, er ikke så fleksible som formelregelen. Du bør selvfølgelig bruke dem, men du kan ikke alltid endre dem. Når disse reglene ikke er tilstrekkelige, kan du prøve formelregelen.

La oss nå utvide høydepunktet til å omfatte kolonner B og C:

  1. Velg A2: C5. I stedet for bare å velge kolonnen som inneholder betingede verdier, velger du alle kolonnene som inneholder datoperioden.
  2. Gjenta trinn 2 til 8 ovenfor. Figur G viser de utvidede høydepunktene.

Figur G

Å utvide formatet er så enkelt som å velge flere kolonner.

Det er så enkelt hvis du bruker formelregelalternativet. Bare endre det opprinnelige valget før du bruker den betingede formatregelen. Som jeg nevnte fungerer denne enkle endringen bare fordi jeg brukte formelregelen. Hvis du har brukt det betingede formatet ved hjelp av et annet alternativ, kan det hende du må slette det og starte på nytt, fordi du sannsynligvis ikke kan utvide det til å omfatte hele raden.

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Når du kontakter meg, så vær så spesifikk som mulig: For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka og fikse hva som er galt" vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse, og ber heller ikke om et gebyr fra leserne. Du kan kontakte meg på

Få den nyeste informasjonen om Microsoft, inkludert noen tips og triks, ved å abonnere automatisk på TechRepublics Microsoft i Enterprise-nyhetsbrevet.

© Copyright 2020 | mobilegn.com