Pro-tips: Kombiner Outlook-kategorier med en Word-e-postfusjon

Å slå sammen kontaktinformasjon fra Outlook med et Word-dokument er en vanlig oppgave for Office-brukere. Takket være Outlook mange sorterings- og grupperingsfunksjoner, kan du begrense kontaktene som er sendt på flere måter. En måte du selektivt kan velge kontakter på er å spesifisere en kategori.

Du bruker kanskje allerede kategorier - de er et flott visuelt verktøy, men de er så mye mer! Kategorier er et nyttig verktøy for å administrere elementer etter personer, emne, prioritering og så videre. Du kan bruke dem til å sortere, fylle søkemapper eller for å oppdage noe visuelt. I denne artikkelen skal jeg vise deg hvordan du kan kombinere kategorier med en e-postsammenslåing for selektiv å administrere kontaktene som ble sendt under sammenslåingen. Som mange funksjoner, har kategoriene forbedret seg med hver versjon. På den annen side gjør det det nesten umulig å dekke alle versjoner på en omfattende måte. Jeg bruker Outlook 2010, og du kan bruke instruksjonene på 2013 og 2007. Outlook 2003-kategoriene er tekster, men teknikken fungerer fortsatt. Jeg vil merke forskjeller mellom versjoner når de er viktige.

Å sette kategorier i spill

Første gang du bruker en kategori, vil Outlook be deg om å navngi den. Du kan gi den nytt navn, eller ikke - men det er nyttig å gi kategorien et meningsfylt navn. Hvis du ikke ser et kategorifelt i tittellinjen, kan du legge det til. Bare høyreklikk på tittellinjen og velg feltvelger. Dra deretter kategorier fra den resulterende listen til tittellinjen og slipp den, som vist i figur A. For å flytte feltet, klikk og dra det.

Figur A

Legg til kategoriene-feltet.

Hvis du ikke kan se tittellinjen i Outlook 2013, kan du forstørre bredden på oppføringsruten. I tillegg kaller Outlook 2013 kategorifeltet (ikke kategorier).

Hvis du vil bruke en kategori, velger du elementet og høyreklikker deretter på kategoriens felt i kategorien. Velg deretter en kategori fra den resulterende dialogen, som vist i figur B. (Jeg har allerede gitt meningsfylte navn til de fleste av mine.) Hvis du høyreklikker på et hvilket som helst annet felt for det valgte elementet, velger du kategorier fra hurtigmenyen for å få tilgang til listen som vises i figur B. Du kan tilordne mer enn én kategori til et element, og de er ikke bare for postforsendelser.

Figur B

Velg en kategori.

Hvis kategorier ikke er tilgjengelig, kan det hende du har en IMAP-konto, som ikke støtter Outlook-kategorier. Det kan du imidlertid konvertere en IMAP-konto til en POP3-konto. Ta kontakt med administratoren din før du prøver å konvertere kontoen din.

Det meste av tiden bruker du kategorier for å gruppere og søke etter elementer. Du kan hoppe over denne delen og gå videre til sammenslåingen. Du trenger ikke gruppere varene dine først for å slå seg sammen. Hvis du vil gruppere elementer etter en kategori, klikker du på kategorihovelen i tittellinjen. Hvis du heller vil, kan du fylle ut en søkemappe med kategoriserte postelementer som følger:

  1. Hvis du har mer enn en konto, klikker du på den aktuelle kontoen.
  2. Klikk på Søk i mapper, og velg deretter Ny søkemappe - eller klikk på kategorien Mappe og klikk deretter på Ny søk i gruppen Ny.
  3. Velg kategorisert post under Organisering av post.
  4. Klikk på Velg under Tilpass søkemappe.
  5. Velg riktig kategori eller kategorier ( figur C ).
    Figur C
  6. Klikk OK to ganger ( figur D ).
    Figur D

La oss slå sammen!

Nå som du kjenner deg rundt i kategorier, la oss bruke en med e-postfusjon. I Kontakter-vinduet (People in Outlook 2013) tilordner du en kategori til noen få kontakter. Bare høyreklikk på en kontakt og velg kategoriser. Velg deretter en kategori.

Gjør følgende når du er klar til å slå seg sammen:

  1. Klikk kategorien Vis.
  2. Velg Liste fra alternativet Endre visning i gruppen Gjeldende visning.
  3. Klikk kategorier i ordningsgruppen ( figur E ), og Outlook grupperer kontaktene dine etter kategorier. Hvis du bruker Outlook 2007, velger du Gjeldende visning fra Vis-menyen. I Outlook 2003 velger du Ordne etter fra Vis-menyen, og velger deretter Gjeldende visning.
    Figur E
  4. Velg kontaktene du vil slå sammen ved å velge en bestemt kategorigruppe eller -gruppe. Jeg velger Familie ( figur F ).
    Figur F
  5. Klikk på kategorien Hjem.
  6. Klikk på E-postfusjon i gruppen Handlinger. I Outlook 2007 og Outlook 2003, velg Mail Merge fra Verktøy-menyen.
  7. Klikk Bare valgt kontakt i Kontakter-delen for å begrense sammenslåingen til kontaktene du valgte i trinn 4 ( Figur G ).
    Figur G
  8. Velg eventuelle andre alternativer for gjeldende fletting.
  9. Klikk OK. Outlook vil starte Word. Fortsett på dette tidspunktet sammenføyingsøkten fra Word, slik du normalt ville gjort.

Hvis du er kjent med prosessen med e-fletting, vil denne hurtigvalgsteknikken hjelpe deg med å jobbe mer effektivt. Hvis du ikke er kjent med e-postfusjon, må du ikke bekymre deg. Det er ikke sikkert at du får alt riktig med en gang, men med litt utforsking vil du fusjonere på kort tid!

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse, og ber heller ikke om et gebyr fra leserne. Du kan kontakte meg på

© Copyright 2020 | mobilegn.com