Pro tip: To betingede formater i Excel som simulerer grafer

Takket være betingede formater kan grafer bygges inn på cellenivå. De er ikke sanne grafer, men den visuelle effekten er den samme. Du deler ganske enkelt visuelle ledetråder som gjør det lettere å tolke rådataene dine. I denne artikkelen bruker vi Excel's betingede formater, datafelt og fargeskala for å simulere grafer som du kan vise sammen med rådataene dine.

Du kan jobbe med et enkelt dataområde eller laste ned .xlsx-filen. Disse formatene støttes bare av .xlsx-formatet.

Datasøyler

Datasøyler sammenligner verdier ved å utvide et fargebånd over en enkelt celle, gjenspeiler verdien som er lagret i den cellen. Ved å se på en gruppe båndceller, kan du raskt skaffe deg mye informasjon. For eksempel viser figur A det samme dataområdet, ett uten datalinjene og ett med. Hvilket er mer effektivt visuelt?

Figur A

Datasøyler, eller ikke?

Gjør følgende for å generere disse stolpene:

  1. Velg verdiene du vil formatere.
  2. Klikk på kategorien Hjem (om nødvendig). Klikk på Betinget formatering i gruppen Stiler.
  3. Velg datalister.
  4. I den resulterende undermenyen velger du en stil og farge, som vist i figur B. Du kan velge en gradient eller solid fylling. Alternativene i hver seksjon tilbyr forskjellige farger.

Figur B

Velg en stil og farge.

Hvis de resulterende stolpene ikke er som du forventet, bør du vurdere dette: datafelt er ikke nullbaserte; den smaleste linjen representerer den laveste verdien i dataområdet, og den bredeste linjen representerer den høyeste verdien. I eksempelområdet har Vest-regionen det laveste tallet, mens Østen har størst. Søylene gjenspeiler sammenligningen av verdiene når de forholder seg til de laveste og høyeste verdiene. Den faktiske verdien er mindre viktig enn sammenligningen av verdiene med hverandre.

Avhengig av hva verdiene representerer, kan det hende at standardlinjene ikke er tilstrekkelige. I dette tilfellet kan du endre den laveste eller høyeste verdien, eller begge deler. La oss endre den høyeste verdien til 100 og se hvordan datafeltene oppdateres:

  1. Velg stolpene (B2: B5).
  2. Klikk på Betinget formatering, og velg deretter Administrer regler.
  3. Velg regelen (i dette tilfellet er det den eneste regelen), og klikk deretter Rediger regel, vist i figur C.
    Figur C
  4. I den resulterende dialogen velger du Antall fra rullegardinmenyen Maksimum.
  5. Skriv inn 100, som vist i figur D.
    Figur D
  6. Klikk OK to ganger for å se resultatene i figur E.
    Figur E

Denne endringen gjør en ting tydeligere: 60 er ikke den høyeste mulige verdien. Forholdet deres til hverandre har ikke endret seg, men de forteller en annen historie. Avhengig av dataene dine kan det være et bedre valg å endre minimumsverdien - eller du kan til og med endre både det maksimale og det minste.

Som du ser i figur D, er det mange alternativer. Du vil bruke litt tid på å eksperimentere for å se hvordan å endre et av disse alternativene oppdaterer de faktiske stolpene og forbedrer (eller ikke) poenget du håper å gjøre visuelt. Noen endringer vil ikke være passende for historien du vil at dataene skal fortelle, så velg med omhu.

Det er ett alternativ jeg vil at du skal se før vi går videre til fargeskala. Spesifikt kan du gjøre datafeltene om til en mer tradisjonell graf ved å slå av visningen av verdiene som følger:

  1. Gjenta trinn 1 til 3 ovenfor.
  2. I den resulterende dialogboksen, sjekk alternativet Vis bare stolpe.
  3. Klikk OK to ganger for å se resultatene i figur F.

Figur F

Vis bare datalinjene.

Fargeskala

Fargeskalaer skaper en visuell sammenligning av verdiene dine, men de gjør det ved å bruke farger i et sett med to eller tre farger. Intensiteten til cellens farge gjenspeiler verdienes plassering til de høyeste og laveste verdiene i området. På denne måten kan dette formatet være til hjelp for å oppdage trender. Figur G viser de samme dataene i en to- og trefargeskala. I et så enkelt datasett er den sanne verdien ikke åpenbar.

Figur G

Fargeskala.

Gjør følgende for å bruke dette betingede formatet:

  1. Velg dataene (B2: B5).
  2. Klikk på kategorien Hjem (om nødvendig) og velg Fargeskala fra rullegardinmenyen Betinget formatering.
  3. Velg mellom en av de 12 innebygde innstillingene. De seks første er to-skalaer; de andre seks er treskala.

Når du velger treskala, vil ikke de forskjellige fargene alltid være åpenbare. Velg skalaen som best representerer dataene dine. I dette tilfellet ser det ut til at treskalaen (vist til høyre i figur G ) er en to-skala. Hvis du skulle legge til flere poster, ville forskjellen være mer åpenbar. Selv om fargeskalaformatet er nyttig i spesifikke datasett, vil du sannsynligvis synes det er mindre effektivt generelt enn datafeltene. Husk at dette formatet tilsvarer minimum, midtpunkt og maksimal terskel, så med mindre denne konteksten er viktig for dataene dine, kan det hende at fargeskalering ikke er det riktige valget.

Nå som jeg har vist deg et eksempel som ikke er spesielt effektivt, la meg vise deg data der det er effektivt. Figur H viser et to- (høyt) og et treskala-mønster (lavt) som avslører trender. I dette tilfellet forteller fargene raskt at temperaturene er varmere i sommerhalvåret. (Det er et foragt eksempel, men det gjør poenget mitt lett.)

Figur H

Bruk fargeskalaformatering for å skille trender.

Fargeskalaformatet har færre alternativer for tilpasning, men som datafelt kan du endre minimums- og maksimumstallet. Du kan også spesifisere farger som representerer dataene dine, hvis farge kan utledes fra dataene dine. For eksempel, i det treskala formatet, kan du bruke blått for å representere de kjøligere temperaturene.

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Når du kontakter meg, så vær så spesifikk som mulig: For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka og fikse hva som er galt" vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse, og ber heller ikke om et gebyr fra leserne. Du kan kontakte meg på

© Copyright 2020 | mobilegn.com