Seks tips om hvordan du kan jobbe mer effektivt i Excel

Jeg bruker mange eldre triks nesten hver dag. Fordi de har eksistert en stund, antar jeg at alle kjenner dem. Denne artikkelen deler noen eldre tips og triks; de er snarveier som er andre art for meg fordi jeg har brukt dem så lenge. Jeg håper at noen av dere skal lære noe nytt, selv om de er gamle tips til meg!

1. Hurtige funksjoner på farten

Det blir ubehagelig å bli bedt om uventet informasjon midt i et møte. Hvis du er heldig nok med å ha den bærbare PC-en din, og regnearket ditt åpent, kan du unngå svaret på hjort-i-hovedlysene ved å sjekke statuslinjen. La oss for eksempel anta at sjefen din ber det totale antallet samtaler fra klient 2. Du kan angi en SUM () -funksjon, eller du kan velge verdiene. Statuslinjen, vist i figur A, viser resultatene fra flere grunnleggende funksjoner som evaluerer de valgte verdiene. Dette trikset er begrenset til funksjonene som vises, men under riktige omstendigheter kan disse funksjonene komme til nytte. Jo mer data du har, desto mer imponerende er denne funksjonen.

Figur A

Statuslinjen viser resultatene fra flere funksjoner.

Det fungerer også med et ikke sammenhengende utvalg. Anta at sjefen ber om totalt antall samtaler i løpet av de tre første månedene for kunder 1 og 3. Figur B viser resultatene av å velge verdiene januar til mars for de to klientene.

Figur B

Dette tipset fungerer med ikke sammenhengende valg.

For å vise disse funksjonene på statuslinjen, høyreklikk på statuslinjen og sjekk funksjonene som er vist i figur C. Fjern merket for de funksjonene du ikke vil vise på statuslinjen.

Figur C

Høyreklikk på statuslinjen og sjekk funksjonene.

2. Begrens arbeidsområdet

De fleste regneark er enkle med de fleste dataene i noen få kolonner og rader, og etterlater mange tomme celler. Du kan begrense tilgangen til de tomme cellene ved å skjule ubrukte kolonner og rader. Brukere med kunnskapen kan alltid skjule dem. Men hvis de tomme cellene ikke er synlige, er de fleste brukere tilbøyelige til å glemme at de eksisterer i det hele tatt, så de vil være mindre tilbøyelige til å endre arket. Følg disse trinnene for å skjule ubrukte kolonner og rader:

  1. Hvis du vil skjule ubrukte kolonner til høyre, velger du den første ubrukte kolonnen ( figur D )
    Figur D
  2. Trykk Ctrl + Shift + Right Arrow for å utvide valget til å inkludere alle kolonnene til høyre
  3. Høyreklikk på utvalget
  4. Velg Skjul fra den resulterende hurtigmenyen

For å skjule rader, velg den første tomme raden og trykk Ctrl + Shift + Pil ned. Figur E viser arket med ubrukte kolonner og rader skjult. De skjulte kolonnene og radene er grå.

Figur E

Skjul ubrukte kolonner og rader.

Hvis du vil skjule kolonner og rader, klikker du på Velg alle cellen (firkanten øverst til venstre på arket) - alternativt kan du trykke på Ctrl + A. Klikk på rullegardinmenyen Format i Cells-gruppen på Hjem-fanen. Velg Skjul og vis skjul, og velg deretter Vis skjul-alternativ fra den resulterende undermenyen.

3. Navn på hurtigområde

Excel tilbyr en rekke måter å tildele et intervallnavn. Etter å ha valgt området, klikker du sannsynligvis på Formler-fanen og deretter klikker du på det mest passende alternativet fra gruppen Definerte navn. Men her er en rask metode som du kanskje ikke vet om. Skriv inn navnet manuelt i kontrollboksen Navnboks - det er den lille hvite cellen til venstre for Formel-linjen. Bare trykk på kontrollen og skriv inn navnet som vist i figur F. Denne metoden er ikke overlegen noen av de andre, men den sparer noen få klikk.

Figur F

Bruk kontrollen Navnboks for å raskt opprette et nytt områdenavn.

4. Flytt kontrollen med formelspissen

Når du går inn i en funksjon, viser Excel syntaks rett under den aktive cellen. Det er en stor hjelp for de av oss som ikke har noe argument for hver funksjon lagret (jeg vet at jeg ikke gjør det). Så nyttig som det er, kan det skjule data du kanskje trenger å se. Heldigvis kan du flytte den! Bare flytt musen over spissen til Excel viser firpilspekeren. Deretter klikker du og drar tipset hvor du vil (flyttingen er midlertidig).

5. Dobbeltklikk på delt

Du vet sikkert at du kan dele et ark ved å dra det delte verktøyet fra en av rullefeltene. Det delte verktøyet øverst på den vertikale rullefeltet vil dele arket mellom rader. Tilsvarende vil det delte verktøyet til høyre for den horisontale rullefeltet dele arket mellom kolonnene. Bare dra verktøyet og slipp den delte linjen der du trenger det. For å fjerne delingen, dra den av arket. Figur G viser de to delte verktøyene.

Figur G

Del et ark etter rader og kolonner.

Det er en annen måte å oppnå det samme. Klikk på cellen der du vil dele opp, og dobbeltklikk på verktøyet i stedet!

6. Skjul faner

Hvis du synes båndet tar for mye plass, kan du skjule gruppene. Bare dobbeltklikk på hvilken som helst fane for å oppnå resultatene vist i figur H. For å få tilgang til gruppene midlertidig, klikker du på en fane. For å skjule alle gruppene permanent, dobbeltklikker du på en hvilken som helst fane. Selv om du aldri bruker dette, er det godt å vite, fordi du kan åpne en arbeidsbok som du ikke er kjent med og finne alle gruppene som mangler. I tillegg fungerer dette dobbeltklikket i alle applikasjoner med båndversjon.

Figur H

Skjul gruppene.

Dine gamle favoritter

Del dine favoritt-eldre Excel-tips i kommentarfeltet. Anta ikke at alle kjenner dem allerede. Det er min erfaring at hvert gammelt triks fremdeles er nytt for noen - og nye brukere åpner Excel for første gang hver dag.

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Vær så spesifikk som mulig når du kontakter meg. For eksempel "Vennligst feilsøk arbeidsboka mine og fikse hva som er galt", vil sannsynligvis ikke få noe svar, men "Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?" kanskje. Jeg får ikke refundert TechRepublic for min tid eller kompetanse, og ber heller ikke om et gebyr fra leserne. Du kan kontakte meg på

© Copyright 2020 | mobilegn.com