Forstå hvordan seksjonen bryter kontrollformateringen i Word

Brukere kan ikke jobbe effektivt i et langt dokument uten å bruke stiler og seksjonsbrudd, og den gjennomsnittlige brukeren hater begge funksjonene. Disse funksjonene er ikke nødvendigvis ødelagte eller avlyttede, men jeg tror de burde være lettere å forstå og manipulere. Når det gjelder seksjonsbrudd, forstår ikke brukerne alltid hvordan de kontrollerer formatering og blir forvirret når det de forventer ikke er det de får.

Seksjonsbrudd

Først, la oss raskt gjennomgå hva en seksjonspause gjør. Et seksjonsbrudd lar deg kontrollere formateringen etter behov. Du kan skrive ut en del av eller hele siden i liggende midt i et portrettdokument. Eller det kan være lurt å endre topptekst fra en seksjon til en annen. Begge endringene ville være umulige uten seksjonsbrudd. Du kan tenke på seksjoner som underdokumenter eller minidokumenter. De er uavhengige av hverandre.

Den mest misforstått oppførselen er denne: et seksjonsbrudd kontrollerer formateringen av alt som går foran det, til Word møter et nytt sekundært brudd. La oss for eksempel anta at du har et fem-siders dokument med seksjonsbrudd øverst på side to og fem. Seksjonsbruddet på side to styrer formateringen på side en. Seksjonsbruddet øverst på side fem kontrollerer formateringen for side to, tre og fire.

Hvis du vil sette inn et seksjonsbrudd, plasserer du markøren og klikker på kategorien Sideoppsett. I Sideoppsett-gruppen klikker du på Breaks-alternativet og velger et alternativ. Hvis du fremdeles bruker 2003, velger du Avbryt fra Sett inn-menyen.

Word tilbyr fire typer seksjonsbrudd:

  • Neste side starter den nye delen på neste side.
  • Kontinuerlig starter den nye delen på samme side, i den nåværende posisjonen.
  • Even Page starter den nye delen på den neste jevn nummererte siden.
  • Odd Page starter det nye avsnittet på neste side med odde nummer.

Det er viktig å vite plasseringen til hver seksjonspause. Hvis du vil vise et seksjonsbruddssymbol, klikker du på Vis / skjul i avsnittgruppen på Hjem-fanen. For å slette et seksjonsbrudd, klikk på symbolet og trykk på Slett. Å gjøre det har konsekvenser, men Word vil bruke formatets neste seksjon på seksjonen som går foran seksjonsbruddet. Denne oppførselen forvirrer brukere.

Se det i aksjon

La oss nå gå gjennom et raskt eksempel, som du kan laste ned her; la oss legge til en kantlinje til innholdsfortegnelsen, som følger:

  1. Plasser markøren på innholdsfortegnelsen (side 2 i demodokumentet).
  2. Klikk kategorien Sideoppsett. I sidebakgrunnsgruppen klikker du på sidegrenser. I Word 2003 velger du Grenser og skyggelegging fra Format-menyen og klikker deretter kategorien Sidekant.
  3. Etter å ha valgt en stil, farge, linjevekt og så videre, klikker du på rullegardinmenyen Bruk for å se alternativene. Ingen av disse alternativene er helt riktige fordi det ikke er noe alternativ for den gjeldende siden. Denne seksjonen er det riktige valget; dessverre vil du velge en grense for hele delen hvis du velger den. Word ser hele dokumentet som en enkelt seksjon, til du legger til flere seksjoner.
  4. Hvis du vil se hva som skjer, velger du Denne delen og klikker OK.

Å legge til seksjonsbruddene etter faktum vil ikke hjelpe. Hvis du brukte grensen på et eksempeldokument, trykker du på Ctrl + Z for raskt å fjerne dem. Hvis du vil legge til en sidekant til bare innholdsfortegnelsen, gjør du følgende:

  1. Plasser markøren nederst på siden som går foran innholdsfortegnelsen - det er tittelsiden i demodokumentet.
  2. Klikk på kategorien Sideoppsett og velg Neste side.
  3. Plasser markøren nederst på innholdsfortegnelsen, og sett inn en kontinuerlig seksjon. Sørg for å plassere bruddet før sideskiftet. Hvis du plasserer bruddet etter sideskiftet, vil seksjonen påvirke overskriften på neste side, og sannsynligvis er det ikke det du vil ha.
  4. Plasser markøren et sted på innholdsfortegnelsen, og gjenta trinnene ovenfor for å legge til en ramme. Denne gangen viser Word en kant rundt bare innholdsfortegnelsen.

Hvis du sletter Kontinuerlig pause etter innholdsfortegnelsen, sletter Word grensen. Hvis du sletter neste sideskift på den første siden, vil Word imidlertid vise en kant rundt både den første og den andre siden.

Husk at seksjonsbruddet formaterer hele seksjonen som går foran det, og det vil omfatte side én hvis du sletter Next Page break.

I dette enkle eksemplet er vi bare opptatt av grensen på side to, innholdsfortegnelsen. Når du setter inn seksjoner i dokumentene dine, vil du oppdage at andre formater betyr noe - de betyr mye. For eksempel har dette dokumentet overskrifter, og overskriften på side to forsvinner i prosessen fordi den nylig innsatte delen ikke har noen spesifisert topptekst. I dette tilfellet ønsker vi ikke en likevel, men det vil ikke alltid være tilfelle.

Poenget er å legge til delen endret noe du kanskje ikke har regnet med. Å forstå hvorfor er nøkkelen til å jobbe mer effektivt med lange dokumenter som krever seksjoner.

Hvis du vil lære mer om seksjonsbrudd, kan du lese Feilsøke side- og seksjonsbrudd i Microsoft Word, få plass til forskjellige topptekster og bunntekster i et Word-dokument og 10 trinn for å sette opp sidenummerering i Word-seksjoner.

© Copyright 2020 | mobilegn.com