Et søk og erstatt Google Apps-migrering

Jeg ble nylig oppsøkt med et arbeidsforslag fra en klient som jeg vil kalle Tony. Tony jobber i en betydelig organisasjon som jeg vil kalle Gozoba.com (det virket som et morsomt ord) i en stilling som en viss autoritet. Gozoba kjører Exchange 2010 og har flere hundre brukere som kjører Outlook 2010.

Tony planla å gå inn i pensjonisttilværelse og ville vite om det var mulig å flytte e-postmiljøet og sekretæren hans, Eileens, til sitt eget personlige domene, inkludert meldinger, kalender og kontakter. Tonys mål var å bevare hans kjente e-postoppsett og muligens fortsette litt uavhengig rådgivning da det var tid for å forlate Gozoba, og dermed sikre en enkel "tråkke fra båten til kaien" slags overgang. Disse er alltid å foretrekke fremfor "dykk over bord og begynn å svømme til land" -versjonene.

Jeg sa at denne bestrebelsen absolutt var mulig, og Tony spurte: "Kan vi flytte e-posten og eileen til mitt eget domene, men også gjøre det slik at ansatte i Gozoba fortsatt kan sende oss e-post gjennom den globale adresselisten og se på planene våre for å bestille møter med oss? Jeg vil virkelig gjøre prosessen så usynlig som mulig for alle. Jeg tror ikke en gang at det er nødvendig å varsle bedriftens ansatte om min nye e-postadresse. "

Dette konseptet var litt vanskeligere, men jeg visste at jeg sannsynligvis kunne regne ut den første delen av forespørselen ved å bruke videresending av e-post / oppdaterte globale adresselisteoppføringer for Tony og Eileen. Den andre delen krever kalenderdeling mellom de to domenene. Siden Tony har en Google Apps for Business-konto, undersøkte jeg dette og fant ut at Googles kalenderinteroperasjonsfunksjon kunne oppfylle dette behovet.

Når vi snakket videre og samlet krav, ble det klart at prosjektet nesten ville være som en kirurgisk prosedyre. Jeg har diskutert e-postoverføringsprosessen til Google Apps tidligere, men dette var en unik situasjon siden bare disse to brukerne skulle migreres. Målet var å gjennomføre en slags "søk og erstatt" av Tony og Eileens nåværende Gozoba Exchange-kontoer for å gjøre de nye Google Apps-kontoene så like Exchange-kontoene som mulig.

Kravene

Den fullstendige kravlisten var som følger:

  • Tony ville ha et nytt e-postdomener satt opp for dette formålet som jeg vil kalle tonysdomain.com. Dette vil være assosiert med hans eksisterende Google Apps for Business-domene.
  • E-post sendt fra utenforstående til Tony og Eileens gozoba.com-kontoer bør omdirigeres til Tonysdomain.com-kontoene.
  • Ansatte i Gozoba kunne sende Tony og Eileen via e-post til tonysdomain.com-adressene fra selskapets globale adresseliste eller svare på eldre e-poster uten å måtte gjøre noe annerledes.
  • Ansatte i Gozoba kunne fortsette å bestille møteforespørsler med Tony og Eileen mens de viser kalenderplanopplysningene sine, og omvendt.
  • Tony og Eileen ønsket å fortsette å bruke Outlook 2010 som deres primære e-postklienter.
  • Eileen trengte å kunne få tilgang til Tonys meldinger, kalender og kontakter med full kontroll slik at hun kunne gjøre endringer som Tony da kunne se.
  • Eileens Blackberry trengte å kunne motta sin nye Google Apps-post (hun har en iPhone, men foretrekker at Blackberry skal brukes til arbeidsrelatert e-post). Det samme gjaldt Tonys iPhone og iPad, så vel som den bærbare datamaskinen hans.

Syv krav. Ganske enkelt, ikke sant? Bare to personer som skal migrere, ikke sant? Bør være en tur i parken, ikke sant? Vel ... ikke så fort.

Den foreløpige prosessen

Det fine med en migrering via e-post er at du kan utføre mye av oppsett- og klargjøringsarbeidet på forhånd og deretter minimere mengden arbeid som trengs ved overgangstid. Jo mindre driftsstans og forstyrrelse for brukerne, jo bedre.

Jeg utførte disse trinnene uten noen innvirkning på det nåværende e-postoppsettet:

  • Registrerte det nye domenet og assosierte det med Tonys eksisterende Google Apps for Business-konto.
  • Sett opp en konto for Eileen i Google Apps (Tony hadde allerede en).
  • Opprettet postkasser for Tony og Eileen på Tonysdomain.com og ga passordene sine.
  • Delegert tilgang til Tonys kalender for Eileen (som innebar å få tilgang til Tonys kalender og dele den med Eileen som omtalt i lenken).
  • Delegert tilgang til Tonys e-post og kontakter for Eileen (som innebar å få tilgang til Tonys Gmail-innstillinger og gi Eileen tilgang til kontoen hans som omtalt i lenken).
  • Konfigurer Google Apps Kalenderinteroperasjon for Microsoft Exchange. Detaljene (som er gitt i lenken, men denne presentasjonen gir bedre oversikt) vil innebære en annen full artikkel, men dette innebar to trinnsetninger på Exchange- og Google Apps-sidene:

Utveksling

  • Sette opp en offentlig mappedatabase
  • Konfigurerer en rollekontobruker i Exchange for Google Apps-kontoen for å utveksle kalenderdata
  • Sette opp e-postaktiverte kontakter for Google Apps-kontoene i Exchange
  • Sette opp tilgjengelighetsadresseområdet for Google Apps-domenet
  • Google Apps
  • Konfigurere et API-omfang for å tillate tredjeparts Oath-tilgang
  • Konfigurere interop-innstillinger for kalender
  • Konfigurere brukere av kalenderinteroperasjoner
  • Migrert e-post ved hjelp av Google Apps Migration-verktøyet (som kopierte, ikke flyttet, e-post, kalender og kontakter):

Nå er det showtime

Alt ble satt opp i Google Apps, så det var på tide å kutte ut etter en endelig datasynkronisering umiddelbart på forhånd.

Jeg nevnte at Tony og Eileen ønsket å bruke Outlook til e-posten deres. Google tilbyr et verktøy som heter Google Apps Sync som synkroniserer Google Apps e-post (f.eks. Gmail) med en lokal Outlook-klient, ved å opprette en personlig lagringsfil (PST) som deretter synkroniseres kontinuerlig. Det fungerer rimelig bra, men jeg er en fan av enkelhet - hvis det var min konto, ville jeg ganske enkelt valgt å bruke Gmail-grensesnittet. Imidlertid tar Gmail-utseendet litt til å bli vant til, og folk som har kjørt Outlook i over et tiår er forståelig knyttet til funksjonaliteten. Som en bonus, hvis du har eksisterende PST-filer, kan du selvfølgelig få tilgang til disse i Outlook (selv om Google Apps Migration-verktøyet også gir muligheten til å migrere disse til Gmail).

Installering av Google Apps Sync krever at du gir godkjenning for at appen skal få tilgang til dataene dine. Deretter setter den opp en ny Outlook-profil og begynner å laste ned data fra Gmail (du kan også velge et installasjonsalternativ for å bruke en eksisterende profil hvis du har lokale data du vil legge til kontoen din). Jeg satte dette opp for Tony (på både stasjonær og bærbar PC) og Eileen, og følgende skjermbilde dukket opp for hver:

Hver bruker kunne ha hatt en kopp kaffe og ringt en telefon eller to i løpet av denne prosessen og deretter kommet tilbake på jobb. det var hvor raskt overgangen ble gjennomført.

Når dette var gjort, var begge brukerne fullstendig koblet til Google Apps-kontoene sine på tonysdomain.com og hadde tilgang til alle dataene sine. Siden disse dataene er lagret i en PST-fil, betyr dette at de vil forbli tilgjengelige selv om systemene deres var frakoblet, for eksempel når det gjelder Tonys bærbare datamaskin.

Jeg la Tonys postkasse til Eileens Google Apps Sync-innstillinger, og denne synkroniserte seg også, og ga tilgang til e-posten og kalenderen hans (men ikke kontakter, en viktig detalj jeg vil dekke nærmere om litt).

Det var da på tide for meg å ta på meg hjelmen til gruvearbeideren og gå inn i tunnelene for å få alt rekonfigurert under bakken.

Jobber bak kulissene

Jeg fortsatte med å utføre følgende oppgaver for å fullføre overgangen:

  • Fått tilgang til Google Kalender Interop-innstillinger for å legge til Tony og Eileens kontoer i listen over brukere som skal synkroniseres slik at planopplysningene deres ble utvekslet med resten av selskapet (jeg ville ikke ta disse trinnene før Google Apps-kontoene deres ble startet) . Dette innebar å legge inn sine Exchange-kontakter sammen med deres legacyExchangeDN-attributt fra Active Directory. For eksempel:

postbeskyttet, GOOGLE, /o=Gozoba.com/ou=First Administrative Group / cn = Mottakere / cn = tony

postbeskyttet, GOOGLE, /o=Gozoba.com/ou=First Administrative Group / cn = Mottakere / cn = Eileen

Siden jeg trengte å vente litt for å sikre at dette fungerte, gikk jeg videre med disse andre handlingene:

  • Aktiverte og testet en regel i Gozoba-e-postporten for å omdirigere inngående e-post til Tony og Eileens Google Apps-kontoer (omdirigering var viktig siden jeg ikke ønsket at disse utenfor e-postene skulle nå de interne Exchange-postkassene for disse brukerne, siden de da ville motta duplikater per neste trinn).
  • Aktiverte og testet en videresendingsregel i Exchange for å omdirigere i Gozoba-e-post til Tony og Eileens Google Apps-kontoer, slik at e-post sendt av Tony / Eileen før overgangen kunne svares av interne brukere på et senere tidspunkt (du vil bli overrasket over hvor ofte dette skjer).
  • Gjemte de eksisterende Exchange-kontoene for Tony / Eileen i Gozobas globale adresseliste.
  • Opprettet postaktiverte eksterne kontakter i Gozoba globale adresseliste for Tony og Eileen, som hver brukte sin Google Apps e-postadresse. Dette i forbindelse med å skjule de eksisterende Exchange-kontoene betydde at alle som prøvde å sende dem e-post via den globale adresselisten, ville gjøre det direkte til sine nåværende e-postadresser.
  • Du lurer kanskje på hvorfor jeg ikke bare slettet Exchange-postkassene deres. To grunner: i tilfelle noe skulle gå galt og vi måtte gå tilbake til den opprinnelige konfigurasjonen, og jeg ville ha disse postkassene nyttige, i tilfelle vi måtte se etter manglende data. Etter hvert blir disse arkivert til PST-filer og slettet.

Deretter fullførte jeg overføringen via følgende trinn:

  • Sett opp tilgang til Google Apps-kontoene på Tonys iPhone / iPad og Eileens Blackberry (de originale Exchange-baserte kontoene ble deaktivert på alle disse).
  • Informerte Tony og Eileen om at de fortsatt kunne få tilgang til e-post via Gmail-grensesnittet om nødvendig. Siden Eileen administrerer Tonys kontakter, var dette nå det eneste tilgjengelige alternativet for henne å gjøre det annet enn å jevnlig eksportere kontaktene sine i Outlook til en PST-fil og deretter importere dem til Outlook-profilen hennes. Det vil kreve å gjøre det samme omvendt hvis hun selvfølgelig gjør noen endringer, noe som ikke er spesielt gjennomførbart.
  • Bekreftet at kalenderinformasjon ble synkronisert mellom Tony / Eileen og Gozoba-brukere.

Det er bra som ender godt - bortsett fra noen få snags

Dette så ut til å fullføre prosessen og alt fungerte som vi hadde planlagt ... så langt. Interne brukere så ingen forskjell når de kommuniserte med Tony og Eileen via e-post eller møteforespørsler, og det samme gjaldt omvendt. Mobile enheter humret mens du sendte og mottok e-post, og sjekker av Gmail og Outlook viste at dataene synkroniserte fint.

Hver gang jeg utfører overføringsarbeid, sørger jeg imidlertid for å holde papir og penn hendig for å registrere detaljene når telefonen ringer med noe uventet utvikling etter migrering. Da det viste seg, ringte det dagen etter og pennen min ble veldig opptatt. Heller enn å uttømmende analysere hvert problem vil jeg gi en problembeskrivelse og løsning (der det er aktuelt).

Problem: Gozoba Cisco Unity voicemail-meldinger ble ikke sendt til Tony og Eileens nye kontoer.

Løsning: Ingen som ennå. Cisco Unity videresender ikke bare telefonsvarer som e-postmeldinger; den skriver disse direkte til postkassene, noe som betyr at automatisk videresending til eksterne kontoer ikke fungerer (det er imidlertid mulig å videresende meldingene manuelt). Et synlig tillatelsesproblem forhindrer at varene blir levert til Tony og Eileens Google Apps-kontoer, selv om spesifikke Outlook-regler er skrevet for dette formålet. Dokumentasjons- og Cisco-støtteforum dukket ikke opp noen verdifulle kundeemner, noe som er mildt sagt skuffende for det faktum at vi rett og slett ikke kan være de første til å prøve en slik anstrengelse.

Per nå videresendes talemeldingene til resepsjonisten som videresender dem til mottakerne. Dette er en løsning, ikke en løsning, men siden det bare involverer 1-2 telefonsvarer per dag, er dette ikke en motgang.

Problem: Eileen fant ut at møteforespørsler til noen Gozoba-brukere mislyktes med feilene "Ingen av e-postkontoer dine kunne sende til denne mottakeren".

Løsning: Rens de hurtigbufrede adresseoppføringene for disse brukerne i Outlook ved å starte en ny e-post, skrive inn navnet deres, la Outlook automatisk fylle ut den hurtigbufrede adresseoppføringen og deretter klikke det svarte "X" til høyre og begynne på nytt.

Problem: Tonys sendte elementer forsvant fra den tilsvarende mappen.

Løsning: Eileen hadde en Outlook-regel for å flytte all e-post fra Tony til en egen mappe - og siden hun var delegat med tilgang til postkassen hans, gjaldt dette også de sendte varene hans! Vi finjusterte regelen om å bare kopiere e-post fra Tony til Eileen til denne mappen.

Problem: Tony kunne ikke sende e-postadressen til den opprinnelige Gozoba-e-posten hans og sendte denne meldingen automatisk til den nye Google Apps-e-postadressen.

Løsning: Ingen funnet; dette ser ut til å ha vært en merkelig adresserende feil (eller mulig funksjon for forebygging av tilbakespring), men den gjaldt bare e-post fra Tonys nye adresse til den gamle. Jeg rådet ham til ikke å sende seg meldinger på denne måten.

Problem: Tony rapporterte at utkast-e-postene ikke synkroniserte mellom Outlook og Gmail.

Løsning: Dette fungerer ikke som standard; Google Apps Sync-programmet synkroniserer ikke utkast.

Når disse problemene ble slått ned, fikk vi en mindre oppblussing av det som er kjent som "Project Scope Creep." Omfangskryp kan være en katastrofe når det hiver hodet etter en migrasjon fordi ønsket om nye funksjoner kan true suksessen (eller oppfatningen derav) av hele oppdraget. I dette tilfellet ble følgende ideer tatt opp:

Spørsmål: Er det mulig å synkronisere Tonys kontakter med Eileens Outlook-konto slik at hun kan redigere dem direkte i stedet for å jobbe gjennom Gmail?

Svar: Ikke som standard, men det er betalte tredjeparts tillegg for Google Apps som delte grupper og Ginza-kontakter som kan være i stand til å gjøre dette. Dette er fortsatt under diskusjon.

Spørsmål: Kan Tonys søppelpost-innstillinger synkronisere mellom Outlook-klienten og den bærbare datamaskinens?

Svar: Igjen, ikke som standard, og den eneste måten å virkelig oppnå dette på ville være eksport / import av register fra skrivebordet til den bærbare datamaskinen og omvendt. Det er mulig å løse opp noe som involverer Dropbox og en planlagt oppgave, men kan kreve litt pleie og fôring å administrere. Jeg rådet Tony til å administrere innstillinger for søppelpost direkte fra Gmail-grensesnittet under Innstillinger / filtre.

Lukker boka

Kravene til migrasjonen ble oppfylt, og prosjektet ble derfor avsluttet. Jeg føler at Cisco Unity-problemet var litt av en torn i sidene våre, og håper å finne en mer permanent løsning for dette etter hvert, siden jeg hater løse ender uansett hvor små. Som du ser er det viktig å holde ting enkelt som mulig, omfatte alle detaljene på forhånd (et prosjekt som dette skal innebære 90% planlegging og 10% utførelse), ha et alternativ for sikkerhetskopiering og forberede dere på (og advare brukere at det vil være) spørsmål eller problemer etter migrering. Sist, men ikke minst, dokumenter hele prosessen slik at klienten din (eller den som måtte støtte dem på veien) vet hva du vet.

© Copyright 2020 | mobilegn.com