10 irriterende vaner dine Outlook-brukere trenger å bryte

Brukere av Outlook genererer sannsynligvis de mest irriterende samtalene for supportpersonell. Word- og Excel-brukere vil vite hvordan de skal gjøre ting, men Outlook-brukere trenger vanligvis noe løst. De er ikke ondsinnede feil på noen måte, men Outlook er et komplekst verktøy, og brukerne er opptatt av å få arbeidet sitt - ting skjer bare. Trening går langt i mange tilfeller. Hvis du kan lære brukerne dine å ikke gjøre disse 10 tingene, vil du og brukerne dine alle være lykkeligere.

1: Klikk på Svar alle

Når noen sender en melding til flere kontoer, kan mottakerne svare på alle ved å velge Svar alle i stedet for Svar. Det betyr at noen av brukerne dine vil få svar de ikke trenger å se. Det er bortkastet tiden deres. Det er sannsynligvis det mest irriterende som Outlook-brukere gjør. Det er ingen kur for denne, bortsett fra å fortelle dem om ikke å gjøre det. Noen vil ignorere deg, og noen vil gjøre det ved et uhell uansett.

2: Bruke listen

Mange organisasjoner har distribusjonslister slik at ansatte kan sende den samme meldingen til alle på teamet sitt, alle i redaksjonen, alle lederne og så videre. Men en liste går vanligvis til alle i organisasjonen. Brukere gleder seg over å lære at de kan gi beskjed når døtrene deres selger informasjonskapsler, når de skal på ferie, når de har flyttet kontoret, når de samler for en god sak ... du ser hvor dette er går. Dette bruddet på god oppførsel irriterer alle.

Be brukerne dine bruke listen på en fornuftig måte - sjelden, i det hele tatt. Hvis det blir et problem, kan du begrense hvem som kan bruke listen.

3: Åpne vedlegg fra fremmede

Noen brukere ser et vedlegg som en gave - overraskelse! De kan bare ikke hjelpe seg selv. Du kan fortelle brukere om ikke å åpne vedlegg, men god virusbeskyttelse vil vanligvis beskytte systemet, bare i tilfelle. Det er den gode nyheten. Den dårlige nyheten er at brukere fremdeles åpner vedlegg fra fremmede.

4: Klikk på lenker

Det er morsomt å klikke på lenker. De tar deg med til kule nettsteder med alle slags tilbud og morsomme ting - og innebygde kontroller og manus som gjør alle slags onde ting mot systemet. De fleste koblinger er ufarlige, men de fleste brukere kan ikke skille en legitim kobling fra en som fører til et phishing-nettsted, harddiskfeil eller verre.

Konsistent trening hjelper, men erfaring er den beste læreren. Å gjøre denne feilen bærer en tung bot: Brukeren kan ikke jobbe før noen har fikset systemet. Det er også ydmykende og kan være litt skummelt for dem. Implementere de beste programvaren forsvaret du kan, konsekvent minne brukerne om ikke å klikke på lenker i uønskede e-poster, og håpe på det beste.

5: Dele ting

Jeg kan ikke la være å lure på hvor mye båndbredde og lagringsbrukere som sløser med å spre sladder og dele engler, vil redde verdikjedebrevene, bilder av deres avkom som gjør bedårende ting, og så videre. De fleste organisasjoner tåler dette misbruket for å fremme harmoni, selv om det er irriterende og sløsing. Det er vanskelig å sette en pris på god vilje.

6: Glemme passord

Langt tungt sorgfullt sukk, etterfulgt av litt forsiktig hodegang.

De fleste brukere trenger ikke å passordbeskytte Outlook, men av og til får du et oppsett der flere brukere får tilgang til e-posten deres via samme maskin. For å få tilgang til kontoen sin, må de huske passordet. Lykke til med det.

7: Ignorerer meldinger

Noen brukere vil bare ikke kommunisere via e-post. De liker ikke det, og de vil ikke ha det. Men i de fleste organisasjoner er e-post ikke lenger en bekvemmelighet; det er hvordan medarbeidere samhandler. Dessverre er det alltid en eller to brukere som nekter å spille pent, som ignorerer e-post eller påstår, "Jeg har aldri fått den meldingen." Du kan prøve å korrigere denne oppførselen gjennom trening, men den blir vanligvis til et ledelsesproblem.

8: Sende e-post til alle i adresseboken

Å sende en e-post til alle i adresseboken er ikke lett å gjøre - jeg mener, det er ikke lett å gjøre ved en tilfeldighet. Likevel klarer brukere fortsatt å gjøre det. Dette er spesielt irriterende hvis Outlook legger til alle avsendere i adresseboken når e-postmeldinger kommer. For et bortkastet, irriterende rot, spesielt hvis du må involvere administratoren for å prøve å huske dem. (Bare det å tenke på å ringe en administrator gjør meg genuflekt ukontrollert.) Trening hjelper ikke her. Bare si: "Ikke gjør det igjen."

9: Slette nødvendige elementer

Et av de store støttemysteriene er hvorfor Outlook-brukere sletter kontakter, bare for å oppdage at de tross alt trenger dem. Dette skjer med alle Outlook-elementer, faktisk: e-postmeldinger, oppgaver, avtaler og så videre. Du kan oppfordre brukere til ikke å være så raske med å slette elementer. La gamle gjenstander henge rundt en stund til de virkelig er foreldet. Unntaket er e-post; ingen har fordel av en forsømt innboks.

10: Slette en profil

Outlook-profiler knytter kontoer og innstillinger til bestemte brukere. De fleste brukere vil bare ha en, men å ha mer enn en er en effektiv måte å holde ting adskilt. For eksempel vil brukere kanskje ha en profil for jobb og en annen for hjemmet. Du kan også ta imot flere brukere på samme maskin ved å opprette en profil for hver bruker. Dessverre sletter de noen ganger profiler. Jeg er ikke sikker på hvordan eller hvorfor de gjør det, men det gjør de.

Flere tips fra Outlook

  • De 10 viktigste tingene du kan lære Outlook-brukerne dine
  • 10 tidsbesparende triks for å jobbe med Outlook-meldingsmaler
  • 10 enkle trinn for å tilpasse et Outlook 2010-skjema
  • Fem tilleggsprogrammer som gjør Outlook enklere å bruke
  • Ignorer uønskede e-postsamtaler i Outlook
  • Fem toppalternativer til Microsoft Outlook

Andre irriterende vaner?

Har Outlook-brukerne dine problemer? Hvilke løsninger har du funnet for å omgå disse problemene? Del erfaringer med andre TechRepublic-medlemmer.

Topp 10 nyhetsbrev

Vend deg til disse må-lesne primerne for å få den magre på de hotteste teknologiske emner, strategier og analyser. Leveres fredager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com