10 feil å unngå når du jobber med flere regneark

Flere ark gir en logisk måte å organisere relaterte data. Du vil sannsynligvis evaluere disse dataene i sammenheng med arket og forholdet til data i andre ark. Det er en fleksibel ordning, men med all den fleksibiliteten kommer ofte litt forvirring. Her er noen ting du ikke bør gjøre når du jobber med flere ark.

Merk: Denne artikkelen er også tilgjengelig som PDF-nedlasting.

1: Glem gruppeark

Å glemme å utføre oppgaver på grupperte ark er sannsynligvis den vanligste feilen brukere gjør. Grupper er to eller flere ark sett på ett. Uansett, hva du gjør med det aktive arket, dupliserer Excel i alle de andre arkene i gruppen. Grupperte ark er en flott måte å kutte ned på repeterende oppgaver, for eksempel formatering. Nesten alt du kan gjøre i et enkelt ark, kan du gjøre i et gruppert ark, inkludert innstillingsalternativer, utskriftsegenskaper og mer.

For å opprette en gruppe, hold Ctrl nede og klikk på kategoriene for arkene du vil inkludere i gruppen. Eller klikk på en fane, hold nede Skift og klikk på en andre fane. Excel vil gruppere de to fanene du klikket og alle fanene i mellom. For å velge alle arkene i arbeidsboka, høyreklikk på en hvilken som helst fane og velg Velg alle ark.

2: Glem å fjerne grupper

Hvis det å glemme å gruppere ark er den vanligste feilen, er det sannsynligvis den nest vanligste feilen å glemme å gruppere dem. Husk, uansett hva du gjør med det aktive arket, dupliserer Excel i alle arkene i gruppen - til og med bytter ut usett data uten forvarsel. Det er egentlig ingenting du kan gjøre enn å være våken. Imidlertid viser Excel Gruppe i tittellinjen når du jobber i en gruppe, så hold øye med den visuelle ledetråden. Det kan være bare påminnelsen du trenger.

For å raskt fjerne gruppering av ark, høyreklikker du på et hvilket som helst ark i gruppen og velger Fjern gruppe. Eller klikk på hvilken som helst ugruppert arkfane. Hvis du vil fjerne et enkelt ark fra en gruppe, holder du Ctrl nede og klikker på fanens ark.

3: unnlater å være konsekvent

Å være inkonsekvent fra ark til ark er en stor feil. For eksempel viser arket i figur A kvartalsvis salget i rad 10. Hvis arkene er konsistente, kan du legge inn en enkelt formel hvor som helst i arbeidsboken for å bestemme årlig sum for hver selger eller region. For eksempel utgjør formelen i Qtr4! B11 undertotalene i celle B10 i alle fire ark.

Figur A

En enkelt formel kan evaluere data i flere ark.

Denne formelen returnerer riktig resultat bare hvis celle B10 i alle fire ark faktisk inneholder kvartalssummen for Smith. En forskyvning av til og med en enkelt celle vil gi uriktige resultater - og du er kanskje ikke klar over det. Konsistens krever litt planlegging, men det er verdt det.

4: Kunne ikke validere grupperte ark

Du kan automatisere oppgaver for grupperte ark ved hjelp av VBA, noe som øker effektiviteten enda mer. Før du gjør endringer, må du kontrollere gruppen for å sikre at de aktuelle arkene faktisk er valgt. Unnlatelse av å gjøre dette kan føre til katastrofe. Den korte prosedyren i Liste A skriver ut hvert ark i den gjeldende gruppen til Umiddelbart vindu. Selvfølgelig vil du tilpasse kontrollprosessen, men å sykle gjennom en ark-samling som bare inneholder utvalgte ark er måten å få tilgang til grupperte ark. I mangel av en gruppe, vil samlingen referere til det aktive arket. I tillegg inkluderer arksamlingen, i dette tilfellet, ikke skjulte ark.

Oppføring A

Function ListSheets() 
  'List all sheets in current group. 
  'If no group, lists active sheet. 
  Dim sht As Object 
  For Each sht In ActiveWindow.SelectedSheets 
  Debug.Print sht.Name 
  Next sht 
 End Function 

5: Glem å referere til et annet ark

Du kan kopiere en formel fra ark til ark akkurat som du kan kopiere en formel fra celle til celle. Å kopiere en formel fra et ark til et annet krever imidlertid bare litt intensjon. Når du kopierer en formel fra et ark til et annet, kopierer Excel bare formelen. Den kopierer ikke en arkreferanse, med mindre referansen er en eksplisitt komponent av den kopierte formelen. Dette kan føre til feil hvis du vil at den kopierte formelen skal referere til det originale arket og ikke målarket. Husk å legge inn arkreferansen manuelt hvis du vil at formelen skal referere til det originale arket.

6: Jobb hardere enn du må, del 1

Å spre data på flere ark er ment å gjøre deg mer produktiv og effektiv. Dessverre, hvis du ikke vet hvordan du kan vise mer enn ett ark om gangen, kan du kaste bort tid på å bla frem og tilbake mellom arkene. I stedet kan du se på flere ark samtidig, slik:

  1. Klikk på fanen til et ark du vil vise.
  2. Velg Nytt vindu fra Vindu-menyen.
  3. Gjenta trinn 1 og 2 til du åpner alle arkene du vil vise i et individuelt vindu.
  4. Fra Windows-menyen klikker du på Arranger.
  5. Velg et visningsalternativ.
  6. Sørg for å velge alternativet Windows Of Active Workbook hvis du har mer enn en arbeidsbok.
  7. Klikk OK.

7: Kopier fra utklippstavlen

Liming av innhold fra utklippstavlen er et av få tilfeller der Excel ikke vil duplisere en handling for alle arkene i en gruppe. Hvis du limer inn innhold fra utklippstavlen, vil Excel lime inn dataene bare i den aktive cellen på det aktive arket.

  1. Du kan kopiere fra ett arbeidsark til alle de andre i gruppen, som følger:
  2. Velg cellen eller området som inneholder dataene du vil kopiere.
  3. Opprett gruppen.
  4. Velg Fyll fra Rediger-menyen. I Excel 2007/2010, klikk Fyll ut redigeringsgruppen på Hjem-fanen.
  5. Velg på tvers av arbeidsark.
  6. Velg de aktuelle alternativene og klikk OK. Du kan velge å kopiere bare innholdet, bare formateringen eller begge deler.

8: Stol på stavekontrollen

Hvis du forventer at Excel skal sjekke alle arkene i arbeidsboka, kan du bli flau. Denne funksjonen sjekker bare det gjeldende arket. For å sikre at Excel kjører stavekontroll på alle arkene i en arbeidsbok, oppretter du en gruppe som inneholder alle arkene i arbeidsboka før du kjører den.

9: Skriv ut mer enn du trenger

Excel skriver ut det gjeldende arket når du skriver ut, noe som er bra. Å skrive ut hvert ark i arbeidsboken ville være sløsing og ineffektivt. Hvis du oppretter en gruppe, vil Excel skrive ut alle arkene i gruppen, som er en rask og enkel måte å skrive ut mye data på en gang. Men Excel vil skrive ut hvert ark på et separat papirark, som kanskje ikke er det du vil ha.

Skriveregenskapene kan være den raskeste og enkleste måten å oppføre seg på. Alle skrivere er forskjellige, så du må kanskje pirke litt for å finne ruten, men her er hvordan du kommer i gang fra Excel. Lag først gruppen og velg Skriv ut fra Fil-menyen. Klikk på Skriveregenskaper i dialogboksen Skriv ut. I Excel 2007 klikker du på Office-knappen; i Excel 2010, klikk på Fil-menyen. Klikk på Skriveregenskaper.

Det er her trinnene vil variere, men se etter et alternativ per sider per ark. Det vil mest sannsynlig være med skriverens layoutalternativer. Velg antall ark du vil ha på hver side, som vist i figur B.

Figur B

De fleste skrivere lar deg angi antall ark som skal skrives ut på hver side.

10: Arbeid hardere enn du må, del 2

Når som helst du synes du gjør mye repeterende arbeid, jobber du sannsynligvis hardere enn nødvendig. Flere ark inneholder ofte de samme etikettene og formatering, men forskjellige verdier. Hvis du lager arbeidsboka fra bunnen av, er det enkelt å lage flere malark mens du oppretter en - du oppretter bare en gruppe og Excel dupliserer handlingene dine. Hvis du jobber med et eksisterende ark du vil kopiere, fungerer dette ikke.

Her er en rask måte å lage nye ark fra et eksisterende ark:

  1. Klikk på fanen du vil kopiere, og Excel viser en liten trekant og et papirikon.
  2. Hold nede Ctrl og Excel vil legge til et plussmerke (+) til ikonene.
  3. Dra arket til høyre eller venstre. Excel oppretter et nytt ark basert på det kopierte arket.

Du kan raskt opprette et antall ark på denne måten.


© Copyright 2020 | mobilegn.com