De 10 viktigste tingene å lære PowerPoint-brukerne dine

Kompetente PowerPoint-brukere har en rekke ferdigheter, enten de lager eller leverer presentasjonen. Men å være effektiv handler mer om å oppfylle et konsept enn de tekniske trinnene som kreves for å lage individuelle lysbilder. Følgende retningslinjer vil hjelpe brukerne dine til å være kompetente, enten de lager, presenterer eller begge deler.

1: Vet hvordan du bruker programmet

Brukerne dine må vite hvordan de kjører PowerPoint. Enda viktigere, de må vite hvordan de skal tilpasse seg hvis teknologien svikter. Ikke slipp brukerne dine løs før de er forberedt på å møte den gigantiske, tomme dødens skjerm . Dette rådet virker åpenbart, men mange presentatører går tapt hvis noe teknisk går galt. Ikke la det skje med brukerne dine!

2: Kjenn til materialet

# 1 kan være en showstopper, men det burde det ikke være. Hvis programlederen er godt kjent med materialet, vil et teknologisk uhell ikke en gang spille noe ut. Forsikre deg om at presentatørene dine kan fortsette uten visuelle hjelpemidler. Publikum vil sette pris på meldingen på samme måte, kanskje mer.

3: Øv

Å vite hvordan man skal levere materialet kan bety forskjellen mellom en vanlig presentasjon og en flott presentasjon. Forsikre deg om at brukerne vet hvordan du bruker PowerPoint-stoppurfunksjonen for å øve på presentasjonene sine. PowerPoint registrerer tiden brukt på hvert lysbilde, som vist i figur A. Denne informasjonen vil hjelpe brukere å holde seg i rute under selve presentasjonen. Funksjonen for å øve på timinger er i gruppen Oppsett i fanen Lysbildefremvisning. I PowerPoint 2003 er det på Lysbildefremvisning-menyen.

Figur A

Presentatørene vil dra nytte av å timing av øvingene.

4: Skriv ut en lysbildeliste

Uansett hvor godt presentatorene kjenner sitt materiale, kan de dra nytte av en lysbildeliste. For det første er det flott for å dokumentere presentasjonen. For det andre vil det hjelpe programlederen med å finne spesifikke data på farten. (For å hoppe til et bestemt lysbilde, kan de oppgi lysbildets nummer og trykke på Enter.)

Hvis du vil lage en lysbildeliste basert på lysbildetitler, klikker du på disposisjonsruten kategorien Kontur. For en kortere liste over bare lysbildetitler, kollaps visningen ved å høyreklikke på ruten og velge Skjul og deretter Skjul alt, som vist i figur B.

Figur B

Skjul omrisset for en liste over lysbilder.
Hvis du vil skrive ut listen, klikker du på Fil-fanen og velger Skriv ut. Klikk på det andre elementet under Innstillinger, og velg Kontur fra alternativene for utskriftslayout. Når disposisjonen er valgt ( figur C ), klikker du på Skriv ut for å skrive ut konturvisningen - lysbildelisten. I PowerPoint 2007 klikker du på Office-knappen og klikker på Skriv ut. (Velg Skriv ut fra Fil-menyen i PowerPoint 2003.) Velg deretter disposisjonsvisning fra rullegardinmenyen Skriv ut og klikk OK.

Figur C

Velg disposisjon for å generere en liste over lysbilder.

5: Hold det enkelt

Når det gjelder tekst, er mindre mer. Presentatørene dine vil ikke at publikum skal lese lysbilder; de vil at publikum lytter til dem. Presentatørene dine er teksten. Lysbilder er bare visuelle ledetråder som støtter diskusjonen. For eksempel er lysbildet i figur D dårlig - av flere årsaker - men kanskje den verste krenkelsen er mengden tekst. Innledningen er ikke nødvendig. Det er det programlederen skal si .

Figur D

Hvis programlederen sier det, trenger ikke lysbildet å gjenta det - slett det!

Når det er nødvendig med en teksttynn lysbilde, bør programlederen holde lysbildet tilbake til det er relevant og deretter ta en pause slik at publikum kan lese det. Når du lager en selvkjørende presentasjon, kan brukerne slappe av av denne regelen ganske mye.

6: Ikke stol for hardt på kulepunkter

De fleste eksperter anbefaler at du ikke bruker kulepunkter (som kjøres med PowerPoints standardverdier for oppsett). Her er den generelle regelen: Hvert kulepunkt skal være et eget lysbilde. Hvis dette er for overveldende til å begynne med, kan du vise brukerne hvordan de skal organisere informasjonen ved hjelp av kulepunkter, og deretter flytte hvert punkt med punktstøtte til et tomt lysbilde. Derfra kan de utvikle den ene tanken ved hjelp av grafikk og (noen) subtile animasjoner. Presentasjonen vil naturlig nok ha mye flere lysbilder, men den generelle presentasjonen vil være mer effektiv og minneverdig. Å fjerne kuler binder ikke brukerne dine hender; det frigjør dem slik at de kan bevege seg utover bare kulepunkter.

Følg rådene i nr. 5, vil du bli kvitt den innledende teksten i figur D, og ​​etterlate noe stygg punktuttekst å gjenoppbygge. Hvis du flytter hver kule til sin egen lysbilde, genererer du seks lysbilder, men de vil være mer minneverdige. Det innledende lysbildet som er vist i figur E trenger ikke litt tekst - legg igjen det til programlederen - men meldingen er klar og publikum vil huske det.

Figur E

Dette lysbildet gjør sitt poeng uten et eneste tekstord.

For å unngå vrede over at ovennevnte uttalelse helt sikkert vil slippe løs, legger jeg til denne enkle ansvarsfraskrivelsen: Kulepunkter er ikke dårlige eller gale. Men bruk dem sparsomt fordi lysbildet etter lysbildet av dem er ineffektivt og kjedelig.

7: Bruk Slide Master

Å lage presentasjonen kan være en arbeidskrevende prosess, så effektivitet betyr noe. Vis brukere hvordan du konfigurerer Slide Master først. Det sparer tid foran og senere. Brukere kan raskt lage et konsistent utseende som er lett å vedlikeholde. Hvis de bestemmer seg for å endre et attributt på et tidspunkt, må de bare endre Slide Master, ikke alle lysbilder i presentasjonen.

Slide Master, vist i figur F, er på Vis-fanen i Master Views-gruppen (Presentasjonsvisninger i PowerPoint 2007). I PowerPoint 2003 velger du Master fra Vis-menyen og velger deretter Slide Master.

Figur F

Brukere vil spare tid og krefter med Slide Master.

8: Bruk vanlige skrifter

PowerPoint legger ikke inn skrifter som standard. Dette gir et problem hvis systemet som kjører presentasjonen ikke har presentasjonens skrifter. Windows vil erstatte en skrift som kan fungere; og igjen, kan det ikke. Brukere kan unngå dette potensielle problemet ved å bruke vanlige Windows-skrifter, for eksempel Arial, Times New Roman, Tahoma, og så videre. Faktisk kan du lage et stevne for bruk av vanlige skrifter. En annen løsning er å legge inn skriftene i presentasjonen. Hvis du gjør det, elimineres substitusjoner, men øker også presentasjonen. Dette er et område der # 7 kan hjelpe: Du kan raskt avverge katastrofe ved å oppdatere skriften via Slide Master.

Hvis du vil legge inn skrifter, klikker du på Fil-fanen, velger Valg (under Hjelp), velger Lagre i venstre rute og kontrollerer deretter Legge inn skrifter i Fil-alternativet, vist i figur G. I PowerPoint 2007 klikker du på Office-knappen og deretter på PowerPoint-alternativer. I PowerPoint 2003 velger du Valg fra Verktøy-menyen.

Figur G

Innebygging av skrifter forhindrer problemer når den spesifiserte skriften ikke er tilgjengelig.

9: Bruk lesbare skrifter

Brukere, spesielt de som er nye på PowerPoint, vil ofte gå over bord med spesialfonter, attributter og sprute farger, bare fordi de er tilgjengelige. Hjelp brukere med å unngå denne fallgruven ved å bruke disse grunnleggende retningslinjene for å forbedre lesbarheten:

  • Forsikre deg om at skriftstørrelsen er stor nok til å se på et konferanse eller møterom (start på 26 poeng og ikke vær redd for å bli større).
  • Bruk en sans serif font.
  • Hold attributter, for eksempel fet, understrek, kursiv og skygger, til et minimum. Selv om disse attributtene kan være effektive på trykk, kan de vises ute av fokus på et lysbilde.
  • Når du bruker farge, er kontrasten god.
  • Bruk mørk tekst på en lys bakgrunn eller lys tekst på en mørk bakgrunn, som vist i figur H. Alt i mellom er en vask.

Figur H

Det lyse kontra mørke konseptet på jobb.

10: Unngå utklipp

Utklipp har en tendens til å bli overdrevet. Det er bare for komplisert for presentasjonsformål. Brukerne dine vil spørre: "Hvis jeg begrenser teksten og ikke bruker utklipp, hva er da igjen?" La dem lage sin egen enkle grafikk ved hjelp av grunnleggende former og symboler. Det krever praksis og tålmodighet, og ikke forvent at de skal oppfinne seg selv som grafiske kunstnere. Bare introduser PowerPoints grafiske verktøy og se hva som skjer.

Selvfølgelig trenger du ikke å forby utklipp helt. Vis brukerne hvordan de kan gjøre små justeringer for å forenkle og forbedre utklipp. For eksempel viser figur I et før-og-etter-bilde av utklippskunstblomsten som ble brukt i figur E. Å fjerne konturen rundt kronbladene bidro til å tone tegneserieeffekten.

Figur I

Hvis du fjerner omrisset fra kronbladene, blir blomsten litt (om enn ikke mye) mindre tegneserieaktig.

Tilpasset grafikk vil bedre representere kjernekonseptene dine fordi brukerne dine lager grafikk som oppfyller deres formål i stedet for å tvinge andres generiske design til å passe. Hvis brukere ganske enkelt ikke kan få tak i grafikken, kan du vurdere å ansette en konsulent som spesialiserer seg i presentasjonsgrafikk. Noen ganger er det det du trenger.

Ekstra hjelp for PowerPoint-brukere

  • Preflight sjekkliste for PowerPoint-presentasjonene dine
  • 10+ hurtigtaster for å hjelpe deg med å levere en jevn PowerPoint-presentasjon
  • Tre tips for å jobbe med kuler i PowerPoint
  • 10 ting jeg aldri kan finne i PowerPoint 2007/2010
  • Gjenbruk PowerPoint-lysbilder
  • Fem tips for å lage animasjoner i PowerPoint 2010
  • Lag et dynamisk sammendragsbilde i PowerPoint

© Copyright 2020 | mobilegn.com