10 standardverdier for Outlook du kan tilpasse for å fungere slik du vil

Kanskje ingen andre Office-apper egner seg til tilpasning så mye som Outlook gjør. Men med all den fleksibiliteten kommer ofte forvirring og frustrasjon fordi brukere ikke alltid vet hvordan de kan hjelpe seg selv til å jobbe mer effektivt. Endring av Outlook-ut-av-boksen-innstillinger kan hjelpe deg med å redusere repetitive oppgaver og hjelpe deg med å jobbe litt mer effektivt via grensesnittet. Her er noen nyttige justeringer å lage.

Merk: Denne artikkelen dekker 2007 og 2010; instruksjonene for 2007 vil ofte være like for Outlook 2003, men denne artikkelen inkluderer ikke spesifikke instruksjoner for 2003.

1: Åpningsmappe

Når du starter Outlook, viser det Outlook Today-visningen eller flytter rett til en spesifisert mappe. Åpning til din foretrukne mappe kan eliminere noen få klikk og plassere deg rett der du vil starte økten. Gjør følgende for å spesifisere hvilken mappe Outlook velger ved lansering:

  1. Klikk på Fil-fanen og velg Valg (under Hjelp). I Outlook 2007 velger du Valg fra Verktøy-menyen, klikker på kategorien Annet og hopper til trinn 3.
  2. Velg Avansert i venstre rute.
  3. I delen Start og avslutt Outlook klikker du Bla gjennom. I Outlook 2007, klikk på knappen Avanserte alternativer i Generelt-delen og klikk Bla gjennom.
  4. I den resulterende dialogen velger du mappen du vil ha som standard. Figur A viser en sekundær innboks valgt, men visningen vil være unik for systemet ditt.
  5. Klikk OK. Figur B viser den nye innstillingen.
  6. Klikk OK igjen.

Figur A

Velg mappen du vil at Outlook skal velge når den blir lansert.

Figur B

Sjekk innstillingen her.

Neste gang du starter Outlook, åpnes det for vinduet som er spesifisert i trinn 4. Standardvinduet kan være innboksen eller vinduet Kalender, oppgaver eller kontakter. Hvis du oppretter en tilpasset innboks, kan du spesifisere den (som vist i figur A). Standardvinduet kan være nesten hvilken som helst Outlook-mappe.

2: Tilpasset adressebok

Hvis du lagrer adresser i en tilpasset adressebok, vil Outlook som standard være den adresseboken slik at du får tilgang til kontaktene dine med bare noen få klikk. Gjør følgende for å lage en tilpasset adressebok:

  1. I adressefanen klikker du på Adressebok i Finn-gruppen. I Outlook 2007 klikker du på Adressebok-ikonet på standardverktøylinjen eller trykker på Ctrl + Shift + B.
  2. Velg Alternativer fra Verktøy-menyen. Standardinnstillingen er Start med global adresseliste (GAL). Hvis din er annerledes, har noen allerede endret det. Hvis du er på Exchange, er GAL vanligvis medlemmer av organisasjonen din. Denne listen vil ikke inneholde kontaktene du selv legger til. Kontaktene dine er personlige for deg og er i kontaktlisten.
  3. Hvis du vil at Outlook skal ha standard for kontaktene dine, klikker du på alternativet Start med kontaktmapper. Eller klikk Egendefinert for å lage en tilpasset adressebok som standard og angi referanserekkefølgen ved hjelp av pilikonene til høyre.
  4. Hvis du vil angi den faktiske standardadresseboken, velger du den aktuelle boken fra rullegardinmenyen Når du åpner adresseboken, viser denne adresselisten ( figur C ). I Outlook 2007 er det alternativet When Sending Mail ....
  5. Klikk OK.

Figur C

Du kan kontrollere hvilken adressebok Outlook bruker som standard.

3: Meldingsformat

De fleste brukere vet at de kan sende e-post i forskjellige formater:

  • Vanlig tekst bruker teksttegn uten formatering, så det er kompatibelt med alle e-postklienter.
  • HTML bruker HTML-formatering. De fleste klienter kan håndtere HTML, men de gir ikke alltid HTML-kodingen som standard.
  • Rich Text tillater enkel tekstformatering som er spesifikk for Outlook.

Mobilteknologier fortrenger raskt dette oppsettet, men for nå foretrekker fortsatt mange brukere vanlig tekst fordi det er mindre problemer - mange lister og nettklienter tillater ikke noe annet. Du kan angi denne standarden som følger:

  1. Klikk på Fil-fanen og velg Alternativer under Hjelp. I Outlook 2007 velger du Valg fra Verktøy-menyen, klikker kategorien E-postformat og hopper til trinn 3.
  2. Velg Mail i venstre rute.
  3. I delen Skriv sammen meldinger velger du Vanlig tekst fra rullegardinmenyen Komponer meldinger i dette formatet, vist i figur D.
  4. Klikk OK.

Figur D

Du kan angi standardmeldingsformat.

Det kan være lurt å la standardinnstillingen håndtere de fleste av meldingene dine, men du kan enkelt endre standard for individuelle meldinger. I meldingsvinduet klikker du på Format tekst-fanen og velger riktig format i gruppen Format.

4: Avtalsintervall

Kalendervisning er standard til 30 minutters intervaller. Hvis du opprettholder en annen plan, kan det være lurt å endre standardintervallet som følger:

  1. Høyreklikk på tidslinjen på dagen eller en av ukesvisningene.
  2. Velg ett av intervallene vist i figur E.

Figur E

Denne snarveien er den enkleste måten å tilbakestille standardintervallet.

5: Påminnelse om avtale

Outlook minner deg 15 minutter før en planlagt avtale. Hvis du ofte endrer påminnelsestiden når du oppretter avtaler, endrer du standardpåminnelsen for å passe bedre til måten du jobber på, slik:

  1. Klikk på Fil-fanen og velg Alternativer under Hjelp. I Outlook 2007 velger du Valg fra Verktøy-menyen, klikker Innstillinger-fanen (om nødvendig) og hopper til trinn 3.
  2. Velg Kalender i venstre rute.
  3. I delen Kalenderalternativer velger du riktig påminnelsestid fra rullegardinmenyen Standardpåminnelser, vist i figur F.
  4. Klikk OK.

Figur F

Ikke arbeid rundt standardinnstillingen - angi en påminnelsestid som best gjenspeiler planleggingsbehovene.

Du er heller ikke begrenset til de oppgitte tidene. Hvis du for eksempel vil ha en tre-minutters påminnelse, skriver du inn "3 minutter."

6: Navnrekkefølge

Når du klikker på Til i meldingsvinduet for å få tilgang til standard adressebok, viser Outlook kontaktnavn i fornavn, etternavnrekkefølge. Hvis du har en lang liste, vil du kanskje se kontakter alfabetisert etter etternavn først. Gjør følgende for å gjøre denne endringen:

  1. Klikk på Fil-fanen. I Outlook 2007 velger du Kontoinnstillinger fra Verktøy-menyen og hopper til trinn 3.
  2. I det resulterende vinduet velger du Kontoinnstillinger fra rullegardinmenyen Kontoinnstillinger.
  3. Klikk på fanen Adressebøker.
  4. Velg riktig konto (sannsynligvis Outlook Adressebok) og klikk Endre (rett over listen over kontoer).
  5. I den resulterende dialogboksen klikker du på alternativet File As (Smith, John) i alternativet Vis navn etter, vist i figur G.
  6. Klikk Lukk to ganger.
  7. Gå ut av Outlook og åpne det på nytt. Outlook vil ikke gjenkjenne denne endringen før du gjør det.

Figur G

Vis kontakter etter etternavn først.

7: Leserute

Den raskeste måten å se mer meldingstekst i leseruten er å vise mindre data om meldingen i overskriftsdelen. Gjør følgende for å redusere denne delen til en enkelt linje:

  1. I vinduet Mail klikker du kategorien Vis.
  2. Velg Enkel, fra rullegardinmenyen Endre visning, som vist i figur H.

Figur H

Reduser overskriftsinformasjonen til en enkelt linje for å frigjøre plass i leseruten.

Brukere av Outlook 2007 har en veldig annen rute:

  1. Når leseruten er åpen, velger du Gjeldende visning fra Vis-menyen. Velg deretter Tilpass gjeldende visning.
  2. Klikk på knappen Andre innstillinger.
  3. Fjern merket for Bruk kompakt layout i delen Andre alternativer.
  4. Merk av for alltid bruk enkeltlinjelayout.
  5. Klikk OK to ganger.

8: Arbeidsuke

Standard arbeidsuke viser bare fem dager - mandag til fredag. Hvis du jobber en utradisjonell uke, kan du endre denne standard for å vise dagene du trenger, som følger:

  1. Klikk på Fil-fanen og velg Alternativer under Hjelp. I Outlook 2007 velger du Valg fra Verktøy-menyen, klikker Kalenderalternativer i Kalender-delen og hopper til trinn 3.
  2. Velg Kalender i venstre rute.
  3. I delen Arbeidstid, sjekk dagene du vil inkludere i arbeidsuken. Du kan ta med bare noen få eller alle syv. Figur I viser en arbeidsuke som inkluderer mandag til lørdag.
  4. Velg den dagen som representerer den første dagen i arbeidsuka fra rullegardinmenyen Første dagen i uken.
  5. Klikk OK.

Figur I

Kalenderen din rommer arbeidsukeplanen din.

9: Last ned intervall

Outlook laster ned e-post med jevne mellomrom, men du kan deaktivere den funksjonen eller endre standardintervallet. Gjør det slik:

  1. Klikk på fanen Send / motta. I Outlook 2007 velger du Valg fra Verktøy-menyen, klikker kategorien E-postoppsett, klikker på Send / motta i delen Send / motta og hopp til trinn 3.
  2. Klikk på rullegardinlisten Send / motta grupper i Send og motta gruppen, og velg Definer send / motta grupper.
  3. Angi intervallet i minutter til høyre for den avkryssede planen. Automatisk sending / mottak av hvert alternativ for å endre intervallet. Du kan også fjerne merket for alternativet for å deaktivere funksjonen og laste ned e-posten manuelt.
  4. Klikk Lukk.

10: måneder i oppgaven

Mange av oss planlegger hendelser langt utover den aktuelle måneden, men oppgavelinjen viser bare den aktuelle måneden. Med bare noen få klikk kan du vise gjeldende og fremtidige måneder, som følger:

  1. Klikk kategorien Vis. I Outlook 2007 velger du oppgavelinje fra Vis-menyen.
  2. Velg Alternativer fra oppgavelinjen i rullegardinmenyen. I Outlook 2007 velger du Valg.
  3. I delen Vis datonavigator angir du antall måneder (opptil 9) som skal vises i alternativet Antall månaderader, som vist i figur J. (Tast inn 0 for å vise ingen måneder.)
  4. Klikk OK.

Figur J

Oppføring 3 viser gjeldende og neste to måneder i oppgavelinjen.

Les også

  • 10 standardverdier du kan tilpasse for å fungere slik du vil
  • 10 standardverdier for Excel du kan tilpasse for å fungere slik du vil
  • 10 justeringer for å få Office 2010 til å fungere slik du vil

Topp 10 nyhetsbrev

Vend deg til disse må-lesne primerne for å få den magre på de hotteste teknologiske emner, strategier og analyser. Leveres fredager

Registrer deg i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com