10 trinn for å slå Excel sin karaktergrense for topptekst og bunntekst

Excel-topptekst og bunntekst er et flott sted å vise sidetall, titler, forfatterens navn og så videre. Det er imidlertid en grense for antall tegn som toppteksten eller bunnteksten vil romme. Excel vil avvise en oppføring på mer enn 255 tegn. Det meste av tiden er grensen ikke et problem. Men når du støter på en situasjon som krever mer tekst, kan du sette den inn som grafikk i 10 enkle trinn. Vi demonstrerer prosessen ved å sette inn en lang ansvarsfraskrivelse i en bunntekst.

Merk: Denne artikkelen er også tilgjengelig som PDF-nedlasting.

1: Få tak i den begrensende teksten

Det er vanskelig å forestille seg en bunntekst med mer enn 255 tegn, men de er mer vanlige enn du kanskje tror. Følgende tekst er for eksempel en standard advarsel som mange selskaper følger med på alle forretningsdokumentene sine:

Informasjonen i dette dokumentet er kun ment for personen eller enheten det er adressert til og kan inneholde proprietært og / eller sensitivt materiale. Hvis du ikke er den tiltenkte mottakeren, kan du ødelegge materialet i sin helhet, enten det er elektronisk eller papirkopi. Du får beskjed om at enhver gjennomgang, videresending, kopiering, avsløring, formidling eller annen bruk av eller iverksettelse av handlinger som er avhengig av denne informasjonen av andre personer eller enheter enn den tiltenkte mottakeren er forbudt.

På 435 tegn, uten mellomrom, passer ikke denne ansvarsfraskrivelsen.

2: Åpne et eksisterende ark som din guide

Det er best å åpne arket der du faktisk bruker bunnteksten, slik at du kan bruke de eksisterende marginer og formater som en guide. Hvis arbeidsboken ikke eksisterer ennå, kan du bruke en som representerer målet ditt, selv om det betyr å lage en rask mockup. Denne teknikken er ikke en eksakt vitenskap.

3: Endre visningen

Det er enklest å jobbe med arket i Page Break View, slik at du kan passe teksten mellom venstre og høyre kant. For å bytte til denne visningen, velg Sidebryt visning fra Vis-menyen. Figur A viser arket passende side og marginbrudd.

Figur A

Bytt til Side Break View slik at du kan plassere teksten mellom marginene.

4: Legg til en tekstboks på arket

Neste trinn er å legge til en tekstboks der du legger inn bunnteksten. Sett inn tekstboksen som følger:

  1. Vis tegneverktøylinjen ved å velge Verktøylinjer fra Vis-menyen og deretter sjekke Tegning.
  2. Klikk på tekstboksen.
  3. Sett inn boksen som vist på figur B. På dette punktet gjetter du bare, så ikke stress over den nøyaktige størrelsen.

Figur B

Sett inn tekstboksen ved å bruke tekstboksen.

Det spiller ingen rolle hvor du plasserer tekstboksen, men ved å sette den inn rett over sidefeltet kan du se hvor mye rom teksten bruker. Det kan være lurt å justere bredden på esken slik at den passer innenfor arket til høyre og venstre marg. Ikke bekymre deg for teksten under. Du sletter tekstboksen senere.

5: Skriv inn bunntekst og juster for størrelse

Når tekstboksen er plassert, skriver du inn bunntekst. Skriv det inn, eller lim det inn fra et annet dokument. Øk eller reduser størrelsen på tekstboksen etter behov. Figur C viser en tekstboks som inkluderer noen blanke linjer øverst for å gi hvitt mellomrom mellom dataene og bunnteksten.

Figur C

Endre størrelse på tekstboksen slik at du kan se all teksten.

6: Formater teksten og tekstboksen

På dette tidspunktet er du klar til å formatere tekstboksen og dens tekst. Figur D viser bunnteksten med fet kursiv og justert til venstre marg. Fonten er Abadi MT Kondensert, størrelse 8. Å eksperimentere vil gi de beste resultatene med mindre du har spesifikke begrensninger. Å veksle mellom Side Break View og Print Preview er nyttig for å få riktig plassering og størrelse.

Figur D

Bruk de nødvendige formatene på teksten.

Det kan være lurt å hemme tekstfeltets kant og fyllfarge også:

  1. Høyreklikk på tekstboksen og velg Formater tekstboks.
  2. Klikk på kategorien Farger og linjer.
  3. I Fyll-delen velger du Ingen fylling fra rullegardinlisten Farge.
  4. I linjeseksjonen velger du Ingen farge fra rullegardinlisten Farge.
  5. Klikk OK.

7: Lim inn tekstboksen i Paint

Nå kan du gjøre teksten om til en grafikk ved hjelp av Windows Paint (men du kan bruke hvilket som helst grafikkprogram). Kopier først tekstboksen ved å velge den og trykke på Ctrl + C. Start deretter Paint (den er i Windows-tilbehør).

Endre størrelse på bakgrunnsfeltet i maling til omtrentlig størrelse på tekstboksen. (Dette trinnet er kanskje ikke nødvendig i et annet program.) Bare ta noen av de små sirklene langs feltets grense og dra for å endre størrelsen på det.

Når Paint bakgrunns felt er i riktig størrelse, lim inn tekstbokskontrollen i Paint ved å trykke på Ctrl + V eller velge Lim inn fra Rediger-menyen. Figur E viser teksten i Maling med bakgrunnsfelt med lignende størrelse. Hvis Paint's felt ikke er i riktig størrelse, trykker du på Ctrl + Z for å angre limet. Endre størrelse på feltet og prøv igjen.

Figur E

Lim inn tekstboksen i Maling slik at du kan lagre teksten som en grafisk fil.

8: Lagre tekstboksen som en grafisk fil

I Maling kan du fortsette å endre tekstboksen, men foreløpig bare lagre den som en grafisk fil som følger:

  1. Velg Lagre som fra Fil-menyen.
  2. Naviger til mappen der du vil lagre grafikkfilen.
  3. Navngi filen.
  4. Velg et grafisk format fra listen Lagre som type.
  5. Klikk Lagre.

9: Lag bunntekst i Excel

Gå tilbake til Excel og sett inn grafikken:

  1. Velg Topptekst og bunntekst fra Vis-menyen.
  2. Klikk på Tilpasset bunntekst.
  3. Klikk på en seksjon.
  4. Klikk på Sett inn bilde-knappen (det andre fra høyre).
  5. Finn den grafiske filen du lagret i trinn 8.
  6. Velg filen og klikk Lagre. Excel vil vise en kode for bildet, som vist i figur F.
  7. Klikk OK to ganger.

Figur F

Sett inn den grafiske filen som et bilde i bunnteksten.

10: Se bunnteksten

Flytt tekstboksen til et ubrukt ark; kan det være lurt å bruke den på nytt. Klikk på Forhåndsvisning for å se bunnteksten, vist i figur G. Den grafiske filen du opprettet i Paint vises som tekst. Excel tolker filen som et enkelt bilde - så det er ingenting å telle! Hvis bunnteksten dekker data nederst på siden, justerer du bare arkets bunnmargin.

Figur G

Ved å sette inn et bilde av bunnteksttekst, kan du overvinne bunntekstens 255-tegngrense.


Sjekk ut 10 Things ... nyhetsbrevet

Få de viktigste fakta om et bredt spekter av teknologier, teknikker, strategier og ferdigheter ved hjelp av de kortfattede behov-til-kunnskap-listene som er omtalt i TechRepublic's 10 Things-nyhetsbrev, levert hver fredag. Registrer deg automatisk i dag.

© Copyright 2020 | mobilegn.com