10 trinn for å lage et kalkulerende Word-skjema

Word tilbyr verktøyene du trenger for å håndtere enkle beregninger i dokumentene. Denne gjennomgangen demonstrerer prosessen.


Når vi utfører matematiske ligninger, henvender vi oss vanligvis til Excel, men Word kan håndtere beregninger på lavt nivå. Prosessen er ikke nødvendigvis intuitiv, men det er enkelt når du vet hvordan du bruker de riktige verktøyene. Hvis du lagrer verdier og formler i et Word-skjemafelt, kan Word bruke en datatype på dataene i stedet for å tolke alt som vanlig tekst. Skjemafelt kan lagre statiske verdier og formler. Når du legger bokmerke til skjemafeltet, kan du legge inn bokmerkenavn i formler, i det vesentlige bruke dem som variabler. I dette eksemplet oppretter du et salgsskjema som beregner totaler, men trinnene er vanligvis de samme uansett beregningsoppgave. Bare verdiene og formlene endres.

Merk: Denne artikkelen er også tilgjengelig som PDF-nedlasting.

Trinn 1: Bestem dine behov

Det første trinnet for å lage et beregningsskjema er å bestemme verdiene du trenger å lagre og hvordan skjemaet vil evaluere disse verdiene matematisk. La oss for eksempel anta at du vil bruke et Word-dokument til å beregne den totale kjøpesummen for en bestemt vare. I dette tilfellet kan det hende du trenger følgende informasjon:

  • Produktets pris
  • Mengden kjøpt
  • Nåværende skatt, hvis aktuelt

Informasjonen vil variere fra oppgave til oppgave, men før du gjør noe, må du bestemme de statiske verdiene skjemaet vil trenge å lagre og evaluere. (Med statisk mener vi en bokstavelig verdi og ikke resultatet av en beregning.)

Trinn 2: Flesh ut beregningene

Ved å referere til statiske verdier (trinn 1) i formler, kan du beregne utvidet informasjon. Før du begynner å angi operatører og operander, er det imidlertid en god idé å bearbeide formlene med penn og papir. Når det gjelder vårt eksempel på salgsskjema, vil du kanskje ha et subtotal - resultatet av å multiplisere produktets pris med antall solgte varer. Du vil definitivt ha en total sum - delsum pluss eventuell gjeldende skatt. Begge formlene følger:

 Subtotal: = Pris * Mengde 
 Total sum: = Subtotal * Skatt + Subtotal 

Trinn 3: Design skjemaet - bruk et bord

Når du har listet opp alle statiske verdier og formler, er du klar til å begynne å bygge skjemaet. Tabeller er ikke en forutsetning for å legge til beregningsfelt, men vi anbefaler dem fordi de hjelper deg med å administrere dataene dine. For eksempel viser figur A tabellen som vil lagre og vise verdier for salgsformen for ordrelinjen.

Figur A: Bruk tabeller for å korralere og administrere verdier.

For å lage tabellen velger du Sett inn fra tabellmenyen og velger Tabell. Angi to kolonner, fem rader i dialogboksen Sett inn tabell, og klikk OK. Skriv deretter inn riktig overskriftstekst i venstre kolonne.

Trinn 4: Vis skjermverktøylinjen

Når tabellen er klar, er det på tide å begynne å legge inn skjemafelt, som lar deg legge inn data på et bestemt sted. Eksempelet vårt trenger skjemafelt for å lagre de tre statiske verdiene og to formler. Skjemafelt inneholder en datatype og bruker formler som kan referere til disse verdiene, ligner på å bruke en variabel.

Formfelt er ikke tilgjengelige fra standardmenyen eller verktøylinjen. Du trenger verktøylinjen Skjemaer ( figur B ), som du kan vise ved å høyreklikke på en meny eller verktøylinje og velge skjemaer. Vi bruker knappen Tekstformuleringsfelt for å sette inn skjemafelt i tabellen.

Figur B: Vis skjermverktøylinjen slik at du kan sette inn skjemafelt.

Trinn 5: Sett inn et tekstformfelt

Et tekstformfelt lagrer flere typer data: tekst, tall, symboler og datoer. Det er litt rart å lagre tall- og datoverdier som tekst, men ikke la begrepet forvirre deg. Denne typen skjemafelt begrenser ikke feltet til å lagre data strengt som tekst.

Hvis du vil sette inn et skjemafelt for lagring av produktets prisverdi, trenger du en nummertype som du kan sette inn som følger:

  1. Trykk Alt + F9 for å vise feltkoder. Det er enklere å jobbe med skjemafelt hvis du kan se de faktiske feltkodene mens du bygger skjemaet.
  2. Plasser markøren i den første cellen i den andre kolonnen.
  3. Klikk Tekstformfelt på skjemaverktøylinjen.
  4. Høyreklikk på det nylig innsatte skjemafeltet og velg Egenskaper fra den resulterende hurtigmenyen.
  5. Velg Nummer fra rullegardinlisten Type-felt.
  6. I valuta-listen velger du valutainnstillingen $ #, ## 0.00; ($ #, ## 0.00)
  7. I bokmerke-feltet skriver du inn Pris, som vist i figur C. (Vi refererer til bokmerkene i formlene vi legger inn senere.)
  8. Klikk OK.

Figur C: Angi pris i bokmerke-feltet.

Trinn 6: Sett inn tekstformfelt for de gjenværende statiske verdiene

Det er to andre statiske verdier, mengde og skatt. Se tabell A og bruk prosessen som er omtalt i trinn 5, skriv inn ytterligere to tekstformfelt.

Tabell A

Type Format Bookmark Beregn på avkjørsel
Nummer 0 Mengde Sjekk
Nummer 0% Avgift Sjekk
Sørg for å velge innstillingen Beregn på avslutning for begge statiske formfelter. Det vil tvinge Word til å beregne skjemaets formler (som du ikke har skrevet inn ennå) når du trykker på Tab for å forlate det skjemafeltet. På dette tidspunktet har skjemaet tre skjemafelt som vist i figur D.

Figur D: Dette skjemaet har tre tekstformfelt.

Trinn 7: Sett inn et beregningsfeltfelt for subtotalen

De tre skjemafeltene lagrer statiske verdier - produktets pris, solgte mengde og eventuell gjeldende skatt. Nå er det på tide å legge til et kalkulerende skjemafelt som vil summa kostnader. Legg til skjemafeltet for subtotalering som følger:

  1. Plasser markøren i fjerde rads andre kolonne.
  2. Klikk Tekstformfelt på skjemaverktøylinjen.
  3. Høyreklikk på det nye skjemafeltet og velg Egenskaper fra hurtigmenyen.
  4. Velg Beregning fra rullegardinlisten Type-felt.
  5. Skriv inn Pris * Mengde i Uttrykksfeltet. (Ikke slett like tegnet Word gir!)
  6. I valutaen-listen velger du valutalternativet, $ #, ## 0.00; ($ #, ## 0.00)
  7. Legg inn Subtotal i bokmerke-feltet, som vist i figur E, og klikk OK.

Figur E: Uttrykksfeltet lagrer enkle formler.

Figur F viser skjemaets første beregningsfelt. (Vi har økt bredden på kolonnen bare litt, slik at du kan se feltkoden pakket ut.) Koden inkluderer formelen, som refererer til to av de statiske verdiene, bokmerket som Pris og mengde.

Figur F: Et beregningsformularfelt inkluderer feltets formel.

Trinn 8: Sett inn et beregningsfelt for totalbeløpet

Nå er du klar til å opprette et skjemafelt som vil beregne summen. Dette er litt mer sammensatt, fordi du må beregne skatten og legge den til subtotalen. Gjør følgende for å opprette dette beregningsfeltet:

  1. Plasser markøren i siste rads andre kolonne.
  2. Klikk Tekstformfelt på skjemaverktøylinjen.
  3. Høyreklikk på skjemafeltet og velg Egenskaper.
  4. Velg Beregning fra rullegardinlisten Type-felt.
  5. I Ekspresjonsfeltet skriver du inn Subtotal + (Subtotal * Tax)
  6. I valutaen-listen velger du valutalternativet, $ #, ## 0.00; ($ #, ## 0.00)
  7. Skriv inn GrandTotal i bokmerke-feltet og klikk OK.
Du har satt inn alle fem skjemafeltene. Figur G viser det utfylte skjemaet.

Figur G: Dette skjemaet har fem formfelt: tre lagre statiske verdier og to lagringsformler som refererer til disse statiske verdiene.

Trinn 9: Beskytt dokumentet

Før du bruker dokumentet, bør du beskytte det slik at brukere ikke kan utsette skjemafeltene utilsiktet. For å gjøre det, klikk på Beskytt skjema på skjemaverktøylinjen (det er ikonet som ser ut som en hengelås.)

Trinn 10: Bruk skjemaet!

Med skjemafeltene beskyttet er du klar til å bruke skjemaet. Bare skriv inn verdier og se hvordan beregningsskjemafeltene oppdateres. Gjør følgende for å bruke skjemaet:

  1. Plasser markøren i det første skjemafeltet (Pris) og skriv inn en verdi, for eksempel 3.
  2. Trykk Tab og Word vil velge kvantitetsfeltet. Angi en verdi, for eksempel 2.
  3. Trykk Tab og Word vil velge Skatt-feltet og beregne de to beregningsfeltene, som vist i figur H. Akkurat nå er det ikke beregnet noen skatt på kjøpet.
  4. Angi en avgiftsverdi, for eksempel .06 og trykk Tab. Figur I viser resultatet av summen av vurderingen av skatteverdien.

Figur H: Skjemaet beregner begge skjemafeltene.

Figur I: Nå har de to beregningsformlene alle dataene de trenger for å returnere forskjellige totaler.


Tina Norris Fields, MA Leadership, BS Bus-CIS, er eier av Tall Pines Computer Training og spesialiserer seg i å tilrettelegge for datamaskins mestring.

© Copyright 2020 | mobilegn.com