10 trinn for å skygge alternative rader i et filtrert regneark

For å forbedre lesbarheten skygger noen mennesker annenhver rad i et travelt Excel-ark. Et enkelt betinget format, som vi forklarer i Shade Excel-regnearkets rader, kolonner, og noen ganger begge deler, er alt du trenger. Dessverre vil ikke denne vanlige teknikken fungere hvis du filtrerer postene. Det er fordi det betingede formatet er avhengig av en formel som bruker ROW () -funksjonen i skjemaet

 = MOD (ROW (), intervall ) = 0 

der intervallet er antall rader i det vekslende mønsteret.

Fordi Excel's ROW () -funksjon vurderer hver rad i området, og ikke bare postene som samsvarer med et filters kriterier, kan ikke denne formelen romme et filtrert område. For både skygge og filter er svaret fortsatt betinget formatering, men med en mer fleksibel formel.

Merk: Denne artikkelen er også tilgjengelig som PDF-nedlasting.

1: Velg området

Det første trinnet er det enkleste: Velg dataene du vil formatere. Ikke velg kolonne- eller radoverskrifter; Velg bare dataene. I eksempelarket vist i figur A, velg A2: C9. (Hvis filtrering allerede er i gang, må du fjerne filteret for å velge hele området.)

Figur A

Velg området du vil skygge og filtrere.

2: Begynn formateringen

Denne teknikken drar fordel av Excel sin ganske robuste betingede formateringsfunksjon. For å starte denne funksjonen - med området fortsatt valgt - velger du bare Betinget formatering fra Format-menyen.

3: Angi en formel

I dialogboksen Betinget formatering har du flere alternativer. Opprinnelig er tilstand 1-innstillingen Cell Value Is. Denne teknikken er avhengig av en formel, så velg Formel fra nedtrekkslisten Tilstand 1, som vist i figur B.

Figur B

Formelen er-alternativet bruker formatering basert på resultatene av en formel.

4: Angi formelen

Valg av alternativet Formel er viser en ny kontroll. Skriv inn den skygge-produserende formelen, vist i figur C, i denne kontrollen:
 = MOD (SUBTOTAL (3, $ A $ 1: $ A2), 2) 

Figur C

Den skygge-produserende formelen bruker SUBTOTAL () i stedet for ROW ().

Hvis du husker, stod ROW () -formelen på radnummeret - det er derfor den ikke vil fungere i et filtrert sett. Den fortsetter å vurdere skjulte rader. Denne nye formelen bruker funksjonen SUBTOTAL (), og eliminerer den begrensningen.

5: Spesifiser formatet

Nå er det på tide å stille inn skyggeformat. Klikk på Format-knappen og fullfør følgende trinn:

  1. I dialogboksen Format celler, klikk på kategorien Mønstre.
  2. Klikk på en av de fargede rutene.
  3. Klikk OK for å gå tilbake til dialogboksen Betinget formatering, som viser den valgte fargen i Preview Format-kontrollen.

6: Gå tilbake til det skyggelagte arket

Når du har spesifisert det betingede formatet, klikker du OK for å gå tilbake til arket. Som du ser i figur D, skygger formelen hver annen rad i området du valgte i trinn 1.

Figur D

Det betingede formatet på jobb!

7: Sammenlign de to formlene

Akkurat nå kan du ikke fortelle forskjellen mellom funksjonen formel ROW () og SUBTOTAL (). Det betingede formatet skygger for hver annen rad. Den ene ulempen er at denne formelen fungerer godt, vekslende bare annenhver rad. For å skygge for hver tredje rad, kan du for eksempel endre det siste argumentet i SUBTOTAL () -formelen fra 2 til 3, men resultatene blir ikke det du forventer. I stedet for å skygge hver tredje rad, skygger den andre og tredje rad, og lar bare en rad være skyggelagt. Det er fremdeles en type vekslende skyggelegging, men det er ikke det vi bruker å se.

8: Definer et autofilter

Hvis du vil definere et autofilter, velger du datoperioden, A1: C9, og velger Filter fra Data-menyen. (Denne gangen vil du ta med kolonneoverskriftene.) Velg deretter AutoFilter. Excel vil legge til rullegardinpiler i kolonneoverskriftene, som vist i figur E. Hver rullegardinliste inneholder en unik liste over verdier i hver sin kolonne.

Figur E

Velg et element fra en autofilterliste.

9: Velg kriterier

På dette tidspunktet har du samlet brikkene: Du brukte et betinget format og en AutoFilter. Alt du trenger å gjøre nå er å filtrere postene og se den betingede formatformelen gjøre sitt arbeid. Før du gjør det, må du være nøye med på hvilke gjenstander som er skyggelagte og hvilke som ikke er det. Legg spesielt merke til at det er tre AT6-02-varer. To av disse varene, i rad 3 og 5, er skyggelagte. Den tredje, på rad 8, er ikke skyggelagt.

La oss se hva som skjer med skyggen når du bruker et filter. For å filtrere listen velger du bare et element fra denne listen. Velg dette AT6-02 (som vist i figur E).

10: Format på jobb

Figur F viser resultatet av filtrering av arket ved å velge AT6-02 fra kolonne As AutoFilter-liste. Som du ser fungerer skyggeformatet perfekt. Ved å se på radnumrene, kan du se at filteret gjemte radene 2, 4, 6 og 7, men skyggelegging fungerer fint - mer eller mindre. I dette tilfellet, fordi det filtrerte settet bare har tre rader, er bare en rad skyggelagt, noe som ser litt rart ut. Dette er mindre av et problem når du har dusinvis av rader.

Figur F

Formelen SUBTOTAL () veksler skyggelegging, selv for et filtrert platesett.

© Copyright 2020 | mobilegn.com