Grunnleggende om e-post: Fem måter å sikre at ansatte unngår datafeil

I den første av en ny serie om beste praksis via e-post, ser Dr Monica Seeley på hvordan man kan håndtere risikoen for at ansatte mister data via e-post.

En fersk undersøkelse av sikkerhetsselskapet Kroll fant at forekomster av datatyveri har overgått de fysiske tyveriene. Ikke overraskende er firmaer innen finansielle tjenester og profesjonelle tjenester blant de mest utsatte for datatyveri fordi så mye av virksomheten deres innebærer å produsere informasjon snarere enn fysiske varer.

Imidlertid kan uforsiktig bruk av e-post lett eksponere enhver virksomhet: for eksempel kan ansatte som sender en e-post til flere personer med alle navnene i To eller Cc-boksen umiddelbart fortelle alle andre hvem de har å gjøre med om saken - for eksempel andre forhandlere, leverandører eller journalister.

Et av de beste eksemplene er en kjent London eiendomsmegler som sendte ut detaljer om en ny eiendom til potensielle kjøpere, hvorav to var midt i en voldsom skilsmisse og frem til da hadde klart å holde fremtidige planer skjult for hver annen.

Ansatte kan lett redusere risikoen for menneskelig feil som fører til tap av data via e-post
(Fotokreditt: Shutterstock)

En annen svak lenke er den videresendte e-posten: e-posten er for eksempel lang, og en medarbeider glemmer å sjekke hele kjeden og utilsiktet videresende svært konfidensiell eller sensitiv informasjon.

Da er det klassisk å sende e-post til feil Jane Smith. Selv om de fleste e-postprogramvare har en tilbakekallingsfunksjon, er det i virkeligheten ingen ting som å huske en e-post sendt feil. Når personalet innser og sender tilbakekallingsforespørselen, blir skaden ofte gjort - de har lekket informasjonen.

Det finnes også programvare for innholdsstyring, som vil sjekke hvilket innhold og til hvem ansatte sender e-post, men slike teknologiske løsninger kan ikke motvirke menneskelige feil som de som er beskrevet. Ansatte må også huske at en e-post er akkurat som å sende et postkort: alle som vil vil finne en måte å lese den på.

Her er fem viktige måter å sikre at ansatte administrerer og reduserer risikoen for menneskelig feil som fører til datatap via e-post.

  1. De bør slå av autofyllingsfunksjonen
  2. Hvis de bruker den automatiske adressefunksjonen, bør de sjekke at de sender e-posten til høyre Jane Smith eller John Brown
  3. Før videresending av en e-post, bør personalet gå gjennom innholdet i den opprinnelige e-posten og spesielt en lang kjede og slette unødvendig informasjon
  4. Når ansatte sender e-post til flere personer, bør de legge alle navnene i Bcc-boksen i stedet for Til eller Kopi-boksen. Denne praksisen unngår å utsette alle navnene på de involverte
  5. Når de forventer konfidensielle e-postmeldinger, bør personalet be avsenderen legge ordet 'Fortrolig' i emnelinjen og ha en regel som fører slike e-poster automatisk til en mappe, spesielt i situasjoner der noen andre holder øye med innboksen sin - for eksempel, når de har permisjon

Dr Monica Seeley er en internasjonal ekspert på e-postadministrasjon. Hun er tilreisende på Cass Business School, City University, og har nettopp skrevet sin tredje bok Brilliant Email utgitt av Pearson. Du kan følge hennes daglige tips og hint på e-post på Twitter.

© Copyright 2020 | mobilegn.com